契約管理システムの開発では、PoC・プロトタイプ・モックアップで既存契約書の取り込み範囲と現場の継続利用を検証し、投資対効果を見極めて導入することが定着につながります。
対象は締結済み契約書の保管・検索・期限・台帳で、起案から締結まではCLM（契約ライフサイクルマネジメント）のPoCが扱います。
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契約管理システムでPoC・プロトタイプ・モックアップが重要な理由
契約管理システムは一見、契約書をアップロードして検索するだけに見えます。しかし実際には、既存契約書のデータ化や台帳設計に加え、現場での入力と運用定着、他システムとの連携も関わってきます。
事前に検証しないまま全社へ導入すると、想定とのずれが後から表面化し、多額の費用をかけても使われなくなるおそれがあります。そこで、PoCなどを使い、ずれを小さな範囲と低コストで先に洗い出します。
SaaSには無料トライアルを用意した製品が多く、初期費用をかけずに実際の契約書で試せます。さらに、他の業務システムより事前検証を始めやすい点も特徴です。
全社一斉導入が失敗しやすい理由
失敗を避けるには、全社導入で起きるずれを事前に把握し、検証範囲を小さく始めるのが有効です。
- 契約書の状態が部門で異なる：PDFで整理済みの部門もあれば、紙だけの部門もあります。
- 一括取り込みの負担が大きい：全契約書を一度にデータ化しようとすると、工数が大きく膨らみます。
- 全社要望で複雑化する：各部門の要望を全て取り込むと、台帳項目やアラート条件が増え、かえって使いにくくなることがあります。
- 小さく検証して広げる：特定の部門や契約類型で得た知見を、全社展開の材料に使います。
部門ごとに契約書の種類や保管状態、管理の慣習が異なります。契約期間や更新条件は、本文を読まないと分からない書類もあります。
全部門を一度に始めると、稼働開始が遅れ、その間に現場の意欲が下がるおそれがあります。そのため、PoCで工数、必要な台帳項目、使い勝手を先に確かめます。
小さく始めて成功パターンを作り、それを次の部門や契約類型へ広げていく進め方が、定着への近道です。
PoC・プロトタイプ・モックアップの役割の違い
PoC・プロトタイプ・モックアップは似た言葉ですが、見た目、操作、実現可能性のどれを確かめるかで使い分けます。
- モックアップ：画面の見た目と項目の配置を確かめる試作です。
- プロトタイプ：一部の機能を動かし、操作の流れを試す形です。
- PoC：方式や製品で課題を解決できるかを、実際の条件で検証する工程です。
- SaaSの無料トライアル：画面、操作、実現可能性の確認を、まとめて低コストで行えます。
モックアップでは、契約書一覧や検索画面、台帳フォームを再現し、表示項目や操作の直感性を関係者で確かめます。ただし、実際には動作しません。
一方で、プロトタイプは契約書の登録・検索や通知など、主要な操作を試せる試作版です。PoCでは実データを使い、OCR精度や検索ヒット率、他システムとの連携を検証します。
フルスクラッチ開発では、モックアップ、プロトタイプ、PoCの順に進めると、手戻りを減らせます。画面や操作感に加え、技術的な実現性やデータ移行の目処も段階を追って確かめられるためです。
無料トライアルとスモールスタートの進め方
多くのSaaS製品は無料トライアルを用意しており、初期費用をかけずにPoCを始められます。活用するうえでは、対象を絞るスモールスタートを組み合わせると検証しやすくなります。
無料トライアルの期間と活用法
トライアル期間を実データの検証に使うには、開始前にサンプルと確認項目を準備しておくことが必要です。
- 期間を確認する：14日間や30日間など、製品ごとに試せる長さが違います。
- 無料枠を確認する：月30契約まで無料で使えるサービスもあります。
- 実データを準備する：サンプル契約書を数十件そろえ、実際の書類で試せるようにします。
- 確認項目を決める：台帳項目とアラート条件を、事前に洗い出しておきます。
- 同じ条件で比較する：複数の製品を同じ契約書と手順で並行して試すと、差が分かります。
