ホテル・宿泊業向け清掃管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

ホテル清掃管理システムの発注は、まず業務と責任範囲を整理するところから始まります。そのうえで要件と受け入れ条件を定め、委託先との契約と検証を進めると、現場で使える仕組みにつながります。

全体像は、ホテル・宿泊業向け清掃管理システム開発の完全ガイドもご覧ください。

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ホテル・宿泊業向け清掃管理システムの発注全体像

ホテルの清掃は、ハウスキーピングだけでは完結しません。清掃は、フロントのチェックアウト情報から、清掃責任者の割当、スタッフの開始と完了の報告、点検、販売可能の判断までが一つにつながった流れです。

清掃のデジタル化を超えた目的と改善指標

紙や電話の削減を目指す場合も、発注では改善する指標を先に決めておきます。候補は、朝の指示書作成時間や、清掃完了から販売可能までの時間です。

• 時間内完了率：清掃を時間内に終えた割合。
• 点検差し戻し率：点検後に修正となった割合。
• 忘れ物登録時間：発見から登録までの時間。
• 確認電話件数：清掃会社への連絡回数。

導入前の1週間から1か月ほど実績を記録しておくと、導入後の効果と比べられます。

観光庁の資料では、清掃管理システムを指示・報告やチェックイン・チェックアウト、清掃状況を管理するものとして整理しています（出典：観光庁「令和6年度地域における受入環境整備促進事業補助金」、2025年公表資料）。

発注範囲は、スタッフ画面だけでなく、予約情報とフロントの判断まで含めて考えます。

利用者とデータの流れの洗い出し

役割ごとに必要な情報と権限は異なります。そのため、利用者と客室状態を先に定義しておきます。

• 利用者：フロント、清掃責任者、清掃スタッフ、点検者、清掃会社、本部担当者。
• 客室状態：「未着手」から「販売可能」までの状態。
• 承認者：清掃完了時か点検後か、販売可能にする判断者。
• 例外：連泊、レイトチェックアウト、部屋変更、VIPなどのケース。

利用者ごとに、担当客室と手順、販売可否、割当と実績、施設別のKPIなど、必要な情報を分けます。

全員に同じ画面と権限を与えると、入力の負担や情報漏えいのリスクが高まります。そのため、画面と権限は役割に応じて変え、故障部屋や清掃不要といった例外も対象に含めます。

発注形態の選び方

発注形態は5つあり、次のとおりです。選ぶときは、施設規模、PMSの有無、清掃会社との分担を中心に見ます。品質基準と展開予定も加えて決めます。

• 標準SaaS：一般的な業務を、導入の早さを優先して始める方式。
• 既存PMSの機能追加：既存環境に清掃機能を足す方法。
• ノーコード・ローコード：既存機能を組み合わせて、業務に合わせる方法。
• 半個別開発：クラウドを基盤に、不足する機能を追加する方式。
• スクラッチ開発：独自の要件に合わせて、個別に構築する方式。

早く始めたい施設に向く標準SaaS

一般的な清掃業務を短期間で導入したい施設は、標準SaaSを候補にできます。

• 主な機能：客室割当、開始・完了報告、写真、点検、忘れ物など。
• 小規模宿：20〜50室程度なら、開発費を抑えて始められる可能性があります。
• 導入準備：端末、アカウント、客室マスタ、スタッフ情報の用意が必要です。

標準SaaSでは、標準機能に業務を合わせる必要があります。

独自項目や複雑な承認、本部集計には、設定変更や追加開発が要ります。

契約前には、PMS連携とCSV出力、オフライン対応を確かめます。

多言語の画面と解約時のデータ返却も、契約前に見ておきます。

独自業務を競争力にしたい場合の個別開発

チェーン独自の運用や複数施設の管理を一つの流れにしたい場合は、個別開発が候補になります。

• 清掃ルール：独自の手順や複数社の評価を組み込む。
• 施設別管理：施設別の単価計算と本部BIへの対応。
• 外部連携：勤怠や在庫とも連携でき、業務を一つにまとめられる。

