CLM導入の失敗は、情報の分断、取引先の同意不足、想定外の費用増、紙データの移行と現場定着のつまずきなどに分けられます。
電子契約・契約管理システムの導入企業の約8割が何らかの課題を抱えています（ContractS 2023年10月調査）。全体像をまだ把握していない方は、まずCLM・契約ライフサイクルマネジメントの完全ガイドから読むことをおすすめします。
▼全体ガイドの記事
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情報が一元管理できず業務が分断するリスク
CLM導入後にもっとも多く報告される課題は、「情報を一元管理できない」と「システム間で業務が分割され非効率になる」です。一次データでは、前者が39.5%で最多、後者が38%で続いています。
電子契約を入れたのに、契約情報が点在し、業務がかえって分断されるという皮肉な事態が、現実に多発しています。
契約情報が点在し検索できなくなる失敗
この失敗は、電子契約の締結ツールだけを導入し、締結後の保管・検索・管理を設計しなかったケースで典型的に起きます。電子で締結できるようになったものの、締結した契約データはツールの中に溜まるだけで、過去の紙契約や他部門の契約とは別管理のままです。
その結果、「あの取引先との契約はどこにあるのか」を探すたびに、紙のキャビネット、電子契約ツール、共有フォルダを行き来することになります。これでは、導入前より検索性が悪くなりかねません。
回避策は、導入の目的を「契約ライフサイクル全体の一元管理」に置くことです。締結後の契約をメタデータ付きで一カ所に集約し、全文検索や更新期限のアラートまで含めて設計します。
締結だけを切り取って導入すると、ライフサイクルの後半が抜け落ちます。CLMは契約の一生を貫く管理基盤だと捉えることが、この最多の失敗を避ける第一歩です。
一元管理の範囲は、契約に付ける登録項目と、締結後の保管・検索の範囲で決まります。
- 契約の登録項目（メタデータ）：導入時に必須項目を決めておく
- 締結後の保管と検索の範囲：紙契約や他部門の契約も一カ所から探せるか
メタデータを付けずに契約をファイルとして保存しておくと、後から条件を指定して探すことができません。
契約日や当事者、金額といった属性を登録時に必ず付けるよう運用を徹底しないと、せっかく集約しても「探せない」状態になります。どの属性を必須項目とするかは導入時に決め、入力を運用ルールで担保することが、検索性を保つ前提条件です。契約類型と更新期限も、必須項目に含めておきたい情報です。
一元管理が崩れるもう一つの原因は、メタデータの付与をおろそかにすることです。登録の手間を惜しんでメタデータを省くと、一元管理は名ばかりになります。
システムの継ぎ接ぎで業務が分断する失敗
もう一つの典型は、電子契約・文書管理・稟議・会計を別々のツールで導入し、連携させないまま業務が継ぎ接ぎになる失敗です。たとえば、稟議は稟議システム、締結は電子契約サービス、保管は別の文書管理、という具合に道具が分かれていると、かえって工数が増えてしまいます。
「システム間で業務分割され非効率（38%）」という課題は、まさにこの継ぎ接ぎから生じます。回避策は、要件定義の段階で「契約・稟議・文書・帳票を貫く業務フロー」を一気通貫で描き、システム間の連携をあらかじめ設計することです。
すべてを一つのシステムにまとめられない場合でも、APIやデータ連携で情報が自動的に流れるようにしておけば、重複入力と分断を防げます。
riplaはフルスクラッチ受託と業務伴走の立場から、個々のツールより業務フロー全体を起点に設計し、分断を生まない構成を重視しています。
分断の有無は、業務の流れと入力の重複から確認できます。
- 業務の流れ：稟議から締結、保管までを一つの流れで設計しているか
- 入力の重複：同じ情報を複数のシステムに入力し直していないか
業務分断の失敗は、部門ごとに独自にツールを導入してしまう「サイロ化」からも生じます。法務は法務の、営業は営業の、経理は経理のツールを別々に選ぶと、契約情報が各部門に閉じてしまい、全社で一元的に把握できなくなります。
