保育士シフト管理システムの発注は、配置ルールを整理し、見積を比べ、代表園で検証してから他園へ広げる順に進めると、安全な運用につながります。
発注では、課題を数値で押さえ、発注形態と契約を決めてから比べると、会社ごとの条件の違いが見えやすくなります。
▼全体ガイドの記事
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保育士シフト管理システム発注の全体像
発注の成否は、製品を先に決めるか、業務課題を先に整理するかで大きく変わります。保育現場では、配置基準、安全性、公平性、休暇、行事、登降園予測を同時に扱います。このため、一般的な勤務表ソフトの機能一覧を見ても、自園との適合性は判断しにくい領域です。
発注するシステムが担う役割
発注時には、職員情報や勤務条件を登録できるか、シフト作成後に配置と勤務実績を確認できるかを見ます。
- 職員・園児の情報：職員マスタ、雇用形態、職種、資格、経験年数、クラス、勤務可能時間の登録、園児数とクラス別の必要配置数。
- シフトの作成条件：早番・遅番、希望休、固定勤務、土曜保育、延長保育、行事、休憩、短時間勤務を条件にした原案の作成。
- 完成後の確認・出力：日ごとの配置過不足、勤務時間、残業、有休、欠勤・交代の把握と、Excel・PDF・CSVへの出力。
完成後の確認結果をExcel・PDF・CSVに出力できると、現場と給与担当が別々に作業する場面を減らせます。ただし、配置不足の警告があっても、保育の安全や自治体への確認の代わりにはなりません。
こども家庭庁は配置基準の改善資料を公開しており、常勤・短時間保育士、勤務時間短縮保育士、スポットワーク採用保育士の取扱いに関する通知もあります（出典：こども家庭庁「保育」政策ページ、2026年8月確認）。
制度変更に合わせて設定を更新できることと、人が最終承認できることを、要件に含めます。
発注前に数値化する課題
発注の効果を測るため、直近2〜3か月の次の実績を記録しておきます。
- 作成・修正：原案の作成時間と修正回数。
- 配置・欠勤：配置不足の日数と欠勤対応時間。
- 希望休・勤怠：希望休の未反映件数と締め後の手戻り。
CoDMONの導入前アンケートでは、作成時間が1〜2時間の回答は23%、3〜4時間は32%、5〜6時間以上は28%でした。
修正があるとの回答は93%です。市場全体の現在値ではなく、自園のKPIを決める際の参考になります。
（出典：CoDMON「シフト管理」掲載アンケート、2020年調査、n=146）
小規模園では、園長や主任が片手間にシフトを作成するため、時間の削減のみで費用対効果を測ると見誤るおそれがあります。
そのため、配置不足の見落とし防止、欠勤時のスマートフォン共有、職員へ説明できるかも指標にします。高機能でも使われなければ、費用に見合う効果は得にくくなります。
既製クラウド・追加開発・スクラッチの発注形態
形態は、業務を製品に合わせられるか、独自ルールをどこまで残すか、期限と予算をどう置くかで決まります。
まず既製品で満たせる範囲と不足分をFit & Gapで分けます。そのうえで既製品の適合範囲を先に確かめておくと、フルスクラッチが本当に必要かを見極めやすくなります。
既製クラウドの導入
既製クラウドは短期間で始めやすく、1園から試せます。ただし、導入前に自園の条件と合うかを確かめる必要があります。
- 導入のしやすさ：設定、移行、研修を経て利用を始める方式です。法改正やインフラ更新も提供会社に任せやすくなります。
- 独自条件の適合：勤務記号、複雑な兼務、法人独自の承認順序は、変更できない場合があります。
- 価格の例：CoDMONの初期費用は0円〜、月額は5,500円（税込）〜です。
- 基本料・オプション：定員や利用機能に応じて、料金が変わります。
- 複数機能パック：30名以下27,500円、31〜100名33,000円、101名以上38,500円です（出典：CoDMON公式料金、2026年8月確認）。
デモでは、実際の2〜3か月分の職員条件とシフトを使い、どこまで再現できるかを確かめます。さらに、見積ではシフト機能の価格と、初期設定・移行・研修の費用を分けて比べます。
API連携・追加開発の組み合わせ
