社内チャットツールの発注は、目的と要件の整理、形態の選定、RFPと契約、小さな試行の順に進めます。この順で進めると、現場で使われる業務基盤につながります。
発注形態、導入の手順、契約と費用、委託先の選び方を順に説明します。全体像は社内チャットツール開発の完全ガイドもご覧ください。
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社内チャットツールを発注・外注する前の全体像
発注は、アプリの購入だけで終わる場合と、システム開発になる場合があります。開発では、認証や権限、ファイル移行、業務連携が含まれることがあります。
発注側が必要な範囲を見極めると、過剰な開発費を避けて、現場で使える仕組みを作れます。
目的と対象業務の決め方
発注前に、「チャット導入」を業務上の変化に言い換えておきます。
- 拠点間の確認：当日中に終える
- 問い合わせ対応：引き継ぎ漏れを減らす
- 連絡履歴：電話や個人LINEから会社管理へ戻す
目的を「便利なツール」とだけ置くと、機能数や画面の印象で選びがちです。その結果、メールや電話との併用、紙やExcelとの二重管理が残りがちです。
対象範囲は、利用者、部署、拠点で分けて整理します。また、社外ユーザーと管理者も対象に入れておきます。
顧客情報を扱う部門では、チャットに貼り付けてよい情報と禁止する情報を先に決めておきます。
個人情報のマスキングや保存期間、誤送信時の連絡先も、発注前に定めておきます。
緊急連絡をチャットに限るか、障害時に電話やメールを使うかも決めておきます。ここまで決めておくと、発注先へ伝える要件が具体的になります。
SaaS、パッケージ、スクラッチの比較
発注先を探す前に、利用形態ごとに向き不向きを比べておきます。
- クラウドSaaS：基本機能を早く使え、サーバーや更新を抱えにくい
- パッケージ・既存基盤統合：既存契約を活用し、認証などをまとめやすい
- スクラッチ：独自業務が中核で、既製品の設定やAPIでは不足する場合
SaaSは、標準機能に業務を合わせることが前提です。
データの所在地、再委託、AI機能でのデータ利用は、確認しておきます。
メッセージのエクスポート方法と価格改定の条件も確かめます。
Microsoft 365、Google Workspace、サイボウズの契約がある企業は、統合を候補にできます。認証やファイル、会議、カレンダーをまとめやすい一方で、追加費用が生じる点には注意が必要です。
独自の承認やエスカレーション、監査、業界規制が、チャットの中核かどうかを見ます。
「導入」と「運用」への外注範囲の切り分け
外注では、導入作業と運用の担当を切り分けておく必要があります。
- 導入：ライセンス、初期設定、要件定義、認証連携
- 移行・支援：データ移行、研修、運用支援
- 担当分け：ベンダー、導入支援会社、自社の作業を明記
切り分けずに一括で見積もると、どの作業に費用を払うのかが分かりにくくなります。
管理者設定、利用者登録、問い合わせ対応には、それぞれ担当者を決めておきます。
障害時の一次切り分けも、誰が担うかを文書にして残します。
社内チャットツールの発注形態の選び方
利用者が30〜100人程度で、標準的なチャットを早く始めたい場合は、SaaSの直接契約に導入支援を組み合わせます。
認証や端末、監査を一体で管理したい場合は、SIerを検討します。
既存ファイルや複数拠点を含める場合も、SIerを候補にします。
追加開発やスクラッチは、独自の業務フローが価値の中心にある場合に限って選びます。
標準SaaSの導入支援会社への依頼
支援会社へ依頼する内容と、費用の確認項目を分けて整理します。
- 設定：テナント、組織・チャンネル、権限、SSO、利用者登録
- 導入支援：データ移行、研修、管理者手順書
- 運用引き継ぎ：問い合わせ対応の引き継ぎ
製品開発を伴わないため、導入期間を短くしやすい方法です。
標準機能で始めて、利用状況を見ながら拡張できます。
社内にチャット管理の経験者がいない場合は、初期設定に加えて、運用手順書と問い合わせの引き継ぎも依頼しておきます。
ライセンス料は利用者数に応じて、継続してかかります。一方で、支援費は初期設定や研修で依頼する作業範囲に応じて見積もられます。
「初期設定一式」と見積もられた場合は、対象テナント数と管理者研修の回数を確認します。
移行対象データやテスト環境、稼働後のサポート期間も確かめます。
既存のMicrosoft 365やGoogle Workspaceへの統合
既存基盤とどこまで連携するか、統合後に何を管理対象にするかを整理します。
- 候補：Microsoft 365ならTeams、Google WorkspaceならGoogle Chat
- 連携：アカウント、ファイル、会議を設計しやすい
- 管理対応：入社・異動・退職時のアカウント処理、外部ユーザーの招待
- 利用環境：SharePointやDriveのファイル権限、モバイル端末の利用ルール
