清掃業向けスタッフシフト管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

清掃業向けスタッフシフト管理システムの発注は、業務を洗い出すことから始めます。要件とRFPを整えてから、発注形態・契約形態・見積もりを順に比べ、段階的に導入すると現場に定着しやすくなります。

全体像は、清掃業向けスタッフシフト管理システム開発の完全ガイドにまとめています。

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清掃業向けスタッフシフト管理システムを発注する前の全体像

清掃会社では、顧客との契約を起点に勤務枠が決まります。たとえば、月・水・金の10時から16時は現場A、夜間は現場B、資格保有者2名の配置などです。

飲食店向けのシフト表だけでは、現場別の必要人数や固定シフト、急な欠勤への対応を一つの流れにできない場合があります。作業報告や給与計算まで含めると、扱う範囲はさらに広がります。

発注者は、発注前に、どの業務を、いつまでに、どの現場で、誰が使える状態にするかを決めておきます。

全社の業務を一度に置き換えようとすると、要件が膨らみ、見積もりも比べにくくなります。一方で、シフト作成と欠員把握から始め、勤怠、給与、作業報告、原価分析へと段階的に広げる進め方が現実的です。

「何を改善したいか」の数値化

発注では、Excelをやめることを目的にするより、今の損失を数値で把握することから始めます。場面ごとに、かかっている時間や件数を記録しておきます。

作成・転記：月間のシフト組みに要する時間と、月末の書き写しに要する時間
欠員対応：欠勤連絡から代務決定までの時間
通知・勤怠：変更連絡の漏れ、未出勤の発見時間、給与修正件数

現状の数値があれば、シフト作成の時間短縮や欠員の一覧化といった、画面以外の目標も委託先に伝えられます。さらに、これらの数値は導入後の効果測定にも使えるため、RFPに現状のKPIとして記載しておきます。

現場・スタッフ・連携先を含む発注範囲

発注対象は、現場・顧客・契約・スタッフから出力まで、業務の単位に分けて書き出します。

基本情報：現場、顧客、契約、雇用区分、資格、希望休、勤務可能時間
シフト業務：作成、欠員表示、代務検索、通知、打刻、承認
出力・連携：給与、請求、原価集計、紙・CSVへの書き出し

給与・会計ソフトや勤怠端末を含め、LINEや電話連絡、紙の掲示も一覧に入れます。データ移行、紙を残す範囲、代理入力の担当は決めておきます。決めないまま進めると、開発後に追加費用が生じやすくなります。

ポイント

発注範囲は、全社の業務を一度に置き換えず、シフト作成と欠員把握から段階的に広げる形で決めます。全社一斉では要件が膨らみ、見積もりを比べにくくなります。

発注形態の選び方（パッケージ・SaaS・個別開発）

発注形態には、汎用SaaSや清掃業向けSaaSのほか、ローコードや業務アプリ、受託開発があります。

比べる観点は、契約シフトや代務ルールを標準機能で扱えるかどうかです。さらに、端末を使えない人への手段や、データの持ち出しも比べます。

早く安く始めたい場合の汎用SaaS

汎用の勤怠・シフト管理SaaSは、初期設定や更新、法改正への対応を自社で抱えずに済む点が利点です。

導入条件：従業員が少なく、勤務パターンが単純で、給与ソフトとの標準連携で足りる会社に向く形態
現場固有の要件：契約単位の作業枠、必要人数、代務条件、紙・電話、写真付き報告は、標準機能では扱えない場合があります

デモでは、欠勤の発生から代務決定までを実際に操作して確かめます。

業界特化SaaSと現場運用の適合確認

清掃業向けSaaSは現場の運用を想定しています。そのため、汎用品より説明や定着がスムーズな場合があります。

現場適合：予定・スタッフ・顧客先、紙出力、複数の打刻方法への対応
公開価格：ライト月額5,000円、スタンダード月額10,000円、プレミアム月額20,000円
勤怠料金：単体またはオプションで1人月額300円（出典: Sherring公式料金ページ、2026年確認）
試用・機能：シェリングが案内するCSV出力・印刷と14日間の無料試用