既製クラウドに足りない機能を加える方法は、中小規模法人の選択肢です。導入範囲を絞りつつ、契約前に連携条件を決めておきます。
- 補う機能：API・CSV連携、帳票、権限、通知などを追加できます。
- 連携先：シフト、既存の給与ソフト、本部集計を分け、職員コードと勤務実績でつなぎます。
- 事前に決める条件：API仕様、連携の頻度、エラー時の再送、データの正本。
- 保守と費用：担当会社、保守窓口、互換性確認、テスト、将来改修、障害時の責任分界を比べます。
全面刷新と比べると、導入範囲を絞れる点が利点です。一方で、製品のバージョン更新により、個別に作った画面が動かなくなる可能性もあります。
スクラッチ開発が向くケース
既製品の運用変更では解決できない独自要件がある場合、スクラッチ開発が候補になります。
- 配置・承認：複数園共通の独自配置や法人固有の承認・監査。
- 連携・帳票：基幹システムとの深い連携や自治体別帳票。
- 運用体制：要件定義、開発、テスト、移行、教育、保守を自法人も継続して担います。
画面と計算ルールは自法人に合わせて設計できます。
会社を選ぶ際は、保育施設の実績と、配置ルールを業務フローや計算仕様に落とし込める力を見ます。
完全自動の作成でも、例外の理由を記録できず手動の調整を上書きするなら、現場では使いにくくなります。そのため、自動計算、人の判断、変更履歴を一体で提案できる会社が候補になります。
配置ルールを計算できる形にするRFPと要件整理
RFPは、複数社が同じ条件で提案と見積を出すための比較基準です。
現状業務、課題、守る条件、導入範囲、納期、予算上限、評価方法は、先にまとめておきます。
判断材料がそろっているほど、会社ごとの見積条件の違いが見つけやすくなります。
現状業務と例外ケースの洗い出し
現状業務は、例外もテストで再現できる状態まで整理します。
- 希望休の提出から、原案、配置確認、承認、配布、欠勤・交代、勤怠確定、給与連携までを時系列に並べます。
- 工程ごとに担当、帳票、入力元、出力先、締め日、判断が必要な例外を一覧にします。
0〜2歳児と幼児の必要人数の違い、経験者を置く時間帯、看護師や栄養士を保育士枠と別に扱う条件は、自由記述にせず計算条件として書きます。
テストデータには、通常月に加えて、年度替わり、土曜・延長保育、行事、短時間勤務、育休復帰、欠勤が続く日を含めます。
実データを渡す場合は、個人名と園児情報をマスキングします。受領者と目的も記録しておくと、デモで見つからなかった例外が本番後に見つかる事態を防げます。
MUSTとWANTの分類と優先順位
要件は、必須と希望に分け、優先順位を決めます。
- MUST：配置数、資格・職種、希望休、欠勤再調整、承認、変更履歴、勤務集計、CSV、権限、バックアップ。
- WANT：AI候補、職員アプリ、通知、複数園画面、登降園予測。
WANTの機能は検討して構いません。ただし、MUSTより先に機能を増やすと、テストが長引き、使われない画面に費用が流れます。
各要件は必須・加点・対象外に分けたうえで、受入テストで確認する方法を付けます。
RFPでは、「自動作成率」よりも、日別・クラス別の不足警告と変更後の再集計を具体的に書く必要があります。加えて、変更者と日時、年度・園ごとの設定切替も書きます。
RFPに入れる項目
RFPには、背景から契約条件までを共通の提案基準としてまとめます。
- 前提と進め方：背景・目的、園・職員・園児数、現行業務、対象範囲、体制、納品物、日程。
- 機能要件：職員台帳、勤務パターン、希望休、配置、月次シフト、過不足、交代、勤怠、帳票、通知、法人管理。
- 見積・契約：連携、移行、見積条件、契約条件、提案書の回答形式。
機能要件には残業・有休の管理も入れます。非機能要件では、スマートフォン対応、同時利用数、応答速度、稼働時間、障害連絡、復旧目標を定めます。
また、ログ、暗号化、MFAは要件に加えます。さらに、バックアップ、データ返却・消去のほか、再委託とサポート時間も要件に入れます。
海外事業者や再委託先を使う場合は、所在国の制度、安全管理措置、監督方法を確認します。
所在国や安全管理措置の確認には、個人情報保護委員会が2026年6月に改訂した「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」を参照します。
