清掃現場管理システムの発注は、業務を棚卸しし、発注形態と要件を決め、契約と運用を合意する順に進めます。この順で進めると、現場の記録を経営データにつなげられます。
全体像は、下の完全ガイドの記事にもまとめています。
▼全体ガイドの記事
・清掃業向け清掃現場管理システム開発の完全ガイド
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清掃業向け清掃現場管理システムを発注・外注する全体像
発注では、機能を並べる前に、情報が途切れる業務と標準化したい作業を洗い出します。目指すのは、写真付きの作業実績が承認後に顧客報告、請求、原価管理へつながる状態です。
発注の目的は、現場記録を経営データにつなげること
このシステムは、勤怠アプリやチャットとは違い、清掃業務の情報をまとめて扱う仕組みです。物件、顧客、契約、作業仕様、担当者の情報を登録し、現場では開始・終了時刻、チェック、写真、異常、是正を記録します。承認、報告書、請求まで、同じ流れで扱えます。
労務費や資材費、外注費も、同じ業務データとして扱います。ただし、紙をなくすだけでは、入力画面が増えても請求漏れや確認電話が減らない場合があります。
導入前には、効果を測る指標も決めておきます。たとえば、報告書1件の作成時間、未実施・遅延件数、請求確定までの日数を指標にします。
発注範囲の分け方（企画・開発・定着支援）
外注の範囲は、ヒアリングや現状分析から導入後の改善までです。中心になるのは要件定義と開発で、そのほかに画面設計、Excel移行、会計・勤怠連携も含みます。テストと教育も、同じ範囲に入ります。
既製サービスを使う場合でも、初期設定や帳票調整、マスター登録、データ移行、現場教育、問い合わせ対応は必要になります。そのため、月額料金だけで判断せず、短時間入力の操作改善を誰が担うのかも、発注書や見積書に含めます。
清掃現場管理システムの発注形態の選び方
標準業務が多く早期利用を望むなら既製SaaS、独自の帳票や承認が差別化要因なら設定変更やローコードが候補です。複数拠点の契約・原価・請求・会計を独自に統合する場合は、専用開発を検討します。
早期導入と標準化を優先する場合の既製SaaS
既製SaaSでは、業界で共通する次の機能を短期間で使い始められます。
- 現場管理：物件台帳、案件管理、シフトの管理。
- 作業報告：写真付き報告と電子署名に対応。
- 顧客・会計：顧客との共有、見積、請求に対応。
CleanGoはFreeのほか、Standardが1ユーザー月額980円、Proが1ユーザー月額1,980円です。また、いずれも税別で、段階的に試せます（出典：株式会社サムライテクノロジーズ「CleanGo」公式料金情報、2026年8月確認）。
ビルメンHUBは初期費用30,000円で、6名以上は1名月額2,980円、1〜5名は1名月額4,980円（税込）です（出典：YDAIコンサルティング「ビルメンHUB」公式料金情報、2026年8月確認）。
無料枠の件数や写真容量、帳票変更、API、解約時のデータ返却、複数会社の権限管理は、サービスごとに異なります。標準機能に業務を合わせられる会社ほど、導入期間と初期費用を抑えやすくなります。
デモでは、次の操作を試して現場の運用に合うかを確かめます。
- 実物件を登録し、通信が不安定な場所で複数枚の写真を撮る。
- 担当変更と差戻しを行い、顧客指定Excelへ出力する。
パッケージ設定・ローコード・専用開発の使い分け
業務の独自性と必要な入力機能によって、次の方法を使い分けます。
- パッケージ設定：帳票や項目を足し、業界標準と自社運用を両立。
- ローコード・専用フォーム：チェック、写真、GPS、サイン、PDF報告を形にする。
- 専用開発：独自の業務や基幹連携に合わせた構築。
