介護記録システムの費用は、機能や職員数、拠点数によって月額3,000円台から2,000万円超まで幅があります。
クラウド型は月額数千円から数万円が入口です。パッケージや個別開発では、導入費用が数百万円規模になることもあります。
▼全体ガイドの記事
・介護・福祉業向け介護記録システム開発の完全ガイド
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介護記録システムの概要
介護記録システムは、利用者情報、日々のケア記録、ケアプラン、申し送り、帳票、請求情報をまとめて管理する業務システムです。紙やExcelの記録を電子化するほか、職員同士の記録共有や家族への説明、請求業務にも使えます。
記録専用型の特徴と既存システムとの併用
記録専用型は、記録の入力と共有に機能を絞ったタイプです。そのため、請求ソフトや給与・勤怠システムがすでに定着している事業所に向いています。
記録だけをスマートフォンやタブレットに置き換えたい場合にも適しています。
- 入力対象：バイタル、食事、水分、排泄、服薬、入浴、移乗の記録
- 安全管理：事故やヒヤリハットの入力と職員間の共有
- 費用と連携：費用は抑えやすい一方で、請求データ連携と重複入力の確認が課題
記録・請求一体型による転記の削減
記録・請求一体型は、利用者台帳から計画書、日々の記録、実績、請求、帳票までを同じデータでつなぐ方式です。
記録を請求や帳票に反映できれば、月末の転記や確認作業をその分減らせます。
通所介護、訪問介護、訪問看護、障害福祉では必要な帳票が異なるため、料金だけでなく指定サービスへの対応も確認しておきます。
個別開発型による独自業務と連携の作り込み
個別開発型は、独自のケア手順や複数拠点の運営に合わせてシステムを設計する方式です。
- 家族連携：業務に合わせて設計した家族向けポータル
- 機器連携：センサーや既存の基幹システムとの接続
- 外部連携：LIFEやケアプランデータ連携の組み込み
標準製品では入力や確認の流れを変えられない場合に有効です。要件定義から画面設計、アプリ開発、連携、テストを経て、研修と保守まで対象が広がります。
独自開発による時間短縮や情報共有の効果が、投資額に見合うかどうかを見極めます。
介護記録システムの費用相場の目安
クラウド型の公開料金は、1事業所あたり月額3,000円台から4万5,000円程度が入口です。ただし、初期設定や機器、移行、研修を含めると、数万円から数百万円まで幅が出ます。
パッケージや個別開発では、さらに高額になります。これらの金額は契約額を保証するものではなく、公開価格や調査結果を基にした比較用のレンジです。
クラウド型の月額費用：3,000円台から数万円
クラウド型は職員数やアカウントの基準で月額が変わるため、公開料金を実際の利用人数に合わせて比べます。
- 小規模例：6名で月3,000円、10名で月5,000円、初期0円（クラウド介護記録システム公式料金ページ、2026年8月確認）
- 追加職員：月額500円とする例（同公式料金ページ、2026年8月確認）
- ケアコラボ：10名まで月8,800円（税込9,680円）、11名から1名月880円（税込968円）、利用料金ガイド（2026年8月確認）
- 50名の試算例：税抜月額4万4,000円とする資料上の例
操作研修と出張費、機能拡張は、別見積もりになる場合があります。買取やクラウド保守も、別途見積もりとなることがあります。
職員数やアカウントの考え方、家族アカウントの扱いで総額が変わるため、実際に使う人数をもとに試算します。
記録・請求一体型の月額：1万〜3万円台
カイポケの公式料金ページ（2026年8月確認）から、サービス種別ごとの月額料金を比べます。
- 月額2万5,000円：通所介護、訪問介護、訪問看護、通所リハ・デイケア
- 月額1万5,000円：放課後等デイサービス・児童発達支援
- 月額5,000円：居宅介護支援、福祉用具貸与・販売
通所介護向けでは、初期費用とサポート費用が0円で、職員・利用者・パソコン台数による追加料金がかからない条件もあります。
同じ住所で複数サービスを使う場合は、単純な加算ではなく組み合わせ料金になることがあります。また、拠点単位の課金では、事業所数に応じて料金が増えます。
公開料金を比べる際は、まず税別か税込か、拠点単位か法人単位かの条件をそろえます。そのほか、追加アカウントや帳票、法改正対応、データ移行の範囲も同じにしておくと、比べやすくなります。
