保育園・幼稚園向け保育士シフト管理システム開発の完全ガイド

保育士シフト管理システムは、園児数と配置基準、職員の勤務条件、希望休や欠勤への対応を整理し、安全な勤務体制づくりに役立つシステムです。

必要な機能とシステムの種類、導入の進め方、費用相場を、発注側が確認しておきたい順にまとめました。詳しくは関連記事で確認できます。

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保育園・幼稚園向け保育士シフト管理システムの概要

自動計算の結果を現場の責任者が確認して締めくくります。

保育士シフト管理システムは、勤務表と時間帯ごとの必要配置を照合する業務システムです。この照合によって、配置の過不足や無理な勤務を確認できます。

システムは自動計算で候補や警告を出しますが、園長や主任が保育方針と現場事情を踏まえて承認します。最終判断は、あくまで園側が行います。

一般的な勤務表よりも保育向けの設計が必要な理由

保育のシフトは、職員数と勤務時間を埋めても完成しません。年齢別の配置や時間帯ごとの園児数などを、同時に考慮する必要があるためです。一般的な勤務表だけでは扱いきれないこれらの面を、設計の段階から組み込んでおく必要があります。

配置：0〜2歳児と幼児で異なる配置の考え方
時間帯：開所直後、降園前、延長保育で変わる園児数
職員：担任、フリー、主任、看護師、栄養士、調理員などの役割
勤務条件：資格、経験年数、休憩、短時間勤務、土曜当番

導入効果は、「自動でシフトが完成したか」だけでなく、複数の指標を導入前後で比べて測ります。たとえば、月次の原案作成時間と修正回数を比べます。

配置不足の見落としや希望休の反映率も、導入前後で押さえます。加えて、早番・遅番の偏りや残業時間、問い合わせ数も見ます。

保育ICTの導入施設アンケートでは、2020年にシフトを修正した施設が93％でした（出典：導入施設アンケート、2020年、n=146）。ただし、調査対象と時期は限られ、市場全体の最新統計ではありません。そのため、この数字は完成後も変更が続く業務を示す参考材料です。

システムで扱う業務の範囲

システムで扱う業務は、導入時の基本機能と、運用が安定した後に加える機能に分けて考えます。

最小構成：職員マスタ、勤務可能時間、勤務パターン、希望休、月間シフト、日次配置、変更履歴、Excel・PDF・CSV出力
安定後の追加：出退勤打刻、残業・有休集計、給与連携、登降園予定、職員通知、保護者連絡、複数園の本部集計

機能の数より、どの情報をもとに誰が何を判断するかを先に決めておくことが大切です。たとえば、「配置不足」のときに応援職員を呼ぶのか、クラスを再編するのか、主任が例外を承認するのかまで決めておきます。そうしておけば、画面だけが増える事態を防げます。

必要な機能とシステムの種類

導入の早さ、標準化、独自ルールへの対応が選択の分かれ目です。

選ぶ前に、自園の勤務ルールを分解し、必須の機能と将来の機能を分けておきます。システムごとに得意分野が異なるため、名称だけで比べると判断を誤るおそれがあります。

自動生成に強い製品や、登降園や帳票を含む総合型、勤怠・給与連携に強い製品があります。そのため、実際の運用に必要な機能を一つずつ確かめる必要があります。

最初に必要な基本機能

基本機能は、職員情報の登録から出力まで、領域ごとに確認します。欠勤と変更では、候補の絞り込みに加えて、職員への通知と履歴の保存まで含めて見ます。

職員マスタ：雇用形態、職種、資格、経験年数、クラス、勤務可能時間、固定勤務、休憩条件の登録
希望休とシフト：スマートフォンやパソコンでの希望休の提出、日別・時間帯別の人数とクラス配置の確認
欠勤と変更：勤務可能時間、資格、所属、連続勤務、休憩による候補の絞り込み、職員への通知、履歴の保存
出力：掲示用PDF、勤怠集計用CSV、監査や法人本部向けの一覧（用途別）

希望休の締切後に変更が生じても、承認の流れと履歴が残る形が望まれます。早番・遅番の偏りも確認できる必要があり、変更前の勤務表を参照できることも、運用時の確認に役立ちます。

クラウド型・パッケージ型・個別開発の違い

方式を比べるときは、初期導入のしやすさや変更の自由度に加えて、運用負担と既存システムとの連携も見ます。

クラウド型：導入が比較的早く、サーバーの運用や更新を園で抱えにくい方式
パッケージ型：保育業務の機能がまとまり、業務を標準化しやすい方式
個別開発：法人独自の配置ルールや権限、既存システム連携を作り込みやすい方式

