介護記録システムの開発は、業務の観察と要件整理、方式の選定を先に行い、設計から定着まで段階的に進めます。そうすると、現場と法人の要件をそろえられます。
全体像、6つの導入フェーズ、費用相場と見積もりの考え方の順に説明します。全体像の詳細は、完全ガイドをご覧ください。
▼全体ガイドの記事
・介護・福祉業向け介護記録システム開発の完全ガイド
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介護・福祉業向け介護記録システム開発の全体像
介護記録システムは、利用者台帳から請求までのデータを一つにまとめて管理する業務システムです。管理対象には、アセスメント、ケアプラン、サービス実績、経過記録、申し送り、帳票も含まれます。
電子化によって、検索や共有は容易になります。ただし、入力項目や請求ソフトへの二重入力が増えると、導入効果は小さくなります。そのため、導入前に、どの業務を一つのデータでつなぐかを決めておきます。
導入目的と対象業務の定義
導入目的は「DX化」のような言葉ではなく、解決する業務上の問題で書きます。たとえば、夜勤後の入力に毎日90分かかる状況があります。解決したい問題は、次のような業務にあります。
- 申し送り：確認漏れを減らす必要がある
- 請求：月末に紙から請求ソフトへ転記している
- 家族報告：同じ内容を再入力して報告書を作っている
まず、現在の所要時間や発生回数を測っておくと、稼働後に導入効果を評価できます。
次に、業務を時系列に並べ、入力を必須、条件付き、任意に分けます。
必須項目を増やし過ぎると、忙しい時間帯に記録が後回しになります。
対象には、利用者台帳と日々の記録を含めます。
日々の記録には、バイタル、食事・水分、排泄があります。服薬、入浴、移乗の記録もあります。
確認対象には、事故・ヒヤリハットや申し送りがあります。計画、評価、請求、家族連絡も含みます。
サービス種別による機能差
施設、訪問、障害福祉では、必要な記録や帳票が異なります。そのため、サービス種別ごとに必要な機能を確かめます。
- 施設：居室、フロア、夜勤、入退所、事故記録を重視
- 訪問系：スマホ入力、訪問予定、移動中の通信、責任者確認を重視
- 障害福祉：個別支援計画や支援記録などを扱う場合がある
施設では、特別養護老人ホーム、介護老人保健施設、グループホームが対象です。通所介護と訪問介護、障害福祉事業所も対象になります。
標準帳票、法人単位の複数拠点管理、請求ソフトやLIFE、ケアプランデータとの連携を確かめます。
端末を共有せず、職員ごとの操作履歴を残せるかも見ておきます。
介護情報基盤と連携する場合は、対応する標準仕様を確かめます。
発注側は、仕様変更をどの契約範囲で保守するかも、事業者に確認しておきます。
介護・福祉業向け介護記録システムの進め方
開発と導入は、6つのフェーズに分けて進めます。各フェーズの終わりには、終了条件を決めて、現場代表と管理者が確認します。
- 要件整理
- 製品・開発方式の選定
- 設計・開発
- テスト
- 稼働
- 定着
先に製品を選んでから業務を合わせると、必要な連携や帳票を見落とすおそれがあります。そのため、選定に入る前に、自社業務の優先順位を整理しておきます。
フェーズ1：要件整理と現場観察
最初の2〜4週間程度は、現場観察と業務の洗い出しに充てるのが現実的です。関係者に聞き取りをして、記録が発生する場面を調べます。
- 聞き取り対象：日勤、夜勤、訪問、管理者、請求、家族対応の担当者
- 観察場面：申し送り、記録修正、月末請求。担当者、時刻、端末、入力内容、次の利用者を記録
- 洗い出し項目：対象サービス・拠点、利用者・職員数、記録種類、紙やExcelの残存業務
- 連携と管理：請求・給与・勤怠、権限区分、訂正履歴、保存期間
- 優先順位と備え：「必須」「できれば欲しい」「将来検討」の3段階に分け、障害時の代替手順や弱電波の場所も確認
聞き取りだけでは、実態と理想が混ざることがあります。そのため、現場での観察も行います。
フェーズ2：製品・開発方式の選定
方式は、金額だけで比べるのではなく、業務と必要な連携に合わせて選びます。方式ごとに向いている条件が異なるためです。
- クラウドSaaS：標準業務を短期間で始めたいとき
- 業界パッケージ：記録・計画・請求を一体で運用したいとき
- 準カスタム：既存基幹や独自帳票との接続が重要な場合
- スクラッチ開発：独自業務が強みで、標準製品では解決できない場合