契約形態と、成果物・責任範囲の決め方
契約では、完了条件、仕様変更、不具合と追加要望の負担を書面に残しておきます。クラウド利用、導入支援、個別開発、保守・運用のそれぞれについて、誰が何に責任を持つかを確認します。
請負契約と準委任契約の違い
契約方式は、求める完了条件と、仕様がどこまで固まっているかで選びます。
- 請負：成果物の完成と検査合格を重視する方式です。画面、機能、帳票、連携、テスト仕様書などについて、受入基準を固めやすくなります。
- 準委任：一定期間、専門作業や支援を受ける方式です。要件整理やアジャイル型の段階開発に向いています。
請負は要件変更で契約変更や追加費用が生じやすいため、範囲を短期間で明確にできる案件に適しています。
準委任は、仕様が固まらない段階でも柔軟に進められます。ただし、完成保証や納品範囲は請負とは異なります。そのうえで、RFP、Fit & Gap、試作、導入支援は準委任、確定した機能は請負に分ける進め方もあります。
契約書で確認する項目
契約書では、業務範囲、完了条件、運用後の責任、終了時の扱いを確かめます。
- 業務と運用：対象業務、納品物、検収期間、不具合対応、サービス水準、保守時間、料金改定。
- 権利・情報管理：知的財産、秘密保持、個人情報、再委託、事故報告、賠償上限。
- 解約・停止時：解約、データ返却・消去、出力形式、削除証跡、クラウド停止時の紙・Excelへの切替。
個人情報保護委員会は、委託先の安全管理措置が十分かどうかを、事前に確認するよう示しています。また、必要な措置を契約に盛り込み、定期監査などで取扱状況を把握することも望ましいとしています。
園児・保護者情報も連携する場合は、営業資料の説明にとどめず、契約条項と運用証跡で確認します。
変更管理と保守の区分
短時間勤務者の追加や行事日程の変更など、稼働後の変更は内容ごとに分類しておきます。
「修正」とひとくくりにすると、費用と対応先の判断が曖昧になります。
- 保守で扱う変更：法改正、配置基準、入力修正など。
- 追加開発で扱う変更：新しい帳票、他システムとの連携追加など。
- 契約で決める範囲：設定対応、ベンダー作業、別見積の区分を一覧にします。
リリース手順には、テスト環境、バックアップ、承認者、告知、切り戻し、窓口を含めます。特に、月末や年度替わりの更新は、給与や自治体提出に影響する可能性があります。
稼働時間を避けた更新、段階導入、並行運用を選べる契約であれば、障害時にも業務を止めにくくなります。
費用相場と3〜5年総額の比較
保育園向け受託開発の平均価格は限られ、スクラッチの金額は個別条件で変わります。そのため、公開料金、導入支援、追加開発、個別開発の推定を分けて比べます。
工数を左右するのは、職員数に加えて、園数、連携数、例外ルール、自治体帳票、セキュリティ要件です。
既製クラウドの費用目安
比較の基準は公開料金とし、園の条件に応じて追加で発生する費用を確認します。
- 初期費用：1園で導入する場合、0円から数十万円程度。
- 月額：基本機能とオプションで5,000〜40,000円程度。市場全体の平均値ではありません。
- 別途確認する費用：データ移行、初期設定、研修、端末、複数園、追加機能、サポート、補助対象経費。
- CoDMONの料金構成：基本料とオプションを合算し、シフト管理や登降園・出退勤管理を追加できます。
基本料は、定員30名以下3,300円、31〜60名5,500円、61〜100名8,800円です。シフト管理などのオプションは、月額3,300〜8,800円です。
定員帯によっては、月額33,000円のパックがありますが、口座振替や連携サービスなど一部の費用は含まれません。
月額は12倍せず、初年度と2年目以降を分けて計算し、解約時のデータ出力費も見積に含めます。
受託開発・スクラッチの推定レンジ
リサーチノートにある人事・労務システムの相場を、保育士シフト管理に置き換えた推定額を、規模別に示します。
- 小規模：シフト、配置確認、希望休、CSVに絞る開発は500万〜1,500万円程度。
- 中規模：勤怠、職員台帳、登降園予定、給与連携、複数園管理を含め1,500万〜4,000万円程度。
- 工程配分の目安：総額の要件定義約10%、設計10〜20%、開発40〜60%、テスト10〜20%。