ただし、公開価格は基本機能の目安です。初期設定、移行、追加連携、個別開発、導入教育は、別途確認します。

固有ルールと連携を価値にする場合の個別開発

独自の業務が競争力になる会社や、固有のルールや連携が必要な場合には、個別開発を検討します。

適する業務：複数法人・拠点の配置、独自の手当・請求、基幹連携、契約に沿う人員配置
MVP：現場・スタッフ情報、シフト、欠員表示、通知、紙・CSVを初期範囲とする
段階導入：勤怠や給与連携を第2段階に分ける案を、受託先に求める
AI自動配置：資格、希望休、移動時間、労働時間、契約上の必要人数を制約にし、説明できる候補だけを出す設計

現場の一日を再現したRFPと要件整理

現場の一日から安全管理まで、提案条件を同じ依頼書にまとめます。

RFPは、発注者が候補会社に示す依頼書です。

清掃業では、現場や働き方を業務シナリオにすると、提案と見積もりの精度が上がります。変更、月末処理、例外処理も同じシナリオに含めると、候補会社を同じ条件で比べられます。

要件が固まらない場合は、要件整理と画面試作を先に委託し、その結果を見てから本開発を発注する2段階方式も有効です。

現場とスタッフの類型化と業務シナリオ

現場は、日常・定期・巡回の清掃に分けます。さらに、夜間清掃やホテル・民泊も、現場の分け方に入れます。設備や警備との兼務がある現場も、分けて考えます。利用者は、正社員とパートに分けます。高齢スタッフや応援要員、スマートフォンを持たないスタッフは、別に分類しておきます。

固定枠：月水金の勤務枠への資格保有者の配置
欠勤対応：同じエリアで時間が合うスタッフからの候補選び
変更通知：本人への連絡と、紙掲示用の出力

候補会社には、画面の説明だけでなく、誰がいつ判断するかまで示してもらいます。

MUST・SHOULD・WANTによる初期範囲の決定

初期リリースの機能は、優先度ごとに分けて提案を比べます。

MUST：現場・顧客・スタッフのマスタ、固定シフト、希望休、重複配置・未割当の警告、欠勤・代務履歴、紙・CSV出力、権限管理
SHOULD：スマートフォン・共有端末での打刻、QRまたはGPS、承認、給与CSV、通知
WANT：AIによる候補提示、写真付き作業報告、請求・原価分析、顧客向け画面

特に、最初のリリースでMUSTを満たせない提案は、安くても比較対象から外す必要があります。

RFPに入れる連携・セキュリティ・運用条件

RFPには、連携方式とGPSの利用目的を明記します。そのうえで、セキュリティや運用の条件も確かめておきます。

システム連携：給与・会計・請求とつなぐ項目、CSVかAPIかの方式、締め日に確定するデータ
GPS：打刻時のみの取得、保存期間の限定、閲覧権限の区分などの範囲
安全管理：多要素認証、最小権限、暗号化、バックアップ、監査ログ、退職者の無効化、再委託先
ガイドライン：IPA第4.0版の対象と背景

IPA第4.0版は、組織対策、クラウド利用、インシデント対応を扱い、ランサムウェア等を踏まえた内容です（出典: IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版」、2026年確認）。

ポイント

RFPは、現場の一日を業務シナリオとして書き、MUST・SHOULD・WANTで優先度を分けておくと、候補会社の提案と見積もりを同じ条件で比べられます。

要件の確実さと変更の多さで選ぶ契約形態

契約ごとに重視する点は異なります。請負契約は完成物と納期、準委任契約は作業時間と専門人材、SaaS利用契約は月額利用です。

選ぶときは、要件の確定度、試行しながら変えるかどうか、社内の管理者の有無を見ます。

契約書と見積書は、要件定義書や仕様書、受入条件、保守範囲と照らし合わせて確認します。

請負契約の完成条件と変更手続き

請負契約は、合意したシステムを受託先が完成させ、発注者が検査して受け入れる場合に向いています。

受入条件：MVPの機能・画面・帳票、連携データ、ブラウザ、性能、障害時の動作、テスト、納品物
判定基準：「シフト作成」だけでなく、必要人数、重複警告、変更履歴、A4印刷などで確認できる条件
変更管理：追加機能や仕様変更に伴う金額・納期を決める手順