クラウド型は月額で始めやすい一方、勤務ルールや帳票の細かな変更に制約がある場合があります。パッケージ型は、給与・会計・勤怠との連携方法を事前に確認する必要があります。

個別開発では、初期費用、要件定義、テストがかかるうえ、保守と法改正への追随が継続的な負担になります。既製システムに、API連携や画面追加を組み合わせる方法もあります。最初から全面的なスクラッチ開発と決める前に、業務の差別化部分と標準化できる部分を分けます。

自動作成と「人の判断」の分担

AIや自動計算では、候補の作成と不足の警告を行います。ただし、確定は完全自動にせず、園側に最終判断を残す設計が現実的です。デモで確かめる条件と動きは、事前に整理しておきます。

現場事情：園児の体調、行事準備、職員間の引き継ぎ、急な保護者対応
配置条件：0〜2歳児と幼児、新人と経験者、クラス兼務の再現
勤務条件：土曜保育、延長保育、短時間勤務、急な欠勤の場面
確認事項：警告条件、例外の承認方法、修正後の配置状況

園児の体調など数値にしにくい事情は、現場がよく把握しています。そのため、自動生成率の高さだけでなく、結果を現場で使えるかを判断する必要があります。

ポイント

機能を選ぶ前に、誰が何を判断するかを決めておくと、方式の比較がぶれにくくなります。個別開発は継続的な負担が残るため、差別化が必要な部分に絞って検討するのが現実的です。

導入・開発の進め方

代表園で実データを確かめてから運用を広げます。

現場ルールを整理してから設定や開発に進めば、導入後のずれを抑えられます。さらに、通常月以外の運用も小さく検証しておきます。

検証の対象には、年度替わりや行事月を含めます。土曜保育、欠勤が重なる日、短時間勤務が多い日も、検証に入れておきます。

1. 業務の洗い出しと要件定義

まず、業務の流れと、担当者ごとの入力、判断、例外対応を整理します。そのうえで、MUSTとWANTを分け、必要な仕組みから決めておきます。

希望休の提出、原案作成、主任確認、園長承認、職員への配布の時系列
当日変更、勤怠締め、給与連携までの流れと、各担当者の入力情報・判断基準
MUSTの範囲：配置不足の検知、希望休の反映、勤務時間の集計、権限管理、CSV出力
AI提案やチャット通知の採否（実際の効果を見て後から判断）

配置基準は、人数の計算と警告・承認のルールに分けて仕様にします。具体的には、時間帯ごとの必要人数と、資格・経験の条件を決めます。

基準を下回ったときの警告、例外を承認する役職、記録方法も定めておきます。なお、こども家庭庁は2026年4月にも配置基準の基礎資料を更新しています（出典：こども家庭庁「保育」、2026年更新）。

要件定義の時点で、最新の通知と自治体の運用を確認しておきます。そのため、制度変更に応じて設定を更新できる構造にします。

2. 代表園での検証とデータ移行

複数園では、まず代表園で検証します。その後、データを整理し、運用ケースを確かめ、旧表と照合する順に進めます。

典型的な代表園を先行させ、2〜3か月分の実データを使ったFit & Gap
通常月、年度替わり、運動会などの行事、土曜・延長保育、欠勤が続く日、短時間勤務者が多い日での検証
従来の判断の言語化、候補や警告の確認、旧Excelとの照合（最初の締め処理まで）

移行するデータは、職員マスタ、勤務パターン、クラスです。園児数、登降園予定、休暇も整理の対象になります。

過去シフトと給与連携項目も、あわせて整理します。移行の前に、入力漏れや表記ゆれを直しておきます。

3. 研修・並行運用・段階的な拡張

本稼働は、役割別の研修、旧運用との並行、段階的な拡張の順で進めます。最後に、定期的な振り返りで見直します。

園長・主任向けの承認研修、担当者向けの操作研修、職員向けの希望休提出と通知確認の説明
欠勤、配置不足、端末故障時の手順の整備と、初月の旧運用との並行（作成時間、修正回数、配置不足件数、問い合わせ数の測定）
シフト・配置・勤怠が安定した後の、登降園予定、給与連携、保護者連絡、複数園分析への拡張
導入後1か月、3か月、6か月のKPI振り返り（機能追加より、入力ルールや警告条件の改善）

