電子契約システム開発の保守・運用費用・ランニングコストについて

電子契約システムは、契約を紙に印刷して押印し郵送するという従来の締結プロセスを、インターネット上の電子署名に置き換える仕組みです。契約書を保管・検索するためのシステムではなく、契約を「結ぶ瞬間」そのものをオンラインで完結させ、その締結が法的に有効であることを電子署名やタイムスタンプで担保する点に本質があります。電子契約システムを導入すると、印紙税が不要になり、郵送費や書類の保管コストも削減できるため、コスト削減効果への期待は大きいものです。一方で、いざ導入を検討し始めると、「月額料金はいくらかかるのか」「契約を1件締結するたびに費用が発生するのか」「電子署名やタイムスタンプの付与に別途コストがかかるのか」「法律が改正されたときの対応費用は誰が負担するのか」といった、ランニングコストに関する具体的な疑問に直面する担当者が少なくありません。

本記事では、電子契約システム開発の保守・運用費用・ランニングコストに焦点を当て、クラウド型サービスの月額基本料金と送信件数の従量課金、電子署名・タイムスタンプ・本人確認（eKYC）にかかるコスト、電子署名法・電子帳簿保存法の法改正に伴う保守費用の扱い、フルスクラッチ・オンプレミス開発の場合の保守運用費用、そして運用コストを最適化するポイントまでを、具体的な金額とともに体系的に解説します。なお、締結が済んだ契約書を長期に保管し、更新日・満了日を管理する用途は「契約管理システム」の役割であり、そのランニングコストとは費用構造が異なります。電子契約システムは、契約を締結する「行為」そのものに費用が発生するという特徴を持つ点を、まず押さえておくことが重要です。

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電子契約システムのランニングコストの全体像

電子契約システムのランニングコストを考えるうえでまず理解しておきたいのは、費用が「システムを使う権利」に対してだけでなく、「契約を締結する行為」そのものに対しても発生するという構造です。クラウド型の電子契約サービスの多くは、月額の基本料金に加えて、契約書を1件送信・締結するごとに送信料が課金される従量制を採用しています。これは、電子署名の付与やタイムスタンプの発行といった、締結1件ごとに実際に発生する処理コストを反映した料金体系です。さらに、より高い証拠力を求めて当事者型の署名や厳格な本人確認（eKYC）を使う場合には、追加のコストが発生することもあります。一方で、電子帳簿保存法や電子署名法といった法律の改正に伴うシステム改修は、クラウド型であれば基本的にベンダー側が月額料金の範囲内で対応するため、利用者が追加の保守費用を負担する必要はありません。全体像としては、「月額基本料金＋送信従量課金」を軸に、必要に応じて本人確認や当事者型署名のオプション費用が上乗せされ、法改正対応はSaaSなら月額内に含まれる、という構造を押さえておくと、各サービスの見積もりを比較しやすくなります。

クラウド型の電子契約システムは、初期費用0円で導入できるサービスが一般的です。サーバーを自社で構築する必要がなく、アカウントを発行すればすぐに締結を始められるため、導入の初期投資を抑えられるのが大きな魅力です。したがって、電子契約システムのコストを検討する際は、初期費用よりもむしろ毎月発生するランニングコスト、すなわち月額基本料金と送信件数に応じた従量課金の合計をどう見積もるかが中心的な論点になります。ここで重要なのは、自社が月間・年間でどれだけの契約を締結するのかという「締結件数の見込み」です。締結件数が少なければ月額基本料金が費用の大半を占めますが、締結件数が多くなるほど送信従量課金の比重が高まり、料金体系の選び方が総コストを大きく左右します。逆に、既存の基幹システムとの高度な連携を求めてオンプレミス型やフルスクラッチを選ぶ場合は、初期のカスタマイズ費用として数十万円から数百万円が発生し、以降も自社でサーバーを維持し、法改正のたびにシステムを改修する保守運用費用を負担することになります。まずは自社の締結件数と求める機能レベルから、クラウド型で従量課金を前提にするのか、自社開発で保守運用費用を抱えるのかという大枠を定めることが、コスト設計の出発点になります。