要件探索と改善を続ける場合の準委任契約

準委任契約は、発注者と受託先が協力しながら要件探索や改善を続ける場合に使いやすい形です。

適する作業：現場ヒアリング、業務フロー、画面試作、データ整理、PoCなど、完成形を確定しにくい業務
作業管理：月ごとの作業内容、成果物、レビュー方法、担当者、稼働上限、課題管理の明確化
発注者体制：意思決定者と現場代表の配置、確認の遅れによる費用増の防止

知的財産・データ・保守の帰属の確認

契約が終わったあとも運用を引き継げるよう、権利、データ、保守の条件を契約時に確かめておきます。

個別開発の権利：コード、デザイン、DB、API・テスト仕様書、運用手順書それぞれの利用範囲
SaaSのデータ：終了時の返却方法、返却後の削除日数、バックアップの扱い
保守範囲：受付時間、復旧目標、法改正・脆弱性対応、クラウド費、軽微な修正、再委託
引き継ぎ：管理者教育とマニュアルを納品物に含めること

ポイント

契約形態は、要件の確定度、試行しながら変えるかどうか、社内の管理者の有無で選びます。完成条件や変更手続き、データと保守の扱いまで契約時に確認しておくと、運用を引き継ぎやすくなります。

ライセンス価格と開発・運用費を分けた費用相場

開発範囲が広がるほど、見積もりの規模も上がります。

費用は、ライセンス価格と開発・運用費に分けて考えます。まず、利用料、初期設定、移行の3項目を確かめます。さらに、端末、追加開発、連携の費用は、見積もりに含めます。教育、保守、クラウドの費用も、一つずつ確かめます。

SaaSは公開価格が安く見えても、足りない機能を人手で補う電話や転記、確認の工数が残る場合があります。

受託開発は初期費用が大きくなりやすい一方で、契約シフトや請求・原価のルールに合わせやすい形です。

比較は、月額に加えて、3年程度の総保有コストと削減したい工数で行います。

公開価格を起点にしたSaaSの費用の積み上げ

公開価格を比較の起点にし、利用開始や基本機能、追加費用の条件を確かめます。

月額例：2026年時点で5,000円、10,000円、20,000円のプランと、勤怠1人月額300円
試用・開始：14日間の無料試用、単純な構成なら最短1週間程度で使い始められる案内
基本料金：予定、シフト、顧客情報、CSV出力などの例（出典: Sherring公式料金・導入案内、2026年確認）
追加費用：GPS、写真報告、複雑な権限、給与連携、初期投入、現場教育の費用は、同額とは限りません

管理者・スタッフ数や拠点、容量、サポート、データ出力が月額に含まれるかを確かめます。

段階別のレンジによる受託開発の見積もり

清掃業向けの公的な開発費統計は限られるため、人事・労務・給与の類似案件を読み替えた推定を示します。

要件整理・PoC：画面試作と既存SaaS連携まで含む範囲、100万〜300万円・1〜2か月程度
小規模MVP：現場・スタッフ情報、シフト、欠員、通知、CSV、権限を備え、300万〜800万円・2〜4か月程度
標準構成：勤怠、複数打刻、GPSまたはQR、承認、給与CSV、作業報告を含み、800万〜1,500万円・4〜8か月程度
基幹刷新：複数拠点・法人、請求・原価・給与APIを含む場合、1,500万〜4,000万円・6〜12か月以上の可能性
見積取得：作業人数、期間、工程別工数、諸経費を分けた見積書の、契約前の入手

