清掃業向けスタッフシフト管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

清掃業向けスタッフシフト管理システムの発注・外注は、現場ごとの契約条件、欠員時の代務、紙を使うスタッフ、勤怠・給与連携までを要件に含め、段階導入できる委託先を選ぶことが成功の近道です。

清掃会社では、「月・水・金の10時から16時まで現場A」「夜間に現場B」「資格保有者を2名配置」のように、顧客との契約を起点に勤務枠が決まります。飲食店向けのスタッフシフト表を導入するだけでは、現場別の必要人数、移動可能エリア、固定シフト、急な欠勤、作業報告、給与計算までを一つの流れにできない場合があります。本記事では、パッケージ導入、業界特化SaaS、ローコード、受託開発の選び分けから、RFPの作り方、契約形態、費用相場、見積比較、委託先の選定基準まで、発注・外注・依頼・委託を進める実務を解説します。

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清掃業向けスタッフシフト管理システムを発注する前の全体像

発注前に決めるべきことは、機能の数ではなく、どの業務をいつまでに、どの現場で、誰が使える状態にするかです。最初から全社の業務を完全に置き換えようとすると、要件が膨らみ、見積もりの比較も難しくなります。まずはシフト作成と欠員把握を中心に始め、勤怠、給与、作業報告、原価分析へ広げる段階設計が現実的です。

発注の起点は、「Excelをやめたい」ではなく、現在の損失を見える化することです。たとえば、月間のシフト作成時間、欠勤連絡から代務決定までの時間、変更通知の漏れ、未出勤を発見するまでの時間、月末の転記時間、給与修正件数を記録します。現状値が分かれば、委託先に「便利な画面」ではなく「作成時間を半分に近づけたい」「欠員を当日朝までに一覧化したい」と伝えられます。導入後の効果測定にも使えるため、RFPに現状のKPIとして記載することが大切です。

対象範囲は、現場マスタ、顧客・契約マスタ、スタッフの雇用区分や資格、希望休、勤務可能時間、シフト作成、欠員表示、代務候補の検索、通知、打刻、承認、給与連携、請求・原価集計、紙やCSVの出力まで分けて書きます。さらに、現在使っている給与ソフト、会計ソフト、勤怠端末、LINEや電話連絡、紙の掲示を一覧にします。特に「既存データを移行するのか」「紙を残すのか」「誰が代理入力するのか」を決めないまま発注すると、開発後に追加費用が発生しやすくなります。

発注形態はパッケージ・SaaS・個別開発から選びます

清掃業向けスタッフシフト管理システムの発注形態は、大きく分けて既製の汎用SaaS、清掃・ビルメンテナンス業向けSaaS、ローコードや業務アプリ、受託による個別開発の4種類です。価格だけで決めず、現場固有の契約シフトや代務ルールを標準機能で表現できるか、使えないスタッフへの代替手段があるか、将来データを持ち出せるかで比較します。

汎用の勤怠・シフト管理SaaSは、アカウント発行、初期設定、アップデート、法改正対応を自社で抱えにくい点がメリットです。従業員数が少なく、勤務場所や時間帯のパターンが比較的単純で、給与ソフトとの連携も標準機能で足りる会社なら、導入効果を出しやすい選択肢です。一方で、顧客との契約単位で固定された作業枠、現場ごとの必要人数、代務候補の条件、紙と電話の併用、写真付き作業報告が標準で扱えない場合があります。デモでは、実際の欠勤発生から代務決定までを操作して確認します。

清掃業・ビルメンテナンス業向けのSaaSは、現場の予定、スタッフ、顧客先、紙出力、複数の打刻方法などを想定しているため、汎用品より説明や定着がスムーズなことがあります。たとえばシェリングの公式ページでは、清掃業向けの予定・スタッフ・顧客先管理、CSV出力・印刷、14日間の無料試用を案内しています。料金はライト月額5,000円、スタンダード月額10,000円、プレミアム月額20,000円、勤怠単体またはオプションが1人月額300円という公開例です（出典: Sherring公式料金ページ、2026年確認）。ただし、公開価格は基本機能の目安であり、初期設定、データ移行、追加連携、個別カスタマイズ、導入教育が含まれるかは別途確認が必要です。

個別開発は、複数法人・複数拠点をまたぐ配置、独自の手当や請求計算、既存基幹システムとの深い連携、契約条件を加味した人員配置など、業務そのものが競争力になる会社に向きます。受託先には、最初から全機能を求めるのではなく、現場・スタッフマスタ、シフト、未割当・欠員の可視化、通知、紙・CSV出力をMVPにし、勤怠や給与連携を第2段階に分ける案を求めます。AI自動配置を入れる場合も、資格、希望休、移動時間、労働時間、契約上の必要人数という制約を先に明文化し、説明できる候補だけを出せる設計にします。