ホテル磯部ガーデンでは、従来の業務に合わせた客室清掃管理と飲料在庫管理のシステムを導入し、リアルタイムの管理を実現した事例が公開されています（出典：観光庁「宿泊業の生産性向上事例」、2025年度）。

業務ルールが固まらないまま全施設・全機能を開発すると、追加要望が重なって予算と納期が膨らむ恐れがあります。

発注側は、標準SaaSや1フロアのPoCで状態遷移を確かめ、差別化に必要な機能だけを開発する進め方が考えられます。

施設規模と運営形態による発注方法の絞り込み

客室数、運営体制、既存システムの状況を照らし合わせると、方式を絞り込めます。

• 100〜300室：自社と外注の清掃が混在するなら、SaaSに権限設定やPMS連携を加える。
• 複数施設：共通のクラウドを基盤にして、不足する機能を追加する。
• 古いPMS：APIがなければ、CSV取込を暫定策として検討する。

紙の指示書を再現するのか、業務を見直して入力を減らすのかを、先に決めておきます。

ボタン数を増やすこと自体が目的になると、現場に定着しにくくなります。

多言語対応やアイコン中心の画面も評価します。通信後の同期と、共用端末のログイン方法も確かめます。

WASIMILの清掃管理モバイルアプリは、2025年に正式リリースされ、PMSとのリアルタイム連携と日本語・英語の画面を案内しています（出典：株式会社AZOO「WASIMIL清掃管理モバイルアプリ」、2025年）。

RFPと要件整理の進め方

RFPは、同じ条件で提案と見積もりを比べるための共通資料です。現行業務や対象施設、予算を書き、連携や評価指標、成果物も記載します。

RFPの対象範囲と業務フローの記載

提案会社の解釈をそろえるには、施設の前提と業務の流れを具体的に示します。

• 施設情報：施設数、客室数、ピーク時の清掃室数、運営形態。
• 環境：PMS名、端末、導入希望時期。
• 業務フロー：情報受信から割当、清掃、点検、販売可能まで。
• 要件：機能と非機能、障害対応、セキュリティ、データ返却を分けて書く。

各工程の入力者と承認者も書いておくと、提案の解釈が揃いやすくなります。

機能要件には、客室台帳、フロアマップ、PMS連携、アサイン、状態管理を含めます。報告、写真、点検、忘れ物、備品、通知の機能も入れます。さらに、帳票、KPI、権限、監査ログも対象に入ります。

非機能要件には、稼働時間、障害連絡、バックアップ、復旧目標が含まれます。通信が不安定なときの動作と対応OSも、確かめておく項目です。セキュリティや保存場所、返却方法も、RFPに記載します。

PMS連携とデータ所有の明確化

連携方法とデータの扱いを決めておくと、反映の速さや障害時の対応、契約上の責任を整理できます。

• 対象データ：チェックアウト、連泊、延泊、部屋変更、当日予約、キャンセル。
• 連携条件：API、CSV、Webhookの別と、テスト環境の有無。
• データ管理：所有権、目的、保存期間、返却と消去の取り決め。
• 共有範囲：再委託先への共有と、連携費用の負担者。

アーリーチェックインのような例外も、データ項目に含めておきます。そのうえで、仕様書を提供できるかどうかを、委託先に確かめます。

忘れ物の記録には、写真や客室番号、宿泊者情報などが含まれます。宿泊者情報を扱う場合は、ホテルと委託先のどちらが管理者かを、契約前に決めます。

エクスポートの形式や退会後の扱いは、RFPと契約書の両方に反映します。

数値と業務シナリオによる受け入れ条件

完成後に評価できるよう、あいまいな表現は確認できる条件に置き換えておきます。

• 状態記録：清掃完了と点検完了を、別の状態で記録できること。
• 同期：通信が切れた後も、二重登録なく同期できること。
• 閲覧権限：清掃会社が、担当施設の客室だけを見られること。
• 例外テスト：部屋変更、差し戻し、忘れ物など。