これを防ぐには、契約管理の方針を全社で統一し、どの部門も同じ基盤に契約情報を集約する運用ルールを定めることが必要です。加えて、ツール選定を現場任せにせず、業務横断の視点で旗を振る推進体制があるかどうかが、分断を防げるかどうかの分かれ目になります。
取引先同意・想定外コストのリスク
CLM・電子契約には、自社の努力だけでは完結しない外部要因のリスクと、コスト面のリスクがあります。前者の代表が取引先の同意問題、後者の代表が想定外の従量課金です。
どちらも事前に見通しておかないと、導入後に「思ったように電子化が進まない」「予算を超えた」という事態を招きます。
取引先の同意が得られず紙と電子が混在する失敗
電子契約は、相手方が応じてくれて初めて成立します。取引先が「うちは紙でしか契約しない」と固執すると、その取引だけ紙で対応せざるを得ず、紙と電子が混在します。
混在すると、契約情報が二カ所に分かれ、一元管理という当初の目的が崩れます。とくに昔ながらの商習慣を持つ取引先や、社内の電子契約規程が整っていない相手では、同意を得るのに時間がかかります。その結果、電子化率が想定より上がらず、コスト削減効果も限られてしまいます。
回避策は二つあります。一つは、相手方の負担が小さい立会人型を標準にし、相手がメールで同意ボタンを押すだけで済むようにして、心理的・手続き的なハードルを下げることです。
もう一つは、紙で締結した契約も必ずスキャンしてCLMに取り込み、紙・電子を問わず一カ所で管理する運用ルールを徹底することです。
ただし、電子化できない契約（定期借地・任意後見など書面義務のあるもの）は一定数残るため、「混在しても一元管理は維持する」設計にしておくことが現実的な回避策になります。
紙と電子の混在を抑えるには、相手方の署名方式と、紙契約の取り込み手順を見ておきます。
- 相手方の署名方式：相手方が負担の小さい方式で応じてもらえるか
- 紙契約の取り込み手順：紙で締結した契約の取り込みを、担当と手順まで決めているか
取引先への働きかけも、電子化率を上げる現実的な手段です。電子契約は、相手方にとっても印紙税や郵送の手間がなくなるという利点があります。
導入の案内時に、相手方にとっての利点と操作の簡単さを丁寧に説明すれば、同意を得やすくなります。多くの記事では、取引先の同意問題が「丁寧に説明する」止まりで終わりがちです。
一方で、実務では、説明資料を整えておき、最初は重要度の低い契約から電子化を打診するといった段取りが効きます。相手方を巻き込む工夫まで設計しておくことが、混在による一元管理の崩壊を防ぐ鍵です。
想定外の従量課金で費用が膨らむ失敗
コスト面で多いのは、送信料の従量課金が想定を超えて膨らむ失敗です。立会人型の送信料は1件50〜300円ですが、契約件数が増えると月額が変動します。
固定費の安い送信課金型プランを選んだものの、実際の契約件数が多く、件数別の実質コストで見ると固定費型より割高になっていた、というケースは珍しくありません。さらに、AI契約レビューやAI-OCRが月額数万円規模の追加オプションとなり、当初予算を圧迫することもあります。
回避策は、契約前に自社の月間契約件数を正確に見積もることです。そのうえで損益分岐点を計算すれば、「月◯件を超えたら固定費型が得」という判断ができます。
AI機能は、本当に必要かを費用対効果で見極めます。コストのリスクは、事前のシミュレーションでほぼ防げる種類のものです。
想定外の費用を避けるには、契約前にプラン選びとAI機能の扱いを確かめておくことが要ります。
- プランごとの件数別の実質額：一次データの月5件・50件・200件での各製品の実質額を並べて比べる
- AI機能の標準・オプションの区分：AI契約レビューやAI-OCRが標準に含まれるか、追加オプションか
当事者型を採用する場合は、相手方に電子証明書の発行費（1万円前後）が発生する点も、見落とすとトラブルになります。自社のコストだけを見て当事者型を選ぶと、相手方が費用負担を嫌って締結に応じず、契約が進まないという事態に陥ります。