RFPと要件整理は現場の一日を再現して作ります

RFPは、発注者が候補会社へ提示する依頼書です。清掃業の場合は、抽象的な「シフトを効率化したい」ではなく、現場の種類、スタッフの働き方、変更が起きる場面、月末処理、例外処理を業務シナリオで書くと、提案と見積もりの精度が上がります。要件が固まっていない場合は、要件整理・画面試作だけを先に委託し、その成果物をもとに本開発を発注する2段階方式も有効です。

まず、日常清掃、定期清掃、巡回、夜間清掃、ホテル・民泊、設備や警備との兼務などに現場を分類します。次に、正社員、パート、高齢スタッフ、応援要員、スマートフォンを持たないスタッフという利用者を分類します。RFPには、「月水金の固定枠へ資格保有者を配置する」「欠勤登録後、同じエリアで勤務可能時間が重なる人を候補にする」「変更を本人へ通知し、紙掲示用に出力する」といった操作の流れを記載します。候補会社には、画面だけでなく、誰がどのタイミングで判断するかまで説明してもらいます。

MUSTには、現場・顧客・スタッフのマスタ、固定シフトと希望休、重複配置や未割当の警告、欠勤と代務の履歴、紙・CSV出力、権限管理を置きます。SHOULDには、スマートフォンや共有端末での打刻、QRまたはGPS、承認、給与CSV、通知を置きます。WANTには、AIによる候補提示、写真付き作業報告、請求・原価分析、顧客向け画面などを置きます。最初のリリースでMUSTを満たせない提案は、安価でも比較対象から外す判断が必要です。

給与ソフトや会計・請求システムと何を連携するのか、CSVかAPIか、締め日にどのデータを確定するのかを明記します。GPSを使う場合は、常時監視ではなく打刻時だけ取得する、保存期間を限定する、閲覧権限を分けるなど、目的と範囲を要件にします。個人情報、勤怠、位置情報を扱うため、多要素認証、最小権限、暗号化、バックアップ、監査ログ、退職者アカウントの無効化、再委託先の管理も確認します。IPAの第4.0版ガイドラインは、ランサムウェア、サプライチェーン、人材不足などを踏まえ、組織的な対策やクラウド安全利用、インシデント対応を扱っています（出典: IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版」、2026年確認）。

契約形態は要件の確実さと変更の多さで選びます

システム発注の契約では、完成物と納期を重視する請負契約、作業時間と専門人材の確保を重視する準委任契約、月額で機能を利用するSaaS利用契約を使い分けます。どの契約が正解かは、要件が固まっているか、現場で試しながら変えるか、社内にプロジェクト管理者がいるかで変わります。契約書だけでなく、見積書、要件定義書、仕様書、受入条件、保守範囲を一体で確認します。

請負契約は、受託先が合意したシステムを完成させ、発注者が検査・受入を行う形に向いています。MVPの機能、画面、帳票、連携データ、対応ブラウザ、性能、障害時の動作、テスト内容、納品物を受入条件に書きます。「シフト作成ができる」ではなく、「現場別に必要人数を登録でき、重複配置を警告し、変更履歴を残し、A4で印刷できる」のように判定可能にします。追加機能や仕様変更の金額・納期を決める変更管理手順も必要です。

準委任契約は、発注者と受託先が協力して要件を整理し、一定期間の作業を進める場合に使いやすい契約形態です。現場ヒアリング、業務フロー、画面試作、データ整理、PoCのように、最初から完成形を確定しにくい作業に適しています。ただし、時間をかけたことと成果物が使えることは別なので、月ごとの作業内容、成果物、レビュー方法、担当者、稼働上限、課題管理を明確にします。発注者側にも意思決定者と現場代表を置き、確認の遅れで費用が膨らまない体制を作ります。

個別開発では、ソースコード、画面デザイン、データベース、API仕様書、テスト仕様書、運用手順書の権利と利用範囲を確認します。SaaSでは、契約終了時に現場・スタッフ・勤怠データをCSVなどで返却できるか、返却後に何日で削除されるか、バックアップの扱いを確認します。保守契約には、障害の受付時間、復旧目標、法改正対応、脆弱性対応、クラウド費用、軽微な修正の範囲、再委託の有無を記載します。清掃会社側で運用を引き継げるよう、管理者教育とマニュアルを納品物に含めることが重要です。

費用相場はライセンス価格と開発・運用費を分けて考えます

費用は、月額利用料、初期設定、データ移行、端末、追加開発、連携、教育、保守、クラウド費用を分けて比較します。公開価格のあるSaaSは安く見えやすい一方、清掃業固有の不足機能を人手で補うと、電話、転記、確認の工数が残ります。受託開発は初期費用が大きくなりやすい一方、契約シフトや請求・原価のルールを一つの業務に合わせられます。したがって、月額だけではなく、3年程度の総保有コストと導入後に削減したい工数で比較します。