Teamsでは、Microsoft Entra IDによるSSOや、転送中・保存中の暗号化が案内されています。
Microsoft Purviewによる保持ポリシーやDLPの機能があります。また、eDiscoveryや監査ログもあります。
使える機能はMicrosoft 365や関連ライセンスによって変わるため、機能名だけで判断しないようにします（出典: Microsoft Learn「セキュリティとコンプライアンスの概要」、2025年4月更新）。
責任分界が曖昧なままだと、アカウント停止や誤共有への対応が遅れがちです。
独自開発の判断基準（業務価値と非機能要件）
独自開発かどうかは、業務価値と長期運用の要件を基準に判断します。
- 検討条件：独自承認、エスカレーション、監査、規制、深い社内連携
- 運用機能：配信、検索、通知、スマートフォン、権限、監査ログ、バックアップ
- 数値要件：同時接続、許容遅延、復旧目標、ログ期間、バックアップ世代、削除証跡
たとえば、メッセージの送受信だけであれば、既製品で実現できることが多くあります。
要件が固まる前に委託すると、検索対象や退職者履歴の変更が重なります。こうした変更が積み重なると、納期と費用が膨らみます。
社内チャットツールの発注から稼働までの進め方
発注は、企画からRFP作成、ベンダー選定を経て、要件定義と設定・開発へ進みます。そのあとは、テストとパイロットを行い、全社展開、運用改善へと続きます。
SaaSであっても、利用ルールやデータ移行を省くと、未使用のチャンネルや重複ファイルが増えます。そのため、システム導入と業務設計は、一つの計画にまとめて進めます。
ステップ1：現状と要件の整理
まず、現在の連絡手段を一覧にし、業務上の困りごとを記録します。
- 連絡手段：メール、電話、個人LINE、部署別チャット
- 記録・共有：紙の回覧、Excelの共有台帳
紙やExcelの業務を整理しないまま追加すると、情報がさらに分散して混乱します。
ヒアリングの対象は、現場利用者と管理者です。さらに、情報システム、法務・セキュリティ、経営層も加えます。
要件は、必須、できれば欲しい、将来検討の三段階に分けます。必須には、1対1チャット、チャンネル、スレッドを入れます。また、全文検索とファイル共有も、必須に含めます。
モバイル利用やSSO、MFAも候補になります。さらに、退職者の停止と監査ログも候補に挙がります。
保存期間や削除方法も定めます。障害時の代替手段と管理者数も、あわせて決めておきます。
問い合わせの受付時間まで含めておくと、後のRFPがぶれにくくなります。
ステップ2：RFPによる同じ条件の提示
比較の条件をそろえるため、RFPと候補会社への依頼内容を整えます。
- 背景・目的、対象部署・人数・拠点、現行環境を記載する。
- 機能・セキュリティ・移行・日程、支援範囲、見積内訳を示す。
- ID連携やゲスト承認など、製品名に頼らず達成状態を書く。
- 同じ質問票とデータ量のサンプルを候補会社へ渡す。
たとえば、操作ログを指定期間保存することも、要件の一例です。提案書では、標準機能と設定を、API連携や追加開発と分けてもらいます。
運用で補う範囲と対応できない機能は、区別して書いてもらいます。
利用者名簿や既存データの整理の担当を明記します。受入テストと社内周知の担当も、あわせて明記します。特に、準備が足りないまま契約すると、仕様変更や移行遅延の責任が曖昧になります。
ステップ3：小さな試行から全社展開まで
全社展開の前に小さく試し、用途と効果測定の指標を決めます。
- 試行単位：1部署または1用途
- 候補業務：営業・サポート引き継ぎ、拠点間障害連絡、意思決定共有
- 測定指標：アクティブ利用者率、初回返信時間、検索で見つけた割合
- 移行・事故：メールからの移行件数、誤送信・外部共有の件数
導入事例の数値は、そのまま自社の成果になるとは限りません。たとえば、SlackのKADOKAWA事例では、重版注文から製造出荷までが10営業日から2営業日になりました。
重版スピードは5倍とされていますが、その効果はSlackだけによるものではありません。
KADOKAWAの事例は、業務プロセスのデジタル化と定着支援も組み合わせた結果です（出典: Slack「KADOKAWAの組織コミュニケーション基盤DX」）。
自社では、導入前の値を測り、試行と同じ指標で効果を検証します。
ステップ4：移行・教育・運用設計
移行と教育は、残す情報を選んだうえで、日常業務に沿って設計します。
- 移行：規程やナレッジ、進行中の案件、最新版ファイルから選ぶ
- 利用者教育：チャンネル命名、緊急・通常連絡、メンションを教材化
- 教材の内容：ファイル添付の注意、議論を決定事項にする方法
- 管理者訓練：停止や外部承認、ログ、問い合わせ・障害連絡を演習
移す前に、不要な個人情報や重複ファイルを整理しておきます。