電子契約システムのコスト構造は、締結後の契約書を保管・管理する「契約管理システム」のそれとは性格が異なります。契約管理システムのランニングコストは、保管する契約書の件数やストレージ容量、利用ユーザー数に応じた月額料金が中心で、いわば「保管し続けるための費用」です。これに対し、電子契約システムのランニングコストは、契約を1件締結するごとに発生する送信従量課金が特徴的で、「締結という行為に対する費用」という色彩が濃くなります。この違いは、コストの増減要因にも表れます。契約管理システムは保管件数が積み上がるほど費用が緩やかに増えていくのに対し、電子契約システムは月々の締結件数の多寡によって費用が変動します。両者は連続した契約業務を支える車の両輪であり、電子契約システムで締結した契約書を契約管理システムに引き渡して保管・期限管理するという流れで併用されることも多いですが、費用を見積もる際にはそれぞれの課金の考え方が異なることを理解しておく必要があります。本記事では、このうち締結行為に対して発生する電子契約システムのランニングコストに焦点を当てて解説します。

クラウド型電子契約サービスの月額料金と送信従量課金

クラウド型電子契約サービスのランニングコストは、大きく「月額基本料金」と「送信件数に応じた従量課金」の2つで構成されます。この2つの相場観を押さえておくと、自社の締結件数に照らして年間の総コストを試算できるようになります。ここでは、それぞれの費用の相場を具体的な金額とともに見ていきます。

クラウド型電子契約システムの多くは、初期費用が0円で、月額基本料金は数千円から十万円以上まで幅広く設定されていますが、月額1万円〜3万円程度が主流の価格帯です。この月額基本料金には、電子署名の付与機能、タイムスタンプによる非改ざん性の証明、締結ワークフロー、締結済み文書の保管・検索といった基本機能が含まれるのが一般的です。料金プランは、利用できる機能の範囲やユーザー数、保管できる文書数、承認ワークフローの複雑さなどに応じて複数の段階に分かれていることが多く、まずは小規模なプランから始めて、利用が拡大したら上位プランへ移行するという使い方ができます。月額料金の水準を比較する際は、単純な金額だけでなく、その料金に含まれる送信件数（無料で送信できる件数の上限）、利用可能なユーザー数、そして電子帳簿保存法対応の目安となるJIIMA認証の有無などをあわせて確認することが重要です。基本料金が安く見えても、送信件数の上限が低かったり、必要な機能が上位プランでしか使えなかったりすると、結果的に総コストが高くなることがあるためです。自社の締結件数と必要な機能を洗い出したうえで、それらを過不足なく満たすプランを選ぶことが、月額基本料金を適正化する第一歩になります。

電子契約システムのランニングコストで、契約管理システムには見られない特徴的な費目が、契約書を1件送信・締結するごとに発生する送信料（送信従量課金）です。1件あたりの送信料は、税込110円〜220円程度が平均的な相場となっています。たとえば、電子印鑑GMOサインの送信単価は110円、クラウドサインの送信料は242円といった水準が知られています。一方で、マネーフォワード クラウド契約のように送信料を0円としているサービスや、paperlogic電子契約のように固定料金制で送信料自体がかからないサービスも存在します。この送信料の有無と単価は、締結件数の多い企業ほど総コストへの影響が大きくなります。たとえば月間の締結件数が数件程度であれば、送信料が1件220円でも月々の負担はわずかですが、月間数百件を締結する企業であれば、送信料が固定料金型か従量型かの違いが年間で数十万円規模の差につながります。したがって、自社の月間・年間の締結見込み件数を明確にしたうえで、送信件数が少ないなら従量課金型、締結件数が多く安定しているなら送信料が定額または0円の固定料金型、というように、自社の締結パターンに合った課金体系を選ぶことが、送信従量課金を最適化する鍵になります。

電子署名・タイムスタンプ・本人確認にかかるコスト

電子契約システムのランニングコストを正確に見積もるには、契約の法的有効性を担保する技術要素、すなわち電子署名の方式、タイムスタンプ、本人確認のそれぞれにどこまで費用がかかるのかを理解しておく必要があります。これらは契約書を保管するシステムには存在しない、締結行為を担う電子契約システム固有の費目です。ここでは、署名方式による費用の違いと、本人確認・長期署名にかかるコストを整理します。

クラウド型電子契約サービスの多くは、立会人型（事業者署名型）の電子署名やタイムスタンプの費用を、月額基本料金や1件あたりの送信料（110円〜220円等）の中に含めています。つまり、立会人型で締結する限りにおいては、送信料さえ払えば電子署名とタイムスタンプの付与まで完結し、それらに追加費用が上乗せされることは基本的にありません。paperlogic電子契約のように固定料金で送信料自体がかからないサービスもあり、この場合は月額料金の中で締結・署名・タイムスタンプがすべて賄われます。一方で、より証拠力の高い当事者型（ローカル署名型）を採用する場合は、当事者本人が電子証明書を用意して署名するため、相手方も電子証明書を発行するための費用がかかることがあります。この電子証明書の発行費用が、当事者型を使う際の追加コストとして意識すべきポイントです。ただし、セコムWebサインのように、自社の認証局を利用することで電子証明書の発行料金を無料（0円）としているサービスも存在します。したがって、当事者型を使いたい場合でも、証明書費用の負担がどうなるかはサービスによって異なるため、見積もりの段階で確認しておくことが重要です。実務上は、日常的な契約は費用が基本料内に収まる立会人型で締結し、証拠力を特に重視する重要契約に限って当事者型を使う、という使い分けが、コストと安全性のバランスを取るうえで合理的です。