複数拠点の契約条件や協力会社への再委託、物件別損益、独自請求、基幹連携が経営上欠かせない場合は、専用開発が向いています。
まずは写真付き完了報告とシフト・アサインだけを対象に、MVP（最小限の実用版）を作ります。1拠点または数十現場で試す進め方が安全です。
3カ月程度の試行で、入力完了率、報告作成時間、未実施件数を測ります。効果が確かめられたら、請求・原価・会計連携を第二段階にします。そのうえで、各段階の成果物と中止・変更の条件を発注先と決めておきます。
RFPと要件整理の進め方
良いRFP（提案依頼書）は、機能だけでなく、現状、課題、対象範囲、優先順位、制約、評価方法をまとめた資料です。同じ前提で依頼すれば、価格だけでなく提案の抜けや追加費用の条件も比べられます。
現状業務の棚卸し（物件登録から請求まで）
業務の棚卸しでは、物件登録から請求までを次の順に整理します。
- 物件・顧客・契約・作業仕様を登録する
- 日常・定期清掃の予定を作り、スタッフを配置する
- 入館・作業を行い、写真とチェックを記録する
- 管理者が承認し、顧客へ報告して請求する
各工程について、担当者、帳票やアプリ、入力内容、引き継ぎ先を確認します。紙やExcel、LINE、勤怠、会計ソフトのサンプルも集めます。
欠勤、応援、臨時作業、作業変更、クレーム、再作業は、例外として整理します。そのうえで、現場要件には低スペック端末、外国人スタッフ、地下・高層階の通信断、短時間作業、多言語を含めます。
入力項目を絞ったうえで、数タップで写真を送れる画面、オフライン保存と後同期、写真圧縮、紛失時の再認証をRFPに記載します。現場で使えるように、担当者も要件定義に参加させます。
RFPに記載する項目（対象範囲・非機能・移行・運用）
対象範囲、機能、運用条件は、次の項目をRFPに記載します。
- 規模：拠点、物件、顧客、スタッフ、協力会社の数。
- 作業量：月間件数、帳票・写真の数、同時利用者数。
- 優先度：機能の区分（必須、できれば、今回は対象外）。
必須機能には、物件台帳や契約・作業計画、シフト、現場チェックを置きます。加えて、写真、異常報告、承認を必須にします。顧客報告と請求用出力も、必須機能に含めます。
外部との連携と、移行する既存データの年数も決めておきます。連携先として、会計、給与、勤怠を挙げます。メール、LINE、CSV、API連携も、連携先に含めます。
非機能要件では、稼働時間、障害連絡、復旧目標を決めておきます。そのほかに、バックアップ、権限、操作ログ、暗号化を定めます。個人情報の保管場所、データ出力、解約後の削除も含めます。
写真やGPS、氏名・連絡先は、役割ごとに誰が見られるかを定めます。
RFPの最後には、提案書の記載項目、デモシナリオ、見積内訳、評価配点、質疑期限、導入希望時期も記します。
請負・準委任など契約形態の選び方
契約は、成果物と変更の不確実性で選びます。完成物を合意できる工程は請負、整理や検証を重ねながら内容が変わる工程は準委任が基本です。
IPAの「情報システム・モデル取引・契約書」は、ユーザー企業とITベンダーが段階ごとの責務を明確にするためのモデルです（出典：IPA「情報システム・モデル取引・契約書」、2025年更新）。
請負契約の前提（仕様・納期・検収条件）
請負では、開発会社が合意した成果物を完成させ、発注者が検収して支払います。契約では、次の範囲を具体的に決めます。
- 仕様：画面一覧、機能仕様、連携仕様、テスト項目。
- 納品・検収：納品物、検収期間、修正対応の範囲。
「写真報告に対応」とあっても、枚数、圧縮、撮影日時、GPS表示、顧客共有、削除方法の範囲は不明なままです。受入基準が曖昧だと、追加費用や納期延長をめぐる争いにつながります。
固定価格は予算を管理しやすい一方で、要件の漏れや変更には弱い面があります。そこで、変更手順、追加見積の承認者、納期への影響、軽微な修正の定義を決めておきます。