「リアルタイム」という言葉も、チェックアウト情報の反映時間のような具体的な条件に直します。

テストには、通常清掃や連泊、優先清掃を含めます。さらに、備品不足や写真登録の失敗、担当変更、清掃会社の交代も試します。

提案の段階で、実データに近い客室マスタと予約データを使った確認も依頼しておきます。例外処理のたびに電話へ戻るなら、発注の効果は小さくなります。

契約形態と委託範囲の決め方

発注では、SaaS利用や業務委託、請負、準委任に加えて、保守・運用の契約を組み合わせる場合があります。

契約名だけで決めず、納めるものと、どこまでを誰が受け持つかを確かめます。検収の方法や変更の扱い、データの扱いも、契約書で見ておく項目です。

法務や情報システム部門と相談し、自社の取引条件に合う契約にまとめます。

SaaS契約で確認する月額以外の条件

SaaSの費用と契約条件は、月額以外にも広がります。そのため、内訳と運用の責任を確かめておきます。

• 料金：初期設定、アカウント、施設単位の月額、客室数や作業件数に応じた従量料金。
• 追加費用：PMS連携、写真容量、サポート、教育費。
• 障害対応：停止通知や対応時間、窓口、バックアップ、事故報告の取り決め。
• データ管理：再委託、保存期間、解約時の返却と消去。

無料トライアルのあとに、本番移行費や教育費、データ移行費がかかる場合もあります。

清掃会社のアカウントは、ホテル管理者が停止できる状態にしておきます。また、退職者や契約の終わった会社のアカウントを残さない運用も欠かせません。

個別開発の請負部分と準委任部分

要件がどこまで固まっているかで契約方式を分けると、変更が出たときの負担を抑えやすくなります。

• 準委任：要件定義や現場調査など、作業時間と専門性に応じた契約が適する場合がある。
• 請負：合意した仕様の画面や連携機能を納品し、検収する部分が候補になる。
• 段階契約：短い準委任で要件整理やPoCを行い、本開発の範囲と納期を合意する方法。

要件が固まらないうちに全体を固定価格にすると、変更のたびに追加の見積もりが必要になる恐れがあります。

変更の手順、追加費用の算定、優先順位は、事前に決めておきます。さらに、著作権や利用権、第三者サービス費用の負担も含めます。

委託先監督とセキュリティの契約条件

委託先の取扱状況を把握するには、契約内容の実施状況を調べ、必要に応じて見直すことが望ましいとされています（出典：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」、2024年改正反映版）。

• 契約条件：施設・役割ごとの権限と管理者ログ、通信・保存時の暗号化と多要素認証、写真URLの期限、バックアップと復旧目標。
• 委託先管理：再委託先の事前承認と、漏えい時の連絡期限。
• AI利用：写真分類での外部学習への利用、保存期間、人による誤判定の承認を、仕様と契約に含める。

ホテル清掃管理システムの費用相場

ホテル清掃専用システムの公的な価格統計は見つけにくいため、公開料金や近接サービス、個別開発の相場からの推定で見ていきます。

この金額は目安で、PMS連携や写真点検、複数施設、本部集計、外部清掃会社の権限設計があると上振れします。正式な見積もりとは別のものです。

公開価格の下限としての見方

公開価格は対象の機能や条件が違うため、同じ範囲の相場とはみなさず、下限や比較の材料として扱います。

• HOT／TEL C：2022年発表時は20内線まで月額5,980円、初期49,800円でした。
• HoteKan：2026年時点で設備のみ月額30,000円、備品のみ10,000円、両方40,000円です。
• Stayble：民泊清掃向けに月間100件で月額5,000円の例があります。

HOT／TEL Cの価格は税別で、過去の発表価格です（出典：株式会社バルテック製品発表、2022年）。現行の料金とは限らないため、参考程度に見てください。

HoteKanは設備・備品の管理が対象です。Staybleも、客室数やPMS、点検、複数社管理の点でホテルとは条件が違います。

発注前に見る費用レンジと期間の目安

既存情報と2026年時点の公開価格をもとにした目安です。費用や期間は、施設規模と連携範囲によって変わります。

• 小規模SaaS：初期0〜10万円、月額5,000円〜5万円程度、2週間〜2か月程度です。
• 100〜300室：初期10万〜100万円、月額3万〜20万円程度、1〜3か月程度です。
• PMS・在庫・写真点検の連携強化：初期50万〜300万円、月額5万〜30万円程度または従量課金、2〜6か月程度です。
• 複数施設のスクラッチ・大規模開発：初期300万〜2,000万円程度、月額5万〜50万円超と別途保守、6〜12か月程度です。