なりすまし防止のために厳格な本人確認（eKYC）を行う場合、そのコストも検討事項になります。金融機関と同レベルの強固な本人確認を行えるシステムも存在しますが、こうした高度な本人確認機能を利用する際の1件あたりの具体的な従量課金額は、サービスや利用形態によって異なり一律ではありません。一般に、立会人型で用いられるメール認証（複製不可の固有URLをメールで送付して本人確認を行う方式）であれば基本料や送信料の範囲内で賄われますが、身分証や顔写真を用いた厳格なeKYCを追加で利用する場合には、別途の従量コストが発生しうると考えておくのが妥当です。自社の契約でどこまでの本人確認精度が必要かを見極め、過剰な本人確認によるコスト増を避けることが重要です。また、長期にわたる契約の証拠力を維持するための「長期署名（LTV）」も、ランニングコストに関わります。通常の電子証明書には数年程度の有効期限があるため、有効期限を超えて契約の証拠力を保つにはLTV技術が必要で、電子証明有効期限を10年標準で付与するサービスもあります。多くのクラウドサービスではこうした長期保存の仕組みが月額料金内で提供されますが、保管する文書数や保管期間に応じてストレージ費用が従量で加算されるケースもあるため、長期保存を前提とする場合はその費用条件も確認しておくとよいでしょう。

法改正対応・自社開発の保守運用費用

電子契約システムは、電子署名法や電子帳簿保存法という法制度の上に成り立っているため、法改正への対応費用が誰の負担になるかは、コストを長期的に見積もるうえで極めて重要な論点です。ここが、クラウド型を選ぶか自社開発を選ぶかで大きく変わるポイントであり、電子契約システムならではの費用構造の分かれ目でもあります。

クラウド型（SaaS）の電子契約システムを利用する場合、電子帳簿保存法や電子署名法などの法改正に伴うシステム改修は、基本的にベンダー側が月額料金の範囲内で自動的に行います。したがって、法改正のたびに利用者が追加の保守費用を負担する必要はありません。これはSaaSの大きなメリットの一つです。電子帳簿保存法は近年たびたび改正が行われており、電子取引データの保存要件（取引年月日・取引金額・取引先での検索を可能にする可視性の確保や、タイムスタンプ付与・訂正削除履歴による真実性の確保など）も見直されてきました。こうした法改正に自社で追随してシステムを改修し続けるのは大きな負担ですが、SaaSであればベンダーが最新の法要件に合わせてシステムを更新してくれるため、利用者は月額料金を払っている限り、常に法対応済みの状態で電子契約を締結できます。法対応の確からしさを見極める目安としては、電子帳簿保存法への対応を示すJIIMA認証を取得しているかどうかを確認するとよいでしょう。法改正対応の負担を自社で抱えたくない企業にとって、この「法対応が月額内に含まれる」という点は、クラウド型を選ぶ大きな理由になります。

電子契約システムをオンプレミス型で導入したり、フルスクラッチで自社開発したりする場合、法改正対応を含めた保守運用費用を自社で負担することになります。既存の基幹システムとの高度な連携を伴うオンプレミス導入では、初期のカスタマイズ費用として数十万円から数百万円が発生する事例があり、それに加えて継続的な保守費用が必要です。電子契約システム単体のオンプレミス版の保守料率は一律の相場が示しにくいものの、関連するワークフローシステムのオンプレミス（買い切り）型の相場を参考にすると、初期ライセンス購入費に対して年間15%程度が保守サポート費用として設定されている例があります。具体的には、初期費用240万〜360万円に対して年間保守費用が36万〜54万円というケースがあり、これを一つの目安として考えることができます。ただし、電子契約システムの場合はこの一般的な保守費用に加えて、電子署名法や電子帳簿保存法が改正されるたびに、自社でシステムを改修する追加コストと期間が発生する点に注意が必要です。前述のとおりSaaSであれば法改正対応が月額料金内で自動的に行われるため、自社開発を選ぶ場合は、この法改正対応の内製コストを長期の保守運用費用に織り込んで試算しておくことが欠かせません。目先の月額料金だけでなく、法制度の変化に追随し続けるための総保有コストで比較することが、電子契約システムのコスト判断では特に重要になります。