ソースコード、デザイン、帳票、DB定義、運用マニュアルについて、権利と利用範囲を確認します。第三者ライブラリの扱いや再委託先の開示も、契約に含めます。
準委任契約が向く工程（要件整理・伴走・改善）
準委任は、専門家として業務を遂行することに報酬を支払う形で、内容が変わり得る工程に適します。完成を約束する契約とは違い、整理や検証を重ねながら進める工程で使いやすい形です。
- 要件整理：現状ヒアリングと業務フロー整理。
- 検証・開発：試作検証とアジャイル開発。
- 運用改善：試行運用と改善会議。
現場で試すと、応援要請は電話のまま残す、写真の公開範囲は顧客ごとに変える、といったことが分かる場合があります。そのため、最初から固定仕様にしないほうが合理的なこともあります。
時間単価か月額、稼働人数、作業時間の報告、成果物、会議体、意思決定の期限を定めます。あわせて、要件定義書や画面試作、課題一覧、決定事項、次の計画など、各期間の成果も明確にしておきます。
段階ごとに契約を分ける方法もあります。たとえば、要件定義は準委任、確定した実装は請負、保守・改善は月額準委任とします。
清掃現場管理システムの費用相場とコスト内訳
費用は、SaaS利用料、初期設定・移行、追加開発を中心に考えます。そのほかの費用項目として、専用開発、外部連携、教育、クラウド・保守を挙げます。
なお、清掃業固有の開発費を集計した公的統計は確認できていません。
以下の金額は、公開料金と一般的な業務システムの企画用推定を区別して扱います。これらは実際の見積額ではなく、RFP作成時の予算仮説です。
公開料金から見るクラウド導入のレンジ
公開料金の確認例から、クラウド導入費用は次の幅で比較できます。
- 初期費用：0〜3万円程度。
- 月額：無料から1ユーザー数千円、サービス単位で数万円。
- 10〜20名の目安：ユーザー課金なら月額数万円〜10万円程度。
実際の額は、機能、写真容量、帳票、サポート、拠点数、連携によって変わります。CleanGoのFree・Standard・Proや、ビルメンHUBの初期費用・人数別料金が、公開価格の例です（出典：各サービス公式サイト、2026年8月確認）。
初期費用が無料でも、Excel整形や過去写真の移行、研修が別料金の場合があります。ほかに、マスター登録、帳票変更、権限設計が別料金になることもあります。
見積は、初期費用、月額、従量課金を分けて示してもらいます。さらに、移行、帳票、APIの費用を分けてもらいます。サポートや解約・データ返却の費用も、別々に示してもらいます。
数年使うなら、初年度だけでなく3年総額で比べます。さらに、利用人数が増えた場合の料金も計算しておきます。
個別開発の規模別レンジと内訳
個別開発の費用は、試作の規模や統合する業務の範囲によって変わります。
- 予算仮説：PoCは50万〜300万円、個別開発は300万〜2,000万円程度。
- 根拠：NotebookLMの一般相場情報と公開SaaS価格による企画用推定。
- 規模：1拠点の報告機能は下限寄りです。
- 開発費：工程ごとに分けた見積。
- 保守費：開発費の年15〜25％を仮置きする場合がありますが、契約内容や対応時間で変わります。
この仮説は、清掃業固有の公的統計ではなく、実際の金額を保証しません。複数拠点の契約・原価・請求・会計・協力会社との連携、オフライン、多言語まで統合する場合は、予算上限を超える可能性があります。
開発費の内訳には、要件定義、UI試作、管理画面を分けて提示してもらいます。そのほかに、現場アプリ、認証・権限、API、写真・帳票保存の費用も含めてもらいます。データ移行、外部連携、テスト、教育、リリースも、内訳に入れてもらいます。