- 開発期間の目安：小規模は4〜8か月、複数領域の新規開発は6か月〜1年以上。
これらは、保育園専用システムの公的な平均ではなく、要件と工数による推定です。金額と期間は、連携、移行、教育によって上下します。
ほかに、配置ルールやデータ品質によっても変わります。UAT人数や展開園数も関わります。そのため、実際の発注では、自法人の要件に基づく見積を必ず取ります。
3〜5年総額に含める費目
3〜5年総額の比較表では、導入時、利用中、将来の費用を分けて記載します。
- 導入時：初期費用、設定、データ整備・移行、端末、連携、研修。
- 利用中：月額、オプション、サポート、保守、バックアップ、障害対応。
- 将来・終了時：法改正、追加園、データ出力。
クラウドは、園数や機能に応じて月額が増える場合があります。一方、スクラッチは初期費用に加えて、サーバー、保守、制度改正の改修費を自法人が負担する可能性があります。
費用は、必須、利用量で変動、任意、将来発生の4区分に分けます。
ベンダーが補助対象と説明していても、予算は確定させず、公募要領と交付条件を確認します。
対象経費、上限、申請時期は年度や自治体によって異なります。このため、補助金がなくても続けられる総額で判断します。
同じ条件で行う委託先選定と見積比較
知名度や営業担当の印象で決めず、実績、配置ルールの理解、デモの再現力を、同じ基準で採点します。ほかに、移行支援、サポート、セキュリティも採点します。契約と保守も、あわせて採点します。
既製品の販売会社と受託開発会社では、得意分野が異なります。そのため、購入か個別開発かを先に明らかにします。
デモで再現する5つのケース
デモでは、配置条件が衝突する場面を含め、次の5ケースを試します。
- 新人とベテラン：同じ時間帯に配置するケース。
- 土曜・延長保育：両方が重なる勤務を組む。
- 短時間勤務：退勤後も必要配置を満たす。
- 急な欠勤：当日の欠勤を交代へ置き換える。
- 希望休と配置不足：条件が衝突する日を再現する。
操作のあとには、守られた条件、警告、手動で調整した人、変更履歴を確かめます。
SERVEシフト管理は、必要人数、新人と早番の重複回避、経験年数やスキルのバランス、勤務の偏り、禁則勤務などをもとに自動生成します。また、不足を色で注意喚起し、Excel出力にも対応すると説明しています。
導入園の芙蓉保育園では、手作業で約2日かかっていた作業が約1日になったと紹介されています。
同じ効果が出るとは限らないため、自園のデータで試します（出典：メシウス株式会社「SERVEシフト管理」、2026年8月確認）。
見積書の横並び比較
同じRFPを各社へ渡し、費用項目と評価基準をそろえて比較します。
- 見積項目：要件定義、設定・導入、ライセンス、開発、連携、移行、テスト、研修、保守、サポート、オプション、追加園。
- 見積条件：作業時間、担当人数、前提、対象外、再見積の条件を記載してもらいます。
- 配点例：価格30点、機能・適合性25点、導入・移行15点、サポート10点、セキュリティ10点、実現性10点。
値引き後の総額だけでなく、条件もそろえて比べると、価格差や追加費用の要因が見えてきます。
配点は法人の優先度に合わせて決め、配置不足を防げない製品は、価格を重視する場合でも候補から外します。
見積比較には、園長、主任、現場職員、法人本部、給与担当、情報管理担当が参加します。
委託先のリスク確認
委託先は、契約と導入後の支援体制、情報管理の両面から確認します。
- 支援体制：担当交代後の支援、要件定義責任者、保守窓口、障害連絡、再委託の事前承認。
- 運用能力：担当者の支援園数、研修回数、回答時間、休日・年度替わりの体制。
- セキュリティ：権限、MFA、暗号化、ログ、バックアップ、脆弱性対応、事故報告、保存場所。
- 委託終了時：再委託先とデータ返却・消去の手順。
確認項目には、IPAの中小企業向け情報セキュリティガイドラインも使えます。同様に、個人情報保護委員会の委託先監督に関するガイドラインも、確認漏れを減らすためRFPへ組み込めます。
代表園の検証から始める段階的な導入
導入では、データ品質と現場の納得感が成否を分けます。まず代表園を1園選び、実際の2〜3か月分のシフト、職員条件、園児数、休暇、例外勤務で検証します。