2026年時点で、清掃業向けスケジュール管理ツールの公開例には、月額5,000円、10,000円、20,000円のプランや、勤怠1人月額300円の料金があります。14日間無料試用や、シンプルな構成なら最短1週間程度で利用開始できるという案内もあります（出典: Sherring公式料金・導入案内、2026年確認）。これは予定・シフト・顧客情報・CSV出力などを中心にした基本料金の例で、GPS、写真報告、複雑な権限、給与連携、初期データ投入、現場教育まで同じ価格とは限りません。見積依頼では、月額に含まれる管理者数、スタッフ数、拠点数、保存容量、サポート、データエクスポートを確認します。

清掃業向けの公的な開発費統計は限られるため、以下は人事・労務・給与システムの類似案件を清掃業の要件に読み替えた推定レンジです。要件整理、画面試作、既存SaaS連携のPoCは100万〜300万円程度、1〜2か月程度が一つの目安です。現場・スタッフマスタ、シフト、欠員、通知、CSV、権限を備えた小規模MVPは300万〜800万円程度、2〜4か月程度のレンジです。勤怠、複数の打刻、GPSまたはQR、承認、給与CSV、作業報告まで含める標準的な構成は800万〜1,500万円程度、4〜8か月程度が目安です。

複数拠点・複数法人、請求・原価・給与とのAPI連携、高度な代務最適化、データ移行、並行運用まで含む基幹刷新は、1,500万〜4,000万円程度、6〜12か月以上のレンジになる可能性があります。これらは特定の案件を保証する金額ではなく、要件の複雑さを判断するための概算です。類似する人事・労務システムの整理では、費用の40〜60％がエンジニアやプロジェクトマネージャーなどの人件費となり、受託のSE単価は月額80万〜120万円、経験3〜5年程度の外部エンジニアは月額60万〜80万円が目安とされています。契約前には、作業人数、期間、工程別工数、諸経費を分けた見積書を取得します。

初期費用を支払って終わりではありません。クラウド利用料、SaaSライセンス、端末や通信費、問い合わせ対応、アカウント管理、マスタ更新、法改正対応、障害修正、バックアップ、脆弱性対応、追加開発が継続費用になります。類似する人事労務システムのQ&Aでは、保守・運用費を初期費用の5〜15％程度とする目安がありますが、月額か年額か、問い合わせを含むか、法改正やOS更新を含むかで実額は変わります。見積書では、初年度と2年目以降を分け、利用人数や現場数の増加時にどう変わるかを確認します。

委託先の選定と見積比較は清掃業の実務適合で判断します

委託先は、知名度や機能数だけでなく、清掃・ビルメンテナンス業の業務を理解し、現場で使えない人がいる前提まで提案できる会社を選びます。候補は3〜5社程度にそろえ、同じRFP、同じ業務シナリオ、同じ前提条件で提案と見積を依頼します。特定の会社だけが知っている情報を前提にすると比較が崩れるため、質問と回答は候補会社へ同じ内容で共有します。

実績は、単に「勤怠システムを作った」ではなく、清掃、設備、警備など異なる勤務形態、複数現場、直行直帰、夜勤、応援勤務、紙とデジタルの併用を扱った経験で確認します。可能であれば、匿名化した画面や導入後の運用体制、現場教育の方法を見せてもらいます。担当営業だけでなく、要件定義担当、PM、設計・開発担当、保守担当が誰か、契約後も同じ体制かを確認します。ビルメンテナンス向けのShiftMAXは、清掃・警備・設備などの勤務形態、ICカード、音声、指静脈、スマートフォン・タブレットなど複数の打刻方式、GPS、給与データ連携を案内しています（出典: KYODOU株式会社 ShiftMAX公式、2026年確認）。このように、自社のシナリオを製品や実績で再現してもらうことが重要です。

見積書は、要件定義、現場ヒアリング、UX・画面設計、データ移行、開発、外部連携、テスト、受入支援、教育、リリース、保守に分けてもらいます。金額が一式になっている場合は、何人月を想定しているのか、対象現場とスタッフ数、移行データの件数、通知や端末の費用、クラウド環境、検収条件を質問します。A社が安く見えても、データ移行や教育を発注者側の作業としている場合があります。逆にB社の金額が高くても、複数回の現場テストや並行運用を含んでいることがあります。

比較表には、初期費用、月額・年額、3年総額、追加開発単価、保守費、対応時間、解約時のデータ返却、法改正対応、再委託の有無を並べます。さらに、各要件を「標準」「設定で対応」「追加開発」「対象外」に分類します。対象外の機能を現場の手作業で補う場合は、その作業時間とミスのリスクを総額に含めます。価格差だけでなく、未対応要件の数、追加開発の上限、納期の確実さ、担当者の理解度を合わせて評価します。