各金額と期間は、要件の複雑さを見るための概算です。類似システムでは、費用の40〜60％が技術者やPMなどの人件費だという整理があります。

また、基幹刷新の範囲には、高度な代務の割り振り、移行、並行運用も含まれます。受託SEの単価は月額80万〜120万円、経験3〜5年程度の外部エンジニアは月額60万〜80万円が目安です。

初期費用とは別の保守・運用費の予算化

初期費用とは別に、利用後の継続費用と保守範囲を予算に入れます。

利用・管理：クラウド、ライセンス、端末・通信、問い合わせ、アカウント管理、マスタ更新
保守・追加対応：法改正、障害修正、バックアップ、脆弱性対応、追加開発
費用目安：類似する人事労務システムのQ&Aでは、初期費用の5〜15％程度
見積確認：月額か年額か、問い合わせ・法改正・OS更新を含むかで、実額が変わる

初年度と2年目以降に分けて、人数や現場数が増えた場合の費用を確かめます。

ポイント

費用は、ライセンス価格と開発・運用費を分けて見積もり、3年程度の総保有コストで比べます。公開価格は基本機能の目安なので、初期設定や移行の費用を積み上げて考えます。

清掃業の実務適合による委託先の選定と見積比較

同じ業務シナリオに沿って確認すると、会社ごとの適合度を比べやすくなります。

知名度や機能数よりも、清掃業務と端末を使えない人への対応を提案できるかを見て、会社を選びます。

候補を3〜5社程度にそろえ、同じRFP、業務シナリオ、前提条件で提案と見積もりを依頼します。特定の会社だけが知る情報を前提にすると、比較が崩れます。そのため、質問と回答は、各候補に同じ内容で共有します。

導入実績とプロジェクト体制の確認

清掃業の勤務実態や、現場で端末を使えない人への対応は、実績と製品で確かめます。

業務実績：清掃・設備・警備、複数現場、直行直帰、夜勤、応援勤務、紙とデジタルの併用
運用・体制：匿名画面や導入後の稼働、現場教育（可能な場合）、営業・要件定義・PM・開発・保守の担当者
製品例：ShiftMAXの案内内容は、清掃等の勤務形態、複数の打刻方式、GPS、給与連携
打刻例：ICカード、音声、指静脈、スマートフォン・タブレット（出典: KYODOU株式会社 ShiftMAX公式、2026年確認）

契約後も同じ体制で進むかを確かめ、自社のシナリオを製品や実績で再現してもらいます。

同じ粒度で比べる見積（機能・工程・前提条件）

同じ前提で、工程別の見積もりと要件の対応状況を比べます。

工程別見積：要件定義、ヒアリング、UX・画面設計、移行、開発、連携、テスト、受入、教育、リリース、保守
一式の確認：一式にまとめられた金額の、人月や現場・スタッフ数、移行件数、通知・端末、クラウド、検収条件などの内訳
金額の前提：安い見積もりは移行・教育が発注者作業、高い見積もりは複数回の現場テストや並行運用を含む場合があります
総額と適合：初期・月額・年額、3年総額、追加開発単価、保守、対応時間、データ返却、法改正、再委託
未対応要件：標準・設定・追加開発・対象外の区分、手作業の時間、ミスのリスク

評価には、追加開発の上限や納期の確実さ、担当者の理解度も含めます。

欠勤から給与連携までを通したデモ

デモは実務に近いデータを使い、実際に操作して確かめます。用意された画面を眺めて終えるのではなく、欠勤の発生から給与・請求用データの出力まで、一連の流れを通して動かします。

契約枠の登録
必要人数と資格の設定、スタッフの配置
希望休の反映、急な欠勤の登録
代務候補の検索、本人への変更通知
スマートフォン、共有端末、電話、紙のいずれかでの実績登録と承認
給与・請求用データの出力