パッケージの導入実績約480万円と個別開発の数百万円規模
導入費用の調査平均と個別開発の推定レンジを比べると、方式ごとの規模感がつかめます。
- パッケージ等：レンタルを除く介護記録ソフトの平均は約480万円（厚生労働省「令和6年度介護報酬改定の効果検証及び調査研究に係る調査」令和7年度調査）
- 個別開発：初期300万〜2,000万円超の推定例
平均値は全事業所共通の定価ではありません。パッケージ本体や複数端末に加えて、設定、移行、導入支援などを含む実績値です。そのため、クラウドの月額とは分けて読みます。
介護記録システム固有の個別開発相場は公表されていません。このため、個別開発の推定レンジは類似する業務システムを基にしています。
推定には、要件定義やテスト、研修といった開発工程が入る場合があります。機能面では、Web管理画面やモバイル入力、請求・LIFE連携が対象になることもあり、センサーや監査ログも含まれる場合があります。
見積もりは、利用者数や拠点数によって変わるほか、同時接続やオフライン対応、既存システムとの連携数でも変わります。さらに、想定の範囲を超えることもあります。
介護記録システムの費用内訳と価格を左右する要因
見積額は、システム本体の価格だけでなく、企画や移行、研修、定着支援の範囲によっても左右されます。
現場入力や請求・帳票の運用によっても中身が変わるため、総額に含まれる項目と別料金の項目を分けて把握します。
要件定義・設計・開発の工数が初期費用の中心
個別開発や大規模導入では、現場を観察して業務を洗い出し、帳票を確認したうえで、権限やデータ項目を整理します。
要件定義を省くと、夜勤での入力や訪問先の電波、サービス別帳票の不足が後から判明し、追加開発を招くおそれがあります。
- 工数の内訳：要件定義、画面・データ設計、開発、連携、テスト、プロジェクト管理
- 外部連携：請求、LIFE、ケアプランデータ連携、給与・勤怠、家族ポータルの各連携
- 機器連携：ナースコールやベッドセンサーとの接続、費用への影響
連携先ごとに、仕様の確認や認証、エラー処理、障害時の再送が要ります。さらに、データのどこまでを誰が受け持つかも、あらかじめ決めておく必要があります。
AI記録要約では、個人情報の処理場所を決めるほか、人が確認して確定する方法や、誤りを訂正する履歴も設計します。
端末・Wi-Fi・データ移行・研修の別途費用
現場入力には、スマートフォンやタブレットに加えて、充電器や保護ケース、端末管理、施設内のWi-Fi、訪問先の通信環境が必要です。
既存端末を使う場合も、OSへの対応やカメラ・音声入力の権限、共用端末のログイン管理を確かめる必要があります。
端末をレンタルにするか購入にするか、通信費を法人契約にするか職員の回線にするかで、3年総額が変わります。
- 移行範囲：利用者マスタだけか、過去記録まで含めるかによる作業量の差
- 移行作業：形式確認、重複・欠損の整理、移行テスト、切替後の照合
- 研修対象：管理者、現場職員、夜勤者、異動者に分けることによる費用の増加
見積書には、研修回数と対象人数を記載してもらいます。
月額料金・保守・更新費用の3年総額
ランニングコストには、月額利用料やクラウド・サーバー費用、保守、管理、更新費用が含まれます。
このほか、追加アカウントやオプション、通信費、端末更新、問い合わせ、訪問研修にかかる費用も、見積もりに含まれているかを確かめます。
- レンタル・リース：平均約46万円
- 保守・管理・更新：平均約37万円
- その他費用：平均約6万円
この数値は厚生労働省「令和7年度調査」によるものです。調査対象や費用の定義が公開料金と異なるため、単純に月額へ換算せず、契約条件を確かめます。
初期費用と月額に加えて、36か月または60か月の総額を比べます。ただし、初期費用が0円でも、追加費用によってパッケージより高くなる場合があります。
比較の際は、月額と職員追加、端末、Wi-Fiの費用を合算します。さらに、移行、研修、帳票カスタマイズ、API利用料も加えて見ます。
初期費用が高くても、法改正対応やサポート、データ返却が含まれ、将来の費用を見通しやすいサービスもあります。
介護記録システムの導入・開発の進め方
契約を結んだあとも、導入の作業は続きます。現場の記録方法を確かめ、対象を絞って試し、効果を測ってから全体に広げると、費用と定着のリスクを抑えやすくなります。
導入期間は方式によって異なります。ここで示すのは検討時の目安で、案件ごとに異なる推定値です。