電子契約システムの運用コストを最適化するポイント

電子契約システムのランニングコストを最適化するには、料金体系を自社の締結パターンに合わせることと、削減できるコストとの差し引きで実質的な費用対効果を評価することの2つが重要です。ここでは、運用コストを無駄なく抑えるための実践的なポイントを解説します。

電子契約システムのランニングコストを最適化する最大のポイントは、自社の締結件数に課金体系を合わせることです。前述のとおり、電子契約システムのコストは月額基本料金と送信従量課金の組み合わせで決まるため、締結件数の見込みによって最適なプランが変わります。月間の締結件数が少ない企業であれば、月額基本料金が安く、送信件数に応じて課金される従量型が有利です。逆に、月間数百件を安定して締結する企業であれば、送信料が定額または0円の固定料金型を選ぶことで、締結件数が増えても費用が跳ね上がらないようにできます。実務では、導入前に過去1年間の契約締結件数を契約類型ごとに棚卸しし、電子化する対象の月間締結件数を見積もったうえで、複数サービスの料金を「基本料金＋送信料×想定件数」で年間総額として試算し比較するのが有効です。また、当事者型署名や厳格なeKYCといった高度な機能は、必要な契約に限定して使い、日常的な契約は費用が基本料内に収まる立会人型で締結することで、過剰なオプション費用を避けられます。締結件数と機能要件の両面から、自社に過不足のないプランを選ぶことが、運用コストを適正化する基本になります。

電子契約システムのランニングコストを評価する際は、月額料金と送信料という「かかる費用」だけでなく、電子契約に切り替えることで「削減できる費用」との差し引きで実質的な費用対効果を見ることが重要です。紙の契約では、契約金額に応じた印紙税、郵送費や封筒・用紙といった資材費、印刷・封入・投函・ファイリングにかかる人件費が発生します。電子契約に切り替えると、これらの多くが不要になります。試算の一例として、月20件の契約を電子化した場合、印紙税で年間48万円、郵送費等で年間12万円、印刷・郵送・保管にかかる人件費で年間36万円、合計で年間約96万円のコスト削減効果が見込めるといった具体的な数値シミュレーションが示されることがあります。この削減額と、電子契約システムの月額料金・送信料の年間総額とを比較すれば、実質的にどれだけの費用対効果が得られるかが明確になります。とくに印紙税は契約金額が大きいほど高額になるため、高額契約を多く扱う企業ほど電子化による削減効果は大きくなります。電子契約システムのランニングコストは、単なる「支出」ではなく、紙の締結にかかっていたコストを置き換えるものだと捉え、削減効果まで含めたトータルコストで判断することが、導入の投資判断を適切に行ううえで欠かせません。

まとめ

本記事では、電子契約システム開発の保守・運用費用・ランニングコストについて、クラウド型サービスの月額基本料金（月1万円〜3万円が主流）と1件あたりの送信料（税込110円〜220円程度が相場）、電子署名・タイムスタンプ・本人確認にかかるコスト、電子署名法・電子帳簿保存法の法改正対応の扱い、フルスクラッチ・オンプレミスの保守運用費用、そして運用コストを最適化するポイントまでを体系的に解説しました。電子契約システムのコストは、契約書を保管する契約管理システムとは異なり、契約を締結する行為そのものに送信従量課金として費用が発生する点が特徴です。立会人型署名やタイムスタンプは基本料・送信料に内包されることが多く、当事者型やeKYCを使う場合に追加費用が生じます。そして最大のポイントは、電子署名法・電子帳簿保存法の法改正対応が、SaaSなら月額料金内で自動対応される一方、自社開発では改修コストを自社で抱える点にあります。自社の締結件数に課金体系を合わせ、必要な機能に絞って高度なオプションを使い、印紙税・郵送費・人件費の削減効果まで含めたトータルコストで評価することが、運用コストを適正化する鍵となります。なお、こうして締結された契約書の長期保管・期限管理には契約管理システムを併用するのが一般的です。具体的なランニングコストの試算は、複数のサービスに自社の月間締結件数と必要な機能を提示して見積もりを取ることから始めることをお勧めします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。IT事業会社出身のプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、「Impact-Driven型支援」を掲げ、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の実現に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。