署名方式を決める際は、自社のコストと相手方のコストの両方を視野に入れ、日常的な取引は相手方の負担が小さい立会人型を基本に据えるのが無難です。コストのリスクは、自社内だけでなく取引先側の負担まで含めて見積もることで、より確実に回避できます。
紙データ放置と現場形骸化のリスク
導入の成否を分けるのは、紙データの移行をやり切れるかどうかと、現場に定着して使われ続けるかどうかです。一次データでは、「導入前の紙データが未処理」が課題の33.6%を占めており、移行のつまずきが根深いことが分かります。
また、どれだけ高機能でも、現場が使わなければシステムは形骸化します。この二つが、もっとも避けたい失敗です。
過去の紙契約が未処理のまま放置される失敗
新規契約だけを電子化し、過去の膨大な紙契約を移行しないまま放置すると、一元管理は永遠に完成しません。新規は電子、過去は紙という二重管理が続き、「重要な契約の更新期限を、紙のまま見落とす」というリスクが残り続けます。移行を後回しにすると、いつまでも着手されず、未処理の紙データが33.6%の企業のように課題として居座ります。
回避策は、移行に優先順位を付け、現実的な計画で着実に進めることです。すべてを一度にデータ化しようとせず、優先度の高い契約からメタデータ付きで登録します。
AI-OCRを活用すればメタデータの読み取りを効率化できます。「完璧な全件移行」を目指すと頓挫しやすいため、「重要契約から段階的に」進めることが移行を完遂させる鉄則です。
移行では、優先順位の付け方と、失効契約をどう扱うかを先に決めておきます。
- 移行の優先順位（契約の重要度）：自動更新条項のある契約、解約期限が近い契約、金額の大きい重要契約から
- 失効契約の扱い：後回しにするか、必要なときにスキャンするか
移行を計画する際は、誰が、いつまでに、どの範囲を移行するかを明確にしておくことが欠かせません。移行を通常業務の片手間で進めると、優先度が下がって、いつまでも着手されなくなります。
専任の担当を置くか、移行のマイルストーンをプロジェクト計画に組み込み、進捗を管理します。未処理の紙データが33.6%の企業で課題として残り続けているのは、まさにこの「やり切る体制」の不在が一因です。移行を計画どおりに完遂する段取りが、一元管理を実現するための決め手になります。
現場で使われず形骸化する失敗とチェンジマネジメント
もっとも痛ましい失敗は、高い費用をかけて導入したのに、現場が従来のやり方に戻ってしまい、システムが形骸化することです。権限設定や承認ルートが現場の実態に合っていない、操作が複雑で使いにくい、社内マニュアルや教育が不十分といった理由があると、現場は「結局メールと紙の方が早い」と元の運用に戻ります。
そうなると、契約情報の一部だけがシステムに入り、残りは従来どおりという中途半端な状態になって、一元管理は崩れます。これは技術の問題というより、社内への浸透（チェンジマネジメント）の失敗です。
回避策は、導入をシステムの稼働で終わらせず、社内定着までを設計に含めることです。一部門・一契約類型からスモールスタートして成功体験を積んだうえで、段階的に全社へ広げます。
「現場が楽になった」という実感を先に作ることが、形骸化を防ぐ最大の鍵です。riplaはフルスクラッチ受託と業務伴走の立場から、契約・文書・稟議を貫く業務フローの再設計と、現場に定着させるチェンジマネジメントの伴走を一貫して重視しています。
形骸化を防ぐには、現場の実態に合った設定と、使い方を伝える仕組みが要ります。
- 権限と承認ルートの現場への合わせ込み：実際の業務の流れと一致しているか
- 社内マニュアルと教育の整備：操作の手順が現場の担当者に伝わる形になっているか
ベンダー選定と法令・セキュリティのリスク
運用面の失敗に加え、導入前のベンダー選定や、法令・セキュリティの見落としによるリスクも軽視できません。これらは一度つまずくと取り返しがつきにくく、契約という法的・機密性の高い領域を扱うだけに、被害も大きくなります。導入を成功させるには、こうした構造的なリスクも事前に取り除いておく必要があります。