限られた期間を無駄にしないため、何を確かめるかを先に明確にしておくのが有効です。準備がないまま始めると、設定や操作の習熟に時間を取られ、実データで検証する前に期限切れになることがあります。
そのうえで、期間中は担当者に実際に操作してもらい、検索のしやすさやアラートの動作、契約書の取り込みやすさを評価します。
スモールスタートの対象範囲の絞り込み
対象範囲は、効果を確認できる契約と、実際に運用する担当者を基準に絞ります。
- 部門・人数：一部門や少人数のチームに限った範囲です。
- 契約類型：NDAや業務委託契約など、件数の多いものを選びます。
- 検証領域：更新管理のように、効果が見えやすい領域を優先します。
- 参加者：日々契約書を扱う現場の担当者です。
自動更新条項があり、解約通知期限の管理が重要な契約であれば、期限アラートの価値を確かめる題材として適しています。対象を絞れば、データ化を現実的な工数で終えられ、トライアル期間内に検証を一巡できます。
管理者や情報システム部門だけで評価すると、現場の入力負荷や検索性を見落とすおそれがあります。そのため、小規模な検証で課題を把握してから、次の部門や契約類型へ段階的に広げます。
PoCで検証すべき項目
PoCでは、導入の価値を左右する項目に絞って実データで確かめます。対象は、検索や期限アラートなどの管理機能と、OCRや電子契約・ワークフローとの連携です。
検索性・一元管理と期限アラート精度
必要な契約書をすぐ探せて、紙と電子を一元管理できることが基本の価値です。そこで、検索条件と通知を自社の書類で検証します。
- 検索性：相手先名、契約種別、契約期間のどれで探せるかを見ます。
- 一元管理：紙とPDFをまたいで検索・管理できる範囲。
- 期限アラート：適切な時期に、正しい担当者へ届く通知の精度。
- 通知方式：メールやダッシュボード表示が、自社の運用に合うかを見ます。
契約書本文のキーワードで検索できるかも確かめます。全文検索の可否は、目的の契約書を見つけられるかを左右します。
更新期限を知らせるメールや、期限が近い契約を一覧で見られるダッシュボードなど、通知の方式は製品ごとに違います。実際に期限が近い契約を登録し、通知の見落としが起きにくいかを試します。
検索と期限通知は導入の価値に直結するため、PoCで優先して確かめます。
OCR精度と電子契約・ワークフロー連携
AI-OCRは、紙やPDFを文字にして検索対象にし、契約期間や相手先などの台帳項目を自動で抽出します。その精度は、実データで確かめます。
電子契約サービスやワークフローとの連携も、検証しておきたい項目です。実際の接続先で動作を試し、移行や連携の負担を見積もります。
- OCRの読み取り：自社の紙契約書やPDFを読ませ、どの程度正しく読めるかを見ます。
- 補正作業：読み取れなかった項目を手で直す作業量。
- 電子契約連携：締結データを二重入力なしで反映できるかを試します。
- ワークフロー連携：承認データの引き継ぎやAPI連携の動きです。
スキャン品質の低い古い契約書や、特殊なレイアウトの書類も読み込ませます。読み取れない項目を手で直す補正作業の量を把握しておくと、本格導入時のデータ化工数を予測できます。
たとえば、クラウドサインやGMOサインで締結した契約データが連携するかを確かめます。加えて、承認データの引き継ぎも確認対象です。
連携できれば、締結から保管までを自動化して、手入力の手間やミスを減らせます。一方で、連携できない場合は、締結のたびに手動登録が必要になり、効果が半減する可能性があります。
電子契約を利用している企業では、特に連携が成り立つかを確かめる必要があります。API連携がスムーズに行えるかも、PoCの対象に含めます。
プロトタイプ・モックアップで確認すべきUI・運用フィット
PoCでは技術的な実現性を見極めます。一方で、使われなければ台帳は埋まらないため、プロトタイプやモックアップで、現場が使い続けられる運用かを確かめます。
現場が使い続けられるUI
UIの評価では、日々契約書を扱う利用者に実際に操作してもらい、従来の管理方法との負担の差を確かめます。
- 登録画面：直感的に操作でき、入力しやすさを見ます。
- 検索画面：少ないクリック数で目的の書類に届くかを試します。
- 一覧表示：契約書が見やすく整理されているかを確かめます。
- 端末対応：スマートフォンやタブレットでの使い勝手。