これらは施設規模と要件から算出した、予算検討用の推定レンジです。公的な統計とは別のものです。

追加費用には、要件定義、PMS接続確認、API、端末・MDM、写真保存があります。さらに、翻訳・多言語サポート、現地研修、移行、24時間対応、セキュリティ監査もあります。

初期費用と月額に加えて、3年分の利用料や施設・アカウントの追加、出力、解約と移行の費用まで含めた総額で比べます。

補助金の対象経費と申請時期の確認

補助制度ごとに対象経費や申請条件は異なります。見積もりと公募要領を照らし合わせて確かめます。

• 一般枠：大分県の2026年度制度は補助率3分の2以内、1施設上限300万円です。
• 賃上げ枠：補助率4分の3以内、上限340万円です。
• 対象外の例：システムや機器のリース、レンタル、月額利用料です。

大分県の制度では、清掃管理システムの導入や改修が対象例に含まれます（出典：大分県「宿泊事業者DX推進事業費補助金」、2026年7月更新）。

ただし、この例が全国で同じように使えるとは限りません。対象地域や、交付決定前の契約・着手、初期開発費と月額費を確かめます。さらに、相見積もりの取り方と期限、予算上限も見ておきます。

対象経費と対象外経費を分けた見積書をベンダーに依頼すると、申請時の手戻りを減らせます。

委託先の選び方と見積比較のポイント

委託先は、知名度や画面の見栄えより、業務理解、PMS連携、現場の負荷、権限設計、導入後の支援で比べます。提供形態ごとに得意な領域が違うため、同じ基準で無理に順位を付けないようにします。

客室数だけでない導入後の運用までの実績確認

導入事例は、施設規模だけでなく、どの課題をどの機能で解決したかまで見ます。

• 改善実績：電話、紙の転記、差し戻し、忘れ物管理の改善について尋ねる。
• 連携経験：PMS名と連携方式、オフライン、多言語、写真、点検の経験。
• 運用体制：権限、KPI支援、障害連絡、ログ、再委託について質問する。
• データ対応：返却方法と、自社データに近いPoCの可否。

株式会社EDEYANSのJtasは、157室のリゾートホテルを含む事例を公開し、写真を使うインスペクションなどを紹介しています（出典：株式会社EDEYANS「Jtas導入事例」、2026年確認）。

同じ質問票で回答を集め、抽象的な回答が来た場合は、実画面のデモやPoCを依頼します。

見積書の対象範囲をそろえた比較

合計額だけを見ると、連携や教育などの範囲の違いを見落とす恐れがあります。

• 対象範囲：機能、施設、客室、ユーザー、連携本数と、税やオプションの扱いを各社でそろえる。
• 導入作業：データ移行、端末、研修、サポート、保守の内訳。
• 要件ごとの対応：「標準」「設定変更」「追加開発」「対象外」の区別。

たとえば、A社はPMS連携込み、B社は連携なし、C社は教育や保守を別計上という見積もりでは、総額を並べても比べられません。

初期費用だけでなく、1年目と3年目の総額も計算しておきます。施設やアカウントの追加、API、写真容量は、別料金になる場合があります。帳票の変更や時間外対応、データ出力も、見積書で別料金かどうかを確かめます。

初期費用が高くても、教育や標準連携が含まれていると、社内の工数まで含めて有利になる場合があります。

発注前に確認したいリスク

「すべて自動化」と説明されても、PMSの仕様や通信環境によっては実現できない場合があります。

• 機能説明：「すべて自動化」の根拠と、PMS仕様との照合。
• 例外対応：実データのデモと、例外の流れ。
• 契約条件：権限、再委託、障害時の代替、データ出力。