現場責任者と給与担当者にも同席してもらうと、見落としを減らせます。

ポイント

委託先は、知名度や機能数よりも、清掃業務と端末を使えない人への対応を提案できるかで選びます。同じRFPと前提条件で見積もりを比べ、追加開発の上限や納期の確実さも評価に含めます。

よくある質問

発注前によく寄せられるのは、費用、期間、端末を持たないスタッフ、GPS、法令対応についての質問です。

標準機能はSaaSで試し、費用対効果に直結する固有要件だけを個別開発すると、比較と導入の失敗を減らせます。

清掃業向けスタッフシフト管理システムの発注費用はいくらですか？

費用の目安は、SaaSの月額5,000〜20,000円程度と、勤怠1人月額300円の公開例です。

要件整理・PoC：100万〜300万円程度
小規模MVP：300万〜800万円程度
勤怠・給与連携を含む構成：800万〜1,500万円程度
基幹刷新：1,500万〜4,000万円程度の推定

費用は、機能、現場・スタッフ数、連携、移行、教育によって変わります。そのため、工程別の見積もりと3年総額で比べます。

スマートフォンを持たない清掃スタッフにも対応できますか？

対応できます。アプリを全員に強制せず、本人が確認できる手段を用意します。

代替手段：紙掲示、電話音声、共有タブレット、ICカード、管理者の代理入力、CSVや印刷の組み合わせ
変更連絡：本人が確認する方法と、変更を伝える方法
操作確認：紙出力や複数打刻に対応する製品もあるため、デモで高齢者や端末を持たない人の一日を再現すること

GPSは清掃業向けスタッフシフト管理システムに必須ですか？

必須ではありません。現場確認や不正打刻の防止に役立つ一方で、常時取得は不安や管理の負担につながります。

取得方法：打刻時だけ取得する方法、現場QRを使う方法、管理者の確認を残す方法
利用条件：取得項目・時点、保存期間、閲覧権限、退職後の削除、本人への説明（RFPと社内規程に記載）
導入確認：労務・法務の確認

シフト管理システムの契約で法令対応まで任せられますか？

システム会社には支援を求められますが、導入しただけで法令遵守になるわけではありません。

改正内容：厚生労働省が2026年6月に改正した留意事項（年休の付与日数や所定労働日数を算定しにくい場合の扱いを含む）
賃金計算：取得時賃金の計算方法も対象です（出典: 厚生労働省「いわゆる『シフト制』について」、2026年6月）
契約前確認：法改正情報、設定変更、給与計算との整合、社労士・労務担当との役割

まとめ

発注時は、現場・顧客・契約・スタッフから欠員、勤怠、給与、請求までの流れを洗い出します。

汎用SaaSや清掃業特化SaaS、ローコード、個別開発を、機能、使いやすさ、連携、セキュリティ、3年総額で比べます。

端末を持たないスタッフや紙が必要な現場も要件に含めるかどうかで、導入後の定着が左右されます。

発注前の現場代表と給与担当者の巻き込み

本社だけで決めると、現場で使えない画面や、月末処理に使えないデータが残りがちです。

現場責任者、シフト作成者、連絡担当、給与・請求担当を、初期ヒアリングに加えます。そのうえで、紙を残す範囲と代理入力のルールも合意します。小さな現場で試してから広げると、教育費と反発を抑えやすくなります。

業務シナリオから始める最初の見積依頼

詳細な画面仕様を最初から完成させる必要はありません。

現場の一日、欠勤連絡、代務決定、打刻、承認、給与・請求連携を含むシナリオ作り
現場数、スタッフ数、既存システム、MUST要件の整理と、同じ条件での複数社への相談
提案を見たうえでの、要件定義、契約形態、MVPの境界の決定と、工程別（要件定義〜保守）の見積もりの確認（契約条件、データ返却、法改正対応を含む）
全社一斉の切り替えを避け、1〜3現場のPoCやMVPで作成時間や欠員充足時間、未出勤発見時間、締め処理時間、給与修正件数を測り、効果を確かめてから展開

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。