候補先には同じ要件票を渡し、標準機能で対応できる部分と設定で対応する部分を分けて回答してもらいます。さらに、追加開発が要る部分と対応できない部分も、別に示してもらいます。
デモでは、職員がスマートフォンやタブレットで記録する場面を試します。現場の操作性は、管理画面を見ただけでは判断しにくいからです。
夜勤や訪問の担当者には、タップ数や入力候補を確かめてもらいます。
記録訂正と申し送り反映も見てもらい、さらに、オフライン動作やログインのしやすさも試します。
フェーズ3：設計と開発
設計では、業務要件を仕様書と技術構成に落とし込みます。
- データと権限：利用者マスタ、記録、計画・評価、請求データの結び付けと、登録・閲覧・訂正の権限、訂正履歴
- 外部共有：家族・医療機関と共有する項目、同意取得、公開停止の条件
- 技術構成：管理・スマホ・タブレット画面、クラウドDB、API、暗号化バックアップ、ロールベース権限、監査ログ
- 音声入力・生成AI：下書きと要約に限り、服薬・事故対応・ケア判断は自動で確定させない
- AIの受入条件：確認者、誤りの修正方法、修正履歴を決めておく
フェーズ4：テストと受入確認
受入テストでは、利用者代表に「記録ができたか」を聞くだけでなく、現場の負担がどう変わったかも見ます。テストは次のとおりに進めます。
- 利用者登録から請求データ作成まで、通しで確かめます。対象は、契約、計画、サービス提供、記録、申し送り、月次集計です。
- 夜勤入力、訪問先の通信断、複数職員の同時編集、利用者の入退所を試す
- 記録訂正、権限外閲覧、バックアップからの復旧を試験する
- 入力時間が増えていないか、申し送り情報を見つけられるか、帳票転記が減ったかを確認する
- 結果を合格、修正後に合格、運用で回避、次期対応に分ける
重大な不具合、個人情報の誤表示、請求データの不整合が残っているときは、稼働日よりも修正を優先するほうが安全です。
フェーズ5：データ移行と稼働
稼働前の準備からパイロット運用まで、データ移行と運用時の備えを順に整えます。
- 利用者・職員マスタ、サービス種別、帳票設定、権限、端末、通信環境を準備する
- 過去記録を全件移行するか、現役利用者の基本情報に限るか、旧データを参照用に保管するか決める
- 移行対象、文字コード、日付形式、重複、欠損項目、確認者を一覧にして、テスト移行と本番移行を分ける
- 全拠点同時ではなく、1拠点または1サービスでパイロットを始める
- 日勤、夜勤、訪問、管理者、請求の代表者が数週間運用します。そのうえで、入力時間、記録漏れ、申し送り時間、請求差戻し、問い合わせ件数を測ります。
- 紙との併用期間、障害時の連絡先、代替記録の保管場所、復旧後の再入力方法を決める
障害時の手順を先に決めておくと、トラブルが起きたときに現場が止まりにくくなります。
フェーズ6：定着と改善
稼働日は、開発の完成日ではなく、使われ方を確かめる開始日です。そのうえで、法人側に改善と運用を担う体制を整えます。
- 定期確認：稼働後1週間、1か月、3か月に利用状況を確認
- 測定項目：利用率、未入力、入力時間、訂正、申し送り確認率と、請求差戻し・問い合わせ
- 現場の声：記録を後回しにする場面や、入力候補と言葉のずれを聞き、設定変更・追加開発へつなぐ
- 法人側の担当：業務責任者、拠点の推進担当、問い合わせ一次受付を配置し、変更依頼の優先度を決める
- 操作手順：新人、夜勤、管理者向けに分けて用意し、全員に長いマニュアルを読ませない
介護記録システムの費用相場とコスト内訳
費用は、クラウド利用、記録と請求のパッケージ、個別開発のどれを選ぶかで大きく変わります。
公開料金は入口の価格で、端末や移行、保守などが含まれない場合があります。Wi-Fi、帳票設定、研修のほか、追加IDやAPI連携も含まれないことがあります。初期費用だけでなく、3年または5年の総額で比べます。
クラウド・パッケージの公開料金から見る目安
公開料金は、サービスや利用人数によって異なります。そのため、比べるときは各料金の対象条件を確かめます。
- クラウド型：初期費用0円、1施設・職員6名で月額3,000円からの例
- ケアコラボ：初期費用無料、10名まで月額8,800円、50名で月額44,000円
- カイポケ通所介護：初期・サポート費用0円、月額25,000円の例