ポイント

現場ルールを整理してから設定や開発に進み、代表園で年度替わりや行事月を含めた検証を終えてから、全園へ広げるかを決めます。旧Excelとの照合を最初の締め処理まで続けられるかも、その判断材料になります。

費用相場とコストの内訳

費用は、クラウドか個別開発か、既存の園務システムと連携するかで変わります。また、公開料金と個別見積もりは性質が異なります。

比較は、月額だけでなく、3〜5年の総額で行います。総額には、初期設定、移行、研修を含めます。端末や追加園の費用、保守、制度変更対応も含めます。

▶ 詳細はこちら：保育園・幼稚園向け保育士シフト管理システム開発の見積相場や費用/コスト/値段について

既製クラウドの公開料金は月額5,000〜40,000円程度が目安

2026年8月に確認できた公開料金を、1園で使う場合の比較の起点として見ておきます。

基本料：初期費用0円、定員別の月額3,300〜8,800円の例（出典：保育ICTサービス公開料金、2026年8月確認）
オプション：シフト管理などは1機能あたり月額3,300〜8,800円の例（出典：保育ICTサービス公開料金、2026年8月確認）
複数機能パック：月額27,500円（〜30名）、33,000円（31〜100名）、38,500円（101名〜）（出典：保育ICT公開料金、2026年8月）
1園の比較起点：初期費用0円〜数十万円、月額5,000〜40,000円程度

移行や初期設定は、料金に含まれるとは限りません。訪問研修や端末も、別料金になる場合があります。

追加職員・園、給与連携、サポートについても、別料金の場合があります。そのため、見積書では、月額に含む範囲と別途作業を分けて示してもらいます。

個別開発は500万〜4,000万円程度の推定レンジ

保育園専用の個別開発には公的な平均価格が少ないため、人事・労務領域の開発相場で置き換えた推定を示します。

小規模：シフト作成、配置確認、希望休、CSV出力に絞る場合の500万〜1,500万円程度
中規模：シフト・勤怠・職員台帳・登降園予定・給与連携・複数園管理を含む場合の1,500万〜4,000万円程度

工数配分の目安は、要件定義が総額の約10％、設計が10〜20％、開発が40〜60％、テストが10〜20％です。クラウドの設定・移行・研修は数週間〜3か月程度、シフト中心の小規模開発は4〜8か月が目安です。一方、複数領域の新規構築は6か月〜1年以上を想定します。

個別開発の金額は、要件の複雑さや連携先、データ品質で変動します。承認者の人数も、変動の要因になります。そのため、金額だけでなく、見積もりの前提条件も確認します。

3〜5年総額と補助制度の確認

方式や補助制度によって費用の条件が異なるため、3〜5年の総額と申請条件を確かめます。

クラウド：利用料、オプション、追加園、端末、研修費の3年・5年での積算
個別開発：初期費用の大きさと、人数増加で月額が直線的に増えない場合
継続費用：保守契約、クラウド基盤、監視、バックアップ、法改正・脆弱性対応、追加改修の費用（含めないと総負担を見誤る）
補助制度：施設、申請主体、対象経費、上限、募集時期の条件（自治体や年度で異なる）

2026年度に使えるかどうかは、所在地の自治体が公表する公募要領と対象経費で確かめます。また、補助金を前提に全機能を作り込まず、不採択でも運営できる予算を用意します。

ポイント

公開料金と個別見積もりは性質が違うため、3〜5年の総額を同じ前提で並べられるかを、判断の目安にします。月額だけでなく、初期費用や保守、制度変更対応まで含めて比べます。

開発会社/ベンダーの選び方

開発会社は、知名度や機能数だけでなく、自園の条件を再現できるか、現場が導入後に自走できるかで選びます。既製サービスの導入支援、既存システムとの連携開発、独自のシフト計算の新規開発では、必要な専門性と契約範囲が異なります。

保育施設での経験と自園との適合性

導入実績だけでなく、自園に近い運営形態や勤務条件を再現できるかを確かめます。

運営形態：保育園、幼稚園、認定こども園、企業主導型、認可外ごとの条件の違い
導入実績：似た規模・形態で使われた機能と、作業時間の変化（何日から何時間へ）
複数園管理：園ごとのルールの分け方と、本部での横断集計
デモ条件：早番・遅番、経験者と新人、クラス兼務、土曜・延長保育
追加ケース：短時間勤務と欠勤交代を含む7ケースでの、理由説明と承認記録の確認