ベンダー選定と要件の丸投げによる失敗
失敗の上流にあるのが、要件を固めないままベンダーに丸投げするケースです。「いい感じに作ってほしい」と委ねると、現場の実態と噛み合わないシステムができあがります。
とくに、コンペでは経験豊富な担当者が出てきたのに、実際の構築は別の体制で行われ、リリース後に不具合が頻発するという体制ギャップも起こりがちです。契約という重要業務だけに、こうした選定ミスの代償は大きくなります。
回避策は、自社の業務要件をある程度整理したうえでベンダーを選ぶことです。プレゼンの上手さよりも、自社の契約業務への理解度と、要件を一緒に詰めてくれる伴走姿勢で選びます。
パッケージ製品を選ぶ場合も、自社の承認ルートや契約類型が標準機能で本当に回るかを、契約前にデモやトライアルで検証します。要件を主体的に整理する姿勢が、丸投げによる失敗を防ぐ最大の備えです。
丸投げを避けるには、社内の承認フローと契約類型を整理しておき、開発体制を確かめることが要ります。
- 自社の承認フローと契約類型の整理：業務要件を社内でまとめてから委ねているか
- 開発体制の提示（PMと実装担当）：誰がPMで、誰が実装するかをRFPで示してもらう
法令対応漏れ・権限放置によるリスク
法令面では、電子帳簿保存法の検索要件や改ざん防止措置を満たさないまま運用し、税務調査で指摘を受けるケースがあります。また、書面交付が義務付けられた契約類型（定期借地・任意後見など）を誤って電子で締結してしまうと、契約自体の有効性に疑義が生じます。
電子化できる契約とできない契約を切り分けず、一律に電子化しようとすると、こうした法令対応漏れのリスクが高まります。
セキュリティ面では、権限設定を放置するリスクが見過ごされがちです。導入時に設定した閲覧・編集権限を、人事異動や組織変更のたびに見直さないと、退職者や異動者が機密契約にアクセスできる状態が残ります。さらに、各部門が勝手に別のツールで契約を管理し始めるシャドーITが横行すると、せっかくのCLMが形骸化し、情報が分散します。
回避策は、権限の見直しを定期的に運用ルールへ組み込み、契約管理の窓口をCLMに一本化することです。riplaはフルスクラッチ受託と業務伴走の立場から、法令対応・権限管理・シャドーIT防止を含めた、安全に使い続けられる運用設計までを支援します。失敗を避ける鍵は、導入時の設計と、導入後の継続的な見直しの両方にあります。
法令と権限の管理では、契約類型ごとに電子化の可否を分けることと、権限を定期的に見直すことを押さえておきます。
- 契約類型ごとの電子化の可否：書面義務のある契約も含め、法令要件とあわせて整理しているか
- 権限の定期的な見直し：退職者や異動者が機密契約に触れられない状態になっていないか
まとめ
CLM・契約ライフサイクルマネジメント導入の失敗は、六つの型に集約されます。
その内訳は、情報を一元管理できない（39.5%）、システム間で業務が分断する（38%）、取引先の同意が得られず紙と電子が混在する、想定外の従量課金で費用が膨らむという四つです。そして、紙データが未処理のまま放置される（33.6%）、現場で使われず形骸化するという二つが加わります。
約8割の導入企業が何らかの課題を抱えるという一次データが示すとおり、これらは決して他人事ではありません。
これらの失敗は、事前の設計で回避できます。導入目的を「契約ライフサイクル全体の一元管理」に置き、業務フローを一気通貫で設計し、件数別コストで損益分岐を見極めます。
また、移行は重要契約から段階的に進め、現場への定着までをチェンジマネジメントとして伴走します。これらを押さえれば、CLMの導入は成果につながります。
riplaはフルスクラッチ受託と業務伴走を組み合わせ、契約・文書・稟議を貫く業務再設計と社内定着までを一貫して支援します。全体像の確認には、あらためて完全ガイドをご活用ください。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。