料金の出典は、各社の公式料金ページです（2026年確認）。クラウド型は「クラウド介護記録システム」の公式料金ページ、ケアコラボは公式利用料金、カイポケは公式料金ページに掲載されています。公開料金は正式な見積もりではありません。
1事業所の公開価格は、月額3,000〜45,000円程度が入口の目安です。
金額は、機能、サービス種別、職員数、拠点数によって変わります。複数サービスや拠点を持つ場合や、請求・給与・勤怠・家族連絡・センサー連携を加える場合は、月額数万円から数十万円になる可能性があります。
公開価格の範囲の金額なので、見積もりでは条件をそろえて確認します。
個別開発の費用と期間の考え方
厚生労働省の令和7年度調査では、介護記録ソフトの導入費用の平均は約480万円です。ただし、レンタル導入は除かれています。
出典は厚生労働省「介護現場における生産性の向上等を通じた働きやすい職場環境づくりに資する調査研究事業」令和7年度報告書です（2026年確認）。
この平均は、機能の範囲、端末、設定、移行、支援の内訳を一律に示すものではありません。
SaaSの月額料金と、この平均を単純に比べないことが大切です。
個別開発は、類似する業務システムの事例から、初期300万〜2,000万円程度を検討の幅として置けます。これは介護記録システム固有の公的な相場ではなく、要件から推定した目安です。
スマートフォンアプリや請求・LIFE・API連携、センサー連携を含めると、2,000万円を超える可能性もあります。
既存データ移行、監査ログ、セキュリティ、研修も費用に影響します。
開発期間は、方式や案件の条件によって異なります。
- 初期設定：1〜8週間
- パッケージ移行：1〜4か月
- 準カスタム：3〜9か月
- スクラッチ開発：6〜18か月
この期間も案件条件による推定です。
移行や連携の範囲を含めて確認します。
見落としやすい運用コスト
利用料のほかに、端末・通信、移行、研修、保守などの費用がかかります。無料項目でも、対象サービス、期間、回数の条件を必ず確かめます。
- 端末・通信：タブレット、スマホ、ケース、充電設備、Wi-Fi、モバイル通信
- 導入作業：初期設定、職員アカウント、データ移行、帳票変更、研修
- 運用・契約：問い合わせ、バックアップ、監視、法改正対応、API、解約時のデータ返却
3年総額は「初期費用＋月額費用×36か月＋端末・通信費＋追加開発費＋教育・運用費」で計算します。
拠点・職員の追加や帳票変更で費用が発生すると、月額料金の安さと中長期の負担が逆転することがあります。
法人内で、削減できる記録や転記の時間を金額に換算し、投資を回収するまでの月数も検討します。
見積もりを取る際のポイント
見積もりの精度は、発注側が渡す情報の精度に左右されます。「使いやすくしたい」といった依頼では、会社ごとに想定する機能が異なってしまいます。
各社に渡す資料には、対象拠点、利用者・職員数、サービス種別、端末を書きます。
連携先、帳票、移行対象も書き添えます。稼働希望日、予算上限、保守の希望も記載します。
発注側は、各社から同じ粒度で回答を受けます。
要件と見積範囲のそろえ方
見積依頼書では、機能ごとの対応方法と範囲を分類してもらいます。曖昧な「一式」や「別途相談」は、後の追加費用につながるおそれがあります。
- 対応区分：標準、設定変更、追加開発、外部連携、対象外
- 帳票：種類とレイアウト変更の回数
- 連携・移行：方式、APIの有無、移行件数
- 導入支援：テスト担当、研修回数、稼働後のサポート時間
受入条件も見積もりに含めます。たとえば、代表的な利用者データの登録や、タブレットからの記録と申し送り反映を条件にします。
権限外の情報を閲覧できないことや、訂正履歴、請求連携のサンプルデータが一致することも条件にします。合否の条件をそろえておくと、認識違いを減らせます。
複数社比較とベンダーの選び方
方式の異なる会社も含めて比べると、自社に合う候補を判断しやすくなります。価格以外に、導入や運用の支援も確かめます。
- 標準製品：介護・障害福祉の業務知識と同規模の導入事例
- 記録・請求一体型：複数拠点への展開や移行支援の経験
- 個別開発会社：法改正対応、障害復旧、データ返却の条件
導入の前後で何を測ったかは、事例先に聞きます。記録や申し送りの時間、転記の回数、家族連絡の時間、請求差戻し、利用率が参考になります。
製品導入型の例には、ケアコネクトジャパン、NDソフトウェア、ワイズマン、カイポケ、ケアコラボなどがあります。