開所時間や配置は、施設の種類によって異なります。園児管理と働き方も、施設ごとに違いがあります。また、職員がスマートフォンで変更を確認できるかも見ます。

連携・移行・サポートの範囲

見積もりには、システム連携とデータ移行の範囲を含めます。セキュリティや委託先管理の範囲も、見積もりに入れておきます。

連携：勤怠、給与、登降園、職員台帳、会計、保護者連絡との接続の決め方
連携仕様：CSVかAPIか、エラー検知・再送の担当、項目追加費用の記載
データ移行：職員名、雇用区分、クラス名、勤務記号の統一と、過去データの保存期間の決定
安全管理：アクセス権、二要素認証、暗号化、操作ログ、バックアップ、復旧目標の確認
委託先：データ返却・消去、再委託先、安全管理措置、契約後の監査の確認

個人情報保護委員会の指針は、委託先の安全管理措置を事前に確認し、契約や定期監査で取扱状況を把握する考え方を示しています（出典：個人情報保護委員会「通則編」、2026年確認）。

IPAは2026年3月27日に中小企業向け情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版を公開しました。さらに、サプライチェーンを含む対策を拡充しています（出典：IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版、2026年3月）。

同じRFPによる複数候補の比較

候補各社に同じRFPを渡し、対応範囲や評価項目、契約条件をそろえて比べます。

RFPの条件：対象園・職員数、開所時間、クラス構成、勤務パターン、希望休、土曜・延長保育の記載
導入条件：欠勤対応、連携、利用端末、導入時期、予算上限のまとめ
回答範囲：標準機能、設定、追加開発、運用で回避する範囲の切り分け
評価項目：配置基準、自動生成、欠勤調整、勤怠・給与連携、複数園管理、料金、移行、サポート
契約条件：総額、障害連絡、出力、セキュリティ、返却形式、保存期間、再委託、責任分界点の確認

価格を公開していない候補も、初期設定や研修、移行を含む総額を出せるかで判断します。保守と追加園の扱いも、同じ総額で確かめます。契約前の条件確認は、将来の乗り換えや監査への備えにもなります。

▶ 詳細はこちら：保育園・幼稚園向け保育士シフト管理システム開発でおすすめの開発会社/ベンダー6選と選び方

▶ 詳細はこちら：保育園・幼稚園向け保育士シフト管理システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順

▶ 詳細はこちら：保育園・幼稚園向け保育士シフト管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

ポイント

開発会社は、自園に近い条件を再現できるか、導入後に現場が自走できるかで絞り込みます。同じRFPへの回答範囲と総額を並べて比べると、判断の根拠が残ります。

導入で失敗しないための運用と安全対策

適切なシフトを作るには、職員マスタを最新に保ち、勤務可能時間を登録し、例外ルールを文書にしておく必要があります。そのため、データ更新の担当と締切も決めておきます。

承認者や変更時の通知、月次の点検項目も定めておきます。機能の導入と同時に、運用ルールも整えます。

属人化と入力ミスを防ぐ運用ルール

勤務記号や暗黙のルールを残さないために、定義書にまとめておきます。定義書には、勤務パターン、休憩、固定勤務を書きます。応援や兼務、例外承認も含めます。

マスタの更新は、誰がいつ反映するかを決めておきます。対象は、入退職や異動、資格、勤務時間の変更です。入力後の確認手順も設けます。

資格と配置：資格が必要な時間帯の無資格者の有無
勤務と休憩：連続勤務や休憩の問題の有無
希望休：未処理の希望休の有無

画面の使いやすさだけで選ぶと、給与締めや欠勤連絡などの前後工程を確認しないまま進むことになり、運用に支障が出ます。

最初から全機能を導入すると、研修の量が増え、職員が使わなくなることがあります。そのため、初月はシフト作成と配置確認に絞ります。毎月の振り返りでは、入力時のつまずきや、警告が妥当かどうかを見直して修正します。

個人情報と障害時の確認項目

個人情報と業務継続を守るため、アクセス管理や技術対策、障害時の手順を整えます。

権限管理：職員の勤務・給与、園児・保護者情報を扱う範囲の絞り込みと、退職者アカウントの速やかな停止
技術対策：多要素認証、通信・保存時の暗号化、操作ログ、バックアップ、復旧手順の確認
委託先情報：脆弱性窓口、データ保管場所、海外取扱い、再委託先の確認
障害対応：通信障害・端末故障時の勤務表閲覧、紙の控えの保管、復旧後の変更反映の決定