障害対応、OS更新、脆弱性対応、バックアップ復元試験、機能改善が保守に含まれるかを確認します。
費用対効果の試算（削減時間と請求漏れ）
ROIの試算では、削減時間に社内人件費単価を掛け、請求漏れや再作業、確認電話の減少効果を加えます。そこから、月額、保守、教育費を差し引いて計算します。
報告書作成・確認の月間時間、翌月へずれる請求件数、未実施確認の電話回数を3カ月記録します。数字がないまま効率化だけを示す提案は、検証しにくいものです。
導入3カ月後の目標は、自社で測れるKPIにします。たとえば、次のような数値を設定できます。
- 入力完了率：対象現場で90％以上。
- 報告書作成時間：現状から30％削減。
- 未実施の翌日発見：発見率100％。
これらは業界共通の保証値ではなく、ベンダーと合意するKPIの例です。目標値、計測方法、データ所有者、改善会議の頻度を決めておくと、追加開発の優先順位も付けられます。
委託先の選定と見積比較で確認するポイント
委託先は、知名度だけでなく、清掃・ビルメンテナンスの理解と現場アプリを横並びで評価します。移行、請求・原価の対応も、評価の対象にします。連携、安全管理、定着支援も評価します。
提案が製品購入、設定変更、個別開発のどれにあたるかを明記してもらいます。そうすると、開発会社とSaaSベンダーが混ざった提案でも比べやすくなります。
委託先の評価（実績と現場検証）
清掃・ビルメンテナンスでの導入経験や、対象規模、期間、利用者数、移行量、導入後の支援体制を確認します。実績については、社名や件数に加えて、属人業務、変更した画面、定めた運用ルールを聞きます。
DK-CONNECT BMは、作業予定や協力会社との調整、作業者への連絡、報告書作成などをクラウドで扱うサービスです。2026年にもセミナーなどの更新情報があります（出典：ダイキン工業「DK-CONNECT BM」公式サイト、2026年確認）。
各社には同じシナリオのデモを依頼し、次の流れを試してもらいます。
- 物件登録、定期清掃の予定変更、欠勤時の再配置。
- 通信断での入力、写真付き報告、管理者の差戻し。
- 顧客共有、請求用CSVの出力。
現場スタッフにも操作してもらい、完了までのタップ数、誤入力から戻る方法、サポートへの相談のしやすさを採点します。
見積の比べ方（前提・除外・単価）
まず、同じ前提で計算された見積かを確認し、費用項目を分けて比べます。
- 開発工程：要件定義、設計、実装、テスト、リリース。
- 導入・運用：移行、教育、保守、クラウド、ライセンス。
- 追加対応：連携、帳票変更。
工数や単価、期間、担当者の役割も示してもらいます。そのうえで、物件数、契約数、写真の量、帳票の量をそろえます。同時利用者、外部仕様、顧客指定様式の数も、条件に含めます。
「要件定義は無料」「追加機能は別途」「保守は要相談」と書かれている場合は、その対象外を質問します。デモ後の有償の要件定義、仕様変更単価、遅延時の扱い、受入テストの分担も確認します。
納品後の瑕疵対応、担当交代、再委託の有無も確かめます。また、番号付きの前提条件一覧を見積に添え、回答を契約書や要件定義書に反映してから発注します。
写真・GPS・顧客情報の安全管理（契約への盛り込み）
清掃現場管理システムでは、次の情報を扱う可能性があります。
- スタッフ情報：氏名、連絡先、勤怠、GPS。
- 施設情報：写真、鍵・入館方法。
- 取引情報：契約金額、請求情報。
個人情報保護委員会のガイドラインは、委託先の監督の考え方を示しています。委託先の選定、安全管理条項、再委託の確認、必要に応じた監査などを含みます（出典：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」、2026年8月確認）。