既製クラウドの初期設定は1〜8週間、パッケージ導入・移行は1〜4か月です。また、準カスタムは3〜9か月、スクラッチ開発は6〜18か月が検討時の目安です。
現場観察と業務の洗い出しによる削減対象
業務の流れは、記録や申し送り、計画、実績、請求、家族連絡を時系列で書き出して把握します。
現場では、誰がいつ、どの端末や帳票を使い、どの情報を何度転記しているかも見えるようにします。
- 施設：夜勤の巡回記録
- 訪問系：移動中や訪問先での入力
- 通所系：送迎、入浴、機能訓練の業務
サービス種別ごとに負荷が異なるため、管理者だけでなく現場職員も確認に加わります。
必須機能と将来機能に分けた要件定義
導入初日から必要な機能と、将来追加したい機能を分けます。そのうえで、必須機能は、日常の記録と運用を続けるのに必要な範囲で定めます。
- 必須機能：利用者台帳、権限、日々の記録、訂正履歴、申し送り、必要帳票、バックアップ
- 段階導入の候補：請求連携、家族ポータル、センサー、音声入力、AI要約（効果と費用を比べて後から導入する方法もある）
要件には機能名だけでなく利用条件も記します。たとえば「タブレット対応」であれば、共用ログイン、オフライン保存、写真添付、音声入力を確認します。
通信が復旧した後の同期や、利用者ごとの権限、訂正履歴も確かめます。個人情報の暗号化やアクセス制御、操作ログ、バックアップは、要件に含めておきます。
委託先の管理や事故時の報告体制も、要件と契約に含めます。
1拠点・少人数のパイロットによる効果と課題の測定
まずは1サービス・1拠点で、代表的なユーザーを含めたパイロットを行います。全拠点を一度に切り替えることは避けます。
- 参加者：管理者、日勤、夜勤、訪問担当、家族対応担当
- 業務指標：1件の記録時間、1日の申し送り時間、二重入力回数
- 品質指標：記録漏れ、請求差戻し、職員の利用率、家族連絡時間
「便利そう」という感想だけでなく、導入前後の数字を比べて継続を判断します。
移行・研修・本番運用の段階的な進め方
パイロットの後は、入力項目やマスタ登録、過去データの移行、端末設定、権限付与、操作研修を整えます。
問い合わせ窓口や、障害時の紙での運用も決めておきます。紙と併用する場合は、どちらを正本にするかを定めて、二重管理を防ぎます。
本番後は、利用率や記録時間を月次で確かめ、使われていない機能や入力項目を整理していきます。
見積もりの比較と介護記録システムの費用の抑え方
費用を抑える目的は、最安のサービスを選ぶことではありません。不要な機能は先送りしつつ、記録時間や転記を確実に減らせる方式を選びます。
将来の連携を妨げない選び方も欠かせません。見積もり前に条件をそろえておくと、価格差の理由を比べやすくなります。
見積もりの前提条件と対象範囲の統一
複数社へ同じ条件を渡し、サービス種別や拠点数、職員数、利用者数、同時利用端末数を資料に記載します。
必要な記録項目や帳票、請求ソフト、外部連携、移行と研修の対象も共有します。
デモでは画面を見るだけでなく、夜勤記録や訪問記録、申し送り、月末請求を実際に再現してもらいます。そうすると、標準機能と追加開発の境界がはっきりします。
- 初期導入：要件定義、初期設定、ライセンス、アカウントの区分
- 運用費：端末、通信、移行、研修、保守、法改正対応
- 将来・解約：機能追加、データ出力、解約時の返却条件
見積書は「システム一式」ではなく、項目別に分けてもらいます。
「別途見積もり」の項目は、発生条件と単価、上限、納期を質問します。
標準機能と段階導入による初期費用の抑え方
独自画面や全拠点との連携は最初から作り込まず、段階導入で初期投資を分けます。
- 初期導入：標準機能による記録と申し送り
- 効果確認後：請求、家族連絡、センサー、分析への拡大
標準機能に業務を合わせにくい場合は、変えられない業務を先に決めておき、重要な部分だけをカスタマイズします。
将来のデータ連携を閉じてしまうと、後から再構築の費用がかかります。そのため、出力形式やAPI、利用者ID、履歴の保持、解約時のデータ返却を確認しておきます。
厚生労働省は介護情報基盤の整備を進めています。また、標準仕様や認証方式への対応を、誰がどの費用で行うかも確認します。
削減時間と業務品質の測定に基づく投資回収の判断
投資回収を考えるときは、職員の記録時間だけでなく、周辺業務の削減時間も測ります。
- 記録・共有：記録時間、申し送り、転記
- 事務作業：請求確認、家族への電話、紙の保管
- 品質管理：記録漏れの確認にかかる時間