家族連携やデータ分析を個別に作る会社は、同じ「開発会社」としてまとめて比べず、目的ごとに評価します。
セキュリティと契約条件の確認
介護記録には、健康、服薬、障害、生活状況などの要配慮個人情報が含まれる可能性があります。
個人情報保護委員会と厚生労働省の「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」は、2026年4月に一部改正されています。
（出典：個人情報保護委員会・厚生労働省、2026年確認）
見積の段階では安全対策を、契約では障害時やデータ取扱いの条件を確かめます。
- 情報保護：暗号化、個人別アカウント、権限、操作ログ、バックアップ
- 委託先管理：事故時の報告、再委託、海外でのデータ取扱い
- 障害・保管：受付時間、復旧目標、保管場所、バックアップ頻度、脆弱性対応
- 終了・変更：データ形式、返却・消去、追加開発単価、仕様変更の扱いと保守範囲
- 標準仕様の改定：介護情報基盤やケアプランデータ連携の変更に誰が対応するか
仕様変更の担当を決めておけば、将来の予算の見通しが立ちます。
よくある質問（FAQ）
判断するときは、費用のほかに、事業所の規模やサービス、既存ソフトとの関係、現場の入力環境も見ます。
介護記録システムはパッケージと個別開発のどちらが良いですか？
標準業務を短期間で始め、法改正対応やサポートを任せたい場合は、クラウドや業界パッケージを候補にします。
独自のケア手順や複数の基幹、家族・医療・機器との連携が必要で、標準機能では業務を変えられない場合は、個別開発を検討します。
準カスタムも候補です。標準製品のデモで不足を具体化し、追加開発費と将来の保守を比べると、判断しやすくなります。
小規模事業所でも介護記録システムを導入できますか？
小規模事業所でも導入できます。
- 公開料金：初期費用0円、月額数千円からのクラウド型があります
- 定額型：職員数・端末数による追加料金を抑えたものもあります
- 別途費用：端末購入、通信環境、職員ごとのアカウント、研修、既存データ移行費が発生する場合があります
- 始め方：1拠点・1サービスの3年総額を確認。無料トライアルがあれば夜勤や訪問の担当者が試して判断します
介護記録システムのセキュリティで何を確認すべきですか？
職員ごとのアカウントや役割別の権限、通信と保存データの暗号化を確かめます。あわせて、操作と訂正の履歴、バックアップも確認します。
端末を紛失したときの対応や、委託先と再委託先、障害や漏えいが起きたときの連絡体制も確かめます。共有アカウントは記録者を追跡できないため、避けます。
家族や外部関係者と共有する場合は、共有項目、同意、閲覧期限、停止方法を、仕様と運用ルールに定めておきます。
導入や開発にはどれくらいの期間がかかりますか？
導入・開発の期間は、初期設定や開発方式によって異なります。
- 初期設定：1〜8週間
- パッケージ導入・移行：1〜4か月
- 準カスタム：3〜9か月
- スクラッチ：6〜18か月程度
示した期間は、類似業務システムからの推定で、正式な納期ではありません。また、要件の確定や現場テスト、移行データの品質、法改正や連携仕様の確認が遅れると、期間は延びます。
稼働希望日から逆算して、テストと教育の期間を削らない計画にします。
まとめ
進め方で押さえる要点
6つのフェーズを進める際は、各段階で現場代表の確認を入れます。要件整理では業務を観察し、選定では同じシナリオでデモを比べます。
設計では権限と訂正履歴を定義します。テストでは夜勤や通信断を再現し、稼働後は利用率や記録時間を測って改善します。
発注前に作成する資料
発注前に資料をそろえると、要件の整理から見積もり、導入後の効果確認まで同じ基準で進められます。
- 依頼資料：現行業務と困りごとを中心に、対象サービス・拠点、必須記録、連携先、移行対象、希望効果を1枚にまとめる
- 比較条件：入力時間や転記回数を添えて、方式、期間、費用、3年総額、定着支援を比べる
- 進め方：6つのフェーズで進め、要件ごとに標準機能と個別開発の範囲を分ける
- 費用の見方：公開月額は数千円〜数万円、調査平均は約480万円、個別開発推定は300万〜2,000万円超。条件は異なる
- 段階展開：端末等込みの総額と受入条件を比べ、1拠点で検証後、成果機能から全社へ広げる
▼全体ガイドの記事
・介護・福祉業向け介護記録システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。