共有アカウントは、閲覧や変更をした人を追えないため避けます。また、システムが運営責任や自治体への確認を代わりに担うわけではありません。制度変更や監査、事故があったときに説明できるよう、設定値と承認履歴を残しておきます。

ポイント

機能を増やす前に、データ更新の担当と締切、承認者、警告条件を決めておけば、導入後の混乱を抑えられます。入力ルールと警告条件は、毎月の振り返りで直す前提で考えます。

よくある質問

費用や配置基準は、保育園・幼稚園のシフト管理でよく寄せられる質問です。Excelからの移行や急な欠勤への対応についても、質問が多く見られます。導入前に確認しておきたい点を、質問ごとに回答します。

小規模な保育園でもシステムを導入するメリットはありますか？

あります。職員数が少ない園でも、1人の欠勤や勤務変更は配置全体に影響します。そのため、調整が園長や主任に集中しやすくなります。

月額費用と、作成時間や修正対応にかかる時間を比べます。給与集計と配置確認にかかる時間も比べます。シフト・配置・勤怠に絞って効果を測れば、判断の材料がそろいます。

システムを入れれば保育士の配置基準を自動で満たせますか？

システムは、園児数、クラス、時間帯を踏まえ、職員条件と照らして、必要人数との差や条件違反を警告します。ただし、法令や自治体の運用を自動で保証するものではありません。

最新の配置基準や通知を確認して設定を更新し、園長や主任が最終確認します。短時間勤務、勤務時間短縮、スポットワークも、対象制度と自治体を確認したうえで登録します。

Excelのシフト表をそのまま移行できますか？

移行範囲は、元のExcelの列構成とシステムの取込形式によって異なります。まず、職員名、雇用区分、クラスを整理します。続けて、勤務記号、希望休、過去シフトも見直します。

取り込む前に、表記ゆれや不要な数式を取り除きます。そのうえで、給与や監査に必要な過去データの期間を決め、最初の月は旧表と新システムを照合します。

急な欠勤や交代にもスマートフォンで対応できますか？

対応できる製品はありますが、候補者の絞り込み条件と通知方法を確かめる必要があります。絞り込みでは、資格や勤務可能時間、所属を考慮します。連続勤務や休憩、担当クラスも考慮に入ります。

主任が交代候補を承認して職員へ通知できると、電話や個別メッセージの往復を減らせます。ただし、当日の保育状況や引き継ぎは、現場で確かめる必要が残ります。システムの提案をもとに、最終的な判断は責任者が行います。

既製サービスと個別開発はどちらを選ぶべきですか？

多くの園では、既製サービスでシフト・配置・勤怠のMUSTを満たし、不足する部分を連携や追加開発で補う段階導入が検討しやすいです。独自の配置計算、複雑な複数園権限、既存システムとの深い連携など、標準機能では業務を変えられない理由が明確なら、個別開発を検討します。

判断は、初期費用だけでなく、保守や制度変更まで含めて行います。データ移行や将来の乗り換えも、判断の材料に入ります。

まとめ

保育士シフト管理システムは、勤務表の電子化にとどまらず、園児数や時間帯に応じた配置を、職員条件や希望休と合わせて確認する仕組みです。行事や急な欠勤、勤怠・給与連携も扱うことで、安全な保育と職員の公平性を支える役割を果たします。

配置・シフト・勤怠のMUSTからの始め方

導入前に、作成時間、修正回数、配置不足件数を測ります。希望休反映率、残業時間、問い合わせ数も、あわせて測ります。そのうえで、配置ルールを計算と承認に分けます。

実際の2〜3か月分のシフトで検証します。公開クラウドは初期0円〜数十万円、月額5,000〜40,000円程度が推定の目安です。

個別開発は500万〜4,000万円程度の推定レンジです。見積もりでは、移行と研修を含めて比べます。保守や連携まで含めると、判断の材料がそろいます。

自動計算と現場の判断の組み合わせ

自園の課題に合う方式を選び、デモで勤務条件と安全面を確かめます。

方式：クラウド、パッケージ、個別開発の長所と制約の比較（自園の課題に照らして）
勤務条件：短時間勤務、土曜・延長保育、急な欠勤、資格・経験の組み合わせ
運用確認：警告理由、変更履歴、通知、出力、権限、障害時の手順
安全確認：配置基準、委託先の監督、再委託、バックアップ、復旧、データ返却

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。