候補会社のデモでは、用意されたきれいな画面を見るだけでは不十分です。実際の業務に近いデータで、(1)契約枠を登録する、(2)必要人数と資格を設定する、(3)スタッフを配置する、(4)希望休を反映する、(5)急な欠勤を登録する、(6)代務候補を探す、(7)変更を本人へ通知する、(8)スマートフォン、共有端末、電話、紙のいずれかで実績を登録する、(9)承認する、(10)給与・請求用データを出力する、という流れを実施します。現場責任者と給与担当者に同席してもらうと、見落としが減ります。

よくある質問

発注前には、費用、開発期間、スマートフォンを持たないスタッフへの対応、GPS、法令対応について質問が集まります。結論から言うと、標準機能で足りる範囲はSaaSで試し、固有要件が費用対効果に直結する範囲だけを個別開発する考え方が、比較と導入の失敗を減らします。

公開SaaSは月額5,000〜20,000円程度のプランや、勤怠1人月額300円の例があります。個別開発は、要件整理・PoCが100万〜300万円程度、小規模MVPが300万〜800万円程度、標準的な勤怠・給与連携まで含む構成が800万〜1,500万円程度、基幹刷新が1,500万〜4,000万円程度という推定レンジです。いずれも機能、現場数、スタッフ数、連携、移行、教育で変わるため、金額を一つに断定せず、工程別見積と3年総額で比較します。

対応できますが、全員にアプリを強制しない前提で要件を作る必要があります。紙の掲示、電話音声、共有タブレット、ICカード、管理者による代理入力、CSVや印刷を組み合わせ、本人が確認できる方法と変更を伝える方法を決めます。業界特化SaaSやビルメンテナンス向け製品でも、紙出力や複数の打刻方式を案内する例があるため、デモで高齢スタッフや端末を持たないスタッフの一日の操作を再現して確認します。

必須ではありません。現場確認や不正打刻の防止に役立つ一方、常時位置情報を取得するとスタッフの不安や個人情報管理の負担が増えるため、打刻時だけ取得する、現場QRを使う、管理者の確認を残すなど、目的に応じて選びます。取得項目、取得タイミング、保存期間、閲覧権限、退職後の削除、本人への説明をRFPと社内規程に記載し、労務・法務の確認を受けます。

システム会社に法令対応の支援を求めることはできますが、導入だけで法令遵守になるわけではありません。厚生労働省は2026年6月、シフト制労働者の年次有給休暇の付与日数、所定労働日数を算定しにくい場合の扱い、取得時賃金の計算方法などを含めて留意事項を改正しています（出典: 厚生労働省「いわゆる『シフト制』について」、2026年6月）。契約前に、法改正の情報提供、設定変更、給与計算との整合確認、社労士や労務担当との役割分担を確認します。

まとめ

清掃業向けスタッフシフト管理システムを発注するときは、まず現場・顧客・契約・スタッフ・欠員・勤怠・給与・請求の流れを棚卸しします。そのうえで、汎用SaaS、清掃業特化SaaS、ローコード、個別開発を、機能適合、現場での使いやすさ、連携、セキュリティ、3年総額で比較します。特に、スマートフォンを持たないスタッフや紙を必要とする現場を要件から外さないことが、導入後の定着を左右します。

本社だけで要件を決めると、現場で使えない画面や、月末処理に使えないデータが残りやすくなります。現場責任者、実際にシフトを作る担当者、スタッフへの連絡担当者、給与・請求担当者を初期ヒアリングに加え、紙を残す範囲や代理入力のルールまで合意します。小さな現場で試し、使いにくい点を修正してから対象を広げる進め方が、教育コストと反発を抑えます。

最初から詳細な画面仕様を完成させる必要はありません。現場の一日、欠勤時の連絡、代務決定、打刻、承認、給与・請求連携という業務シナリオと、現場数・スタッフ数・既存システム・MUST要件を整理し、同じ条件で複数社へ相談します。提案内容を見てから、要件定義の範囲、契約形態、MVPの境界を決めることで、過不足の少ない発注につながります。

RFPでは、欠勤発生から代務候補の検索、シフト変更、本人通知、打刻、承認、給与データ出力までを業務シナリオにします。見積書は要件定義、移行、開発、テスト、教育、保守を分け、請負・準委任・SaaSの契約条件、データ返却、法改正対応、再委託、障害対応を確認します。最初から全社一斉に切り替えず、1〜3現場のPoCやMVPで作成時間、欠員充足時間、未出勤発見時間、締め処理時間、給与修正件数を測り、効果を確認しながら展開することが安全です。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。