導入後に紙や電話へ戻らないためには、現場の代表を要件整理の段階から加えておきます。そのうえで、1フロアか1施設で試し、入力時間とエラーを測ります。

研修では機能の使い方だけでなく、チェックアウトが集中するとき、差し戻し、忘れ物、通信断への対応も練習します。

導入責任者と現場責任者、ベンダーの窓口を決め、週ごとにKPIと課題を確かめると定着しやすくなります。

よくある質問（FAQ）

発注前の疑問は、自社のPMSや清掃会社、通信環境、予算、導入時期に置き換えて考えると整理しやすくなります。

PMSが古くても清掃管理システムを発注できますか？

発注できます。API連携が難しい場合は、CSV取込や限定的な手動連携から始める方法があります。

委託先には、PMSの製品名やバージョン、出力項目、更新頻度、テスト環境の有無を伝えます。そのうえで、リアルタイム連携と日次連携の差も確かめます。

清掃スタッフが個人スマートフォンを使えない場合はどうしますか？

ホテルが管理する共用端末や、業務用のスマートフォン、タブレットを用意する方法があります。

要件には、端末の貸出と返却、ログイン、紛失時の停止を含めます。さらに、翻訳やアイコン画面、オフライン入力も加えます。

見積もりでは、端末やMDM、通信、充電場所、教育時間も見ておきます。

客室の通信が不安定でも運用できますか？

オフライン登録と再接続時の同期に対応すれば、通信が不安定な場所でも運用できる可能性があります。

確認する点は、複数人の更新が競合したときの扱いや、写真の一時保存、同期に失敗したときの再送、管理者への通知です。PoCでは、地下や客室の奥など、通信が不安定になりそうな場所で試します。

月額SaaSと個別開発はどちらが得ですか？

標準フローを1施設で早く始めるなら、初期費用と月額が見通しやすいSaaSが候補です。

複数施設で独自単価や品質評価、本部集計、複雑な連携を長く運用するなら、個別開発が合う場合があります。

判断には、3年分の料金と社内の工数を並べます。そこに、追加開発や保守、移行費、改善したいKPIも加えて比べます。

清掃管理システムの発注に補助金を使えますか？

自治体や年度によっては、導入や改修が対象になる制度があります。一方で、月額利用料や交付決定前の契約は、対象外になる場合もあります。

まず公募要領を確かめ、そのうえで、対象経費ごとの見積もりや相見積もり、事業計画、導入効果の根拠を用意します。

まとめ

まず、チェックアウトから販売可能までの状態と責任者を整理します。そのうえで、標準SaaSや既存PMSの機能追加、半個別開発、スクラッチ開発を比べます。

方式は、施設規模、清掃会社との関係、PMS連携、現場の使いやすさを基準に選びます。

発注前の業務・費用・契約の最終確認

要件書と見積書、契約書の内容がそろっていれば、「聞いていた範囲と違う」という問題を抑えやすくなります。

• 業務：状態遷移と例外処理が要件書にあること。
• 費用：初期、月額、追加、保守の内訳が見積書にあること。
• 契約：データ、権限、障害、解約時の返却を定めていること。

小規模な検証を経た本格展開

本格展開の前には、検証、要件、費用、契約、継続判断を、この順で確かめます。

1. 候補を1社に決める前に、1施設または1フロアでPoCを行う。
2. 実際の予約データや客室マスタ、スタッフ、通信環境を使って試す。
3. KPIを測り、標準機能で足りる範囲と個別開発が要る範囲を分けたうえで、全施設への展開計画を決める。
4. RFPに現行業務、例外、機能・非機能要件、受け入れ条件、KPIを書き、複数社へ同じ条件で依頼する。
5. 標準SaaSは月額数千円〜数十万円、連携・独自開発は初期50万〜300万円、大規模開発は300万〜2,000万円程度という推定レンジを参考にする。
6. 公開価格と推定価格を分け、3年分の総額で判断します。契約にはPMS、オフライン、多言語、写真、権限、委託先監督、データ返却、障害対応を含めます。
7. 実データと現場環境でPoCを行い、電話件数、販売可能までの時間、時間内完了率、差し戻し率などで継続を判断する。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。