問題を解決したら、同じ設定を他園へ展開します。一斉導入を避ければ、設定ミスや現場の抵抗を小さくできます。
パイロット導入と受入テスト
受入テストは、通常業務から例外対応まで順に行い、現場で運用できるかを確かめます。
- 登録、希望休の締切、原案、不足警告、承認、通知、欠勤変更を試します。
- 勤怠集計、給与連携、帳票、権限、退職者の無効化を確認します。
- 二重登録、資格の空欄、欠勤による配置不足、CSVエラーの各ケースも試し、合否、再現手順、担当者、修正期限を記録します。
パイロットでは、通常月だけでなく、土曜保育や行事のある月も含めます。あわせて、警告の意味と最終判断者を職員へ説明します。
自動案をそのまま承認せず、安全性と職員事情を確かめて調整する運用を定着させます。
導入後に効果を測るKPI
導入前後の違いを捉えるため、月次でKPIを確認します。
- 作成業務：作成時間、修正回数、勤怠の手戻り。
- 配置・欠勤：配置不足の見落とし、欠勤対応時間。
- 職員対応：希望休反映率、問い合わせ、残業。
導入前の数値と比べ、改善した業務と、残っている例外を確認します。
改善しない場合は、製品だけに原因を求めず、職員マスタ、配置基準、入力締切、承認者、園ごとの運用差を確認します。
月1回の運用会議で、設定変更と追加開発を分け、要望の優先順位を決めます。その結果、現場の声と予算を両立しやすくなります。
よくある質問
発注では、価格、開発期間、既製品と個別開発の違いがよく問われます。発注前に確認したい質問に、順に答えます。
保育士シフト管理システムの発注費用はいくらですか？
公開料金を比べると、既製クラウドは初期費用が0円から数十万円程度、月額が5,000〜40,000円程度です。個別開発は、小規模で500万〜1,500万円程度です。
勤怠・登降園・給与連携や複数園管理を含む開発は1,500万〜4,000万円程度です。いずれも平均価格ではなく、見積前の目安です。そのため、移行、研修、保守、追加園を含めた3〜5年総額で比べます。
小規模園でもスクラッチ開発を発注できますか？
発注はできますが、独自ルールや連携を既製品で代替できないかを、先に検証します。小規模園では、まずクラウドを導入し、足りない部分をCSVやAPIで補うと、費用と保守負担を抑えやすくなります。
独自開発では、将来の担当者、法改正、バックアップ、障害時の運用を、法人が維持できるかを確認します。
委託先は何社から見積を取ればよいですか？
比較できるRFPを用意し、3社程度から提案と見積を取ると、価格と適合性を見比べられます。会社の組み合わせは、クラウド提供会社、保育業務に強い会社、連携・受託開発会社とします。
社数よりも、同じデータと5つのデモケースで評価し、対象外費用と契約後の責任範囲を比べることが大切です。
AIでシフトを完全自動作成すれば発注は成功しますか？
完全自動の作成があっても、発注は成功しません。成功には、不足警告、条件の優先順位、手動調整、変更理由と承認履歴、欠勤後の再計算が必要です。
自動計算は候補の作成に使い、安全性と現場事情に照らす最終判断は人が担います。
まとめ
発注前には、配置基準、職員条件、希望休、欠勤、給与連携、複数園運営の課題を整理します。そのうえで、Fit & Gapにより、クラウド、追加開発、スクラッチのうち必要な範囲を見極めます。
発注判断の結論
RFPには、通常月に加えて、土曜保育、行事、短時間勤務、経験者と新人、急な欠勤、配置不足のテストを含めます。
見積は、移行、研修、保守、法改正、追加園、データ返却を含む3〜5年総額で比べます。また、成果物、受入基準、変更、再委託、セキュリティ、障害時の責任も、契約で定めます。
次に行うこと
まず、直近2〜3か月のシフトと職員条件を集め、作成時間、修正回数、欠勤対応、配置不足を測ります。そのうえで、MUSTとWANTを分けたRFPを作ります。
次に、クラウド会社と個別開発・連携会社へ、同じ条件で相談します。代表園で安全性と使いやすさを確かめてから、他園や勤怠・給与連携へ広げます。
▼全体ガイドの記事
・保育園・幼稚園向け保育士シフト管理システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。