1日あたり何分削減できれば月額費用を上回るかを、職員数と稼働日数から試算します。ただし、この計算は導入効果を保証するものではなく、自社で検証するための基準です。
夜勤者が記録を後回しにしない、申し送り漏れが減る、家族へ同じ情報を説明できるといった質的効果も評価します。
管理者が記録を確かめる手間が減る効果も対象に入れます。導入後は、入力時間や記録漏れ、請求差戻し、利用率を月次で追います。
測定の結果をもとに、追加機能へ投資するか、使われない機能を削るかを判断します。
セキュリティとサポートを価格だけで削らない判断
介護記録には、病歴や服薬、心身の状態、家族連絡先などの要配慮個人情報が含まれる可能性があります。
個人情報保護委員会の医療・介護関係事業者向けガイダンスを参考に、権限を職種や役割で分けます。
- 記録管理：アクセスログ、訂正履歴、バックアップ
- 委託先：管理体制と事故時の連絡・報告
- 障害対応：安価でも、追跡や復旧ができないサービスの業務停止リスク
導入後の問い合わせ窓口や対応時間、障害時の連絡方法、復旧目標は、費用と合わせて見ます。
法改正や制度変更への対応、担当者の引き継ぎも確認します。現場に定着しなければ紙やExcelが残り、二重のコストになります。
研修や伴走支援を削る前に、現場教育と運用ルールの更新を誰が担うかを決めます。
よくある質問
導入前によく寄せられる費用や運用の疑問に答えます。料金表だけでは判断しにくい条件は、自社の見積もりに置き換えて考えます。
介護記録システムは無料や月額数千円で導入できますか？
初期費用0円で、月額3,000円台から使えるクラウド型もあります。ただし、職員数や拠点数に加えて、研修や端末、通信、機能拡張、移行が別料金になる場合があります。
月額だけで無料に近いと判断せず、1拠点・必要最小限の機能から始めます。そのうえで、3年総額と導入効果を確認します。
導入費用の平均約480万円は小規模施設にも当てはまりますか？
約480万円は厚生労働省調査における介護記録ソフト導入費用の平均で、レンタル導入は含みません。
標準パッケージや端末、設定、移行などを含む可能性がある実績値です。そのため、クラウドの月額や小規模事業所の見積もりに、そのまま当てはめられる数字ではありません。
サービス種別や拠点、職員数、移行範囲を明確にしたうえで、個別の見積もりを取ります。
個別開発と既製サービスはどちらが安いですか？
短期導入と標準業務への適合を優先するなら、既製クラウドやパッケージの方が初期費用を抑えやすいです。
独自のケア手順や複数システム連携、家族や機器との情報共有が業務成果に直結するなら、準カスタムや個別開発が適する場合があります。
重複入力の削減や保守、制度変更対応、将来の機能追加を含む総額で比べます。
介護記録システムで最低限確認すべきセキュリティは何ですか？
利用者情報を見られる人を職種や役割で制御し、通信や保存データの暗号化、操作ログ、訂正履歴、バックアップを確かめます。
障害時の復旧や委託先管理、事故時の連絡体制も確かめます。端末を使う場合は、紛失時の遠隔ロックと共用端末の自動ログアウトも確認します。
私物端末を使ってよいかどうかも、契約前に決めておきます。価格だけで選ばず、安全に使い続けられる運用かどうかを確かめます。
まとめ
介護記録システムは、クラウド型の月額3,000円台から数万円、パッケージ導入の実績平均約480万円、個別開発の推定300万〜2,000万円超まで幅があります。
公開料金は入口の比較に使い、端末や移行、研修、保守、連携を含めた総額で判断します。
導入目的と3年総額による費用の決め方
記録時間や申し送り時間、転記回数、請求差戻し、家族連絡時間など、導入前に測れる指標を決めておきます。
標準機能で始められる部分は段階導入にとどめ、独自業務や外部連携など投資効果の大きい部分に開発費を配分します。
見積もり前の現場と要件の整理
見積もり条件をそろえ、各社の提案を同じ基準で比べられるようにします。
- 事業所の前提：サービス種別、拠点数、職員数、利用者数、既存システム
- 必要な機能：記録項目、帳票、連携先、移行範囲、研修対象（同じ資料に記載）
- 提案依頼：複数社への同一条件の提示と提案の受領
金額だけでなく、使いやすさや制度変更への対応、セキュリティ、データ返却、導入後の支援も比べます。そうすると、長く使えるシステムを選びやすくなります。
▼全体ガイドの記事
・介護・福祉業向け介護記録システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。