表計算ソフトや紙の台帳より手間が増えたと感じられると、入力が後回しになり、台帳が最新に保たれなくなるおそれがあります。
そのため、従来に近い操作感のまま、検索や期限管理の利点を実感できるかを見極めます。加えて、外出先やテレワークでの利用可否も、継続利用に関わります。
使いやすさは数値にしにくく、現場定着を左右します。そこで、実利用者の声を集めて評価します。
台帳項目・入力運用の妥当性
プロトタイプやモックアップで、台帳項目に過不足がないか、入力の運用が現場で現実的に回るかを検証します。
- 必要項目：検索やアラートに実際に使う項目。
- 入力方法：自動抽出する項目と、手で入力する項目の振り分け。
- 登録担当：現場と管理部門のどちらが登録を担うかの決定事項。
- 登録時期：締結直後に登録する方式と、月次でまとめて登録する方式。
項目が少なすぎると必要な情報で絞り込めず、多すぎると入力の負荷が高まります。契約書を実際に登録して、過不足を確かめます。
確認対象は、契約種別や相手先、契約期間などの基本項目です。自動更新の有無や解約通知期限、担当部署も含めます。使う項目に絞るほど、入力の負担を軽くできます。
モックアップで入力画面を関係者と共有し、必須項目や作業負担を議論します。人やプロセスも含め、PoCの段階で運用に合うかを確かめます。
Go/No-Go判断と本開発・本格導入への移行
検証結果をもとに、本格導入へ進むGo、見送るNo-Go、条件を変えた再検証のどれにするかを判断します。また、導入後に備えて知見を引き継ぐ準備も必要です。
投資回収（ROI）による評価
Go/No-Goは、投資回収（ROI）の観点から判断します。
- 検索時間：契約書を探すのにかかる時間の金額換算。
- 紙の管理費：印刷、押印、郵送、保管にかかる費用の見積もり。
- 期限見落とし：不要な自動更新や、交渉機会を逃すことによる損失。
- 導入・運用費：削減効果と並べて比べる費用。
期限見落としの不利益は、人件費や実費に換算します。PoCで測ったデータ化工数や定着の見込みを使うと、試算の精度が上がります。
削減効果が費用を上回り、妥当な期間で回収できる見込みがあれば、Goと判断できます。一方で、現場定着が難しい場合や工数が想定を超える場合は、無理に進めません。
その場合は、課題に応じて対象範囲を狭めたり、別の製品を検討したりします。小さな検証で得た判断材料は、大きな投資判断に生かせます。
本開発・本格導入へのスムーズな移行
Goと判断した後は、検証した範囲や開発方式に合わせて知見を引き継ぎ、段階的に本番へ移します。
- SaaSを採用：検証した部門や契約類型から、運用を広げていく形。
- データ移行：把握した工数をもとにした移行の予定。
- 機能を補う：標準機能との差分を、カスタマイズなどで埋める作業。
- 開発要件に反映：試作物や検証結果を、要件定義の材料として引き継ぎます。
過去の契約書の移行は、データ化工数を踏まえて現実的な日程を組みます。進め方としては、まず新規契約と更新間近の契約から登録する方法があります。
標準機能で不足する点は、パッケージのカスタマイズで補うか、フルスクラッチ開発で作るかを判断します。必要な独自開発が明確になっていれば、要件定義や見積もりの精度が上がります。
フルスクラッチの場合は、PoCで作ったモックアップやプロトタイプを要件定義に使えます。開発会社との認識のずれを減らす材料にもなります。
PoCは、Go/No-Goを決めるためだけでなく、本格導入を進める設計図を得る工程でもあります。知見を文書にまとめて本開発へ渡せば、成功確率を高められます。
まとめ
14日間や30日間などの無料トライアルを備えたSaaSが多く、初期費用をかけずに実データで検証できます。PoCでは部門や契約類型を絞り、検索や期限アラートを中心に、OCRや電子契約連携を確かめます。
試作では、UIや入力運用を確認します。Go/No-Goは実測の情報をもとにROIで判断し、知見を本開発の設計図として引き継げば、成功確率を高められます。
検証を始める際は、まず契約書のサンプルを数十件用意し、確認項目を決めてから無料トライアルに取りかかります。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。