保管場所と権限、MFAを確認します。そのほかに、通信・保存時の暗号化、操作ログ、バックアップと復元試験も確かめます。障害・漏えい時の報告期限も、あわせて決めておきます。
再委託先、国外移転、解約時の出力と削除証明も、契約前に確かめます。
電子請求書や領収書を扱う場合は、電子取引データの保存方法も要件に含めます。国税庁は、年月日・取引先・金額での検索、訂正・削除履歴、または適切な事務処理規程などを確認事項として示しています（出典：国税庁「電子取引関係」、2026年確認）。
よくある質問（FAQ）
料金や法務上の扱いは、規模、契約、個人情報の利用目的によって変わります。提案会社や専門家に確認してください。
清掃業向けシステムはSaaSと専用開発のどちらがよいですか？
早期導入、標準化、初期費用を優先するならSaaSが適します。独自の契約・原価・請求や複雑な連携が競争力に直結するなら専用開発を検討します。
まず既製サービスを実データで試し、不足機能が設定で解決するか、開発が必要かを分けると、過剰開発を避けやすくなります。
発注予算はどのくらい用意すればよいですか？
クラウドは、初期が0〜3万円程度、月額は無料から数万円が目安です。単純なユーザー課金であれば、10〜20名規模で月額数万円から10万円程度が、比べる際の目安になります。
専用開発の企画用レンジは、PoCで50万〜300万円、個別開発で300万〜2,000万円程度です。清掃業固有の公的統計ではなく、実額を保証しません。
移行、帳票、連携、教育、保守を分けて見積もってもらい、3年総額で比べます。
開発会社へ相談する前にRFPは必要ですか？
完成版でなくても、業務フロー、課題、対象拠点・人数をまとめると、相談が進みます。そのほかに、必須機能、帳票、連携先を資料に入れます。希望時期と予算の考え方も、あわせて入れます。
要件定義を依頼する場合は、その費用、成果物、契約形態、発注しない場合のデータ返却を確認します。同じ資料とデモシナリオを各社に渡すと、比べる条件がそろいます。
現場スタッフが使ってくれない場合はどうしますか？
入力項目を絞り、写真とチェックを数タップで送れる画面にします。現場スタッフにも、選定、試験、改善に参加してもらいます。
協力的な拠点で2〜4週間試し、入力完了率と所要時間を見て、画面や運用を直します。全拠点へ一度に広げず、段階的に進める方法です。
紙・LINEとの併用期間、問い合わせ先、教育担当、切替日を決めると、導入後に元の運用へ戻るリスクを抑えられます。
まとめ
発注前に、物件登録から請求までを棚卸しします。そのうえで、欠勤、応援、通信断、臨時作業、差戻しもRFPに含めます。SaaS、設定変更、ローコード、専用開発は、速度、独自性、拡張性、3年総額で比べます。
契約と見積の確認項目（変更・データ・運用）
請負なら、仕様、検収、納期、修正、知的財産を定めます。準委任なら、作業、稼働、会議、成果物、変更の決め方を明確にします。
見積は、要件定義、開発、移行の費用に分けて、除外事項と追加単価を比べます。そのほかの費用として、帳票、連携、教育、保守、クラウドの費用も分けてもらいます。
契約には、権限、監査ログ、再委託を含めます。さらに、解約後の返却・削除と、電子取引データの保存も盛り込みます。
小規模での試行と段階的な展開
写真付き完了報告やシフトなど、効果を測りやすい業務から1拠点で試します。入力完了率、報告時間、未実施・請求漏れ、問い合わせ件数を記録します。
結果をもとに画面や権限、帳票、運用を直し、合意したKPIを満たしたら、請求・原価・会計連携へ広げます。現場と管理者がゴールを共有し、変更を管理すれば、現場の情報を経営判断に活用できます。
▼全体ガイドの記事
・清掃業向け清掃現場管理システム開発の完全ガイド
▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。