移行できないデータは、旧システムを閲覧専用で残す期間を決めておきます。そのうえで、利用者への告知と、検索性を補う台帳の作り方も定めます。
データの持ち出しや削除ができるかは、契約前にベンダーへ確認します。
全機能を説明するより、日常業務の具体例を使うほうが、教育は定着しやすくなります。
支援会社に依頼する場合は、手順書の納品と管理者への引き継ぎを契約に含めます。
社内チャットツール外注の契約形態と責任分界
完成を求めるのか、専門家の支援を受けて進めるのかによって、契約の考え方は変わります。そのため、SaaS規約、導入支援契約、追加開発契約を分けて確認します。
成果物と検収の条件、変更の扱いは、責任分界表にまとめます。さらに、障害対応とデータの扱いも、同じ表に含めます。
準委任契約の向く業務（検討・支援の進行）
準委任は、課題が流動的な検討や支援の進行に適しています。
- 向く作業：要件整理、現状調査、進行管理、導入伴走、運用改善
- 契約条件：成果物、稼働時間、担当、報告、会議、発注者の協力義務
- 成果物例：要件一覧、課題表、決定事項、設定履歴、運用手順書
専門家が作業や助言を行い、利用部門と調整しながら設計を進めます。ただし、発注者の協力義務が曖昧だと、支援範囲が広がり続けます。
このため、作業時間を基準にせず、次の判断に必要な情報を納品すると合意しておきます。
請負契約の向く業務（合意した成果物の完成）
請負は、成果物を合意したうえで完成を求める工程に適しています。
- 成果物：要件定義書、設定済み環境、連携機能、移行ツール
- 検収：テスト結果、手順書、受入条件、期限、修正範囲
- 契約：遅延時の扱い、第三者ライブラリやコードの権利
外部サービスやID基盤の仕様が変わる場合は、固定価格にできないこともあります。その場合は、要件定義を準委任とし、確定後の設定や開発を請負にする方法もあります。
工程ごとに分ける場合は、前工程の成果物が次工程の入力になると明記します。
契約条項によるセキュリティと再委託の確認
顧客情報や従業員情報を扱う場合は、契約条項で管理条件を確認します。
- データ管理：所在地や暗号化、権限、ログ、保存期間、削除・バックアップ
- 委託管理：事故通知、監査、再委託先と監督方法
- 契約終了：データ返却・削除の形式を明記
海外のクラウドなどが個人データを扱う場合は、委託先を適切に監督する必要があります。
個人情報保護委員会の指針は、再委託先の事前報告・承認や定期的な確認を示しています（出典: 個人情報保護委員会「外国にある第三者への提供編」、令和7年12月一部改正）。
ISOの取得や大手クラウドの利用があっても、自社の運用リスクは残ります。そのため、契約で運用面の取り決めを確かめておく必要があります。たとえば、権限付与の担当と退職者の停止時間を定めます。ログ確認の年数と、事故時の第一報までの時間も定めます。
IPAの中小企業向けガイドライン第4.0版は、経営者編と実践編に分けて段階的な対策を示しています。なお、同ガイドラインは2026年7月3日に更新されています（出典: IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」）。
社内チャットツールの費用相場とコストの内訳
費用は、月額ライセンス、初期設定や要件定義、認証や他システムとの連携に分けて考えます。加えて、データ移行や教育、運用支援も費用項目になります。
全国統一の公開開発統計がないため、金額は、類似する業務SaaSやグループウェアの導入実績をもとにした企画段階の推定レンジです。ただし、特定の企業へ依頼した場合の確定見積ではありません。
既製SaaSのライセンス費（1人あたり月額）の比較
公式料金を1人あたり月額で比べて、基本の費用を把握します（2026年8月時点）。
- Chatwork：年契約で新スタンダードは1人月700円、プロは1人月1,200円
- LINE WORKS：フリー30人まで0円、年契約のスタンダードは1人月450円
- LINE WORKS アドバンスト：1ユーザー月800円
- Microsoft Teams Essentials：年払いで1ユーザー月599円
新スタンダードは旧ビジネス相当、プロフェッショナルは旧エンタープライズ相当です。
Chatworkは2026年8月4日に名称変更しましたが、料金・機能・契約条件は同じです（出典: Chatwork「料金プランの名称変更に関するお知らせ」）。
各プランの料金はLINE WORKS公式料金ページとMicrosoft Teams公式料金比較で確認できます。
100人で利用する場合、基本ライセンスは年間約54万〜144万円が目安です。このうち、Teams Essentialsは年約71万8,800円です。
同じ100人で計算すると、Chatworkの年額はスタンダードが約84万円、プロフェッショナルが約144万円です。
税や月契約と年契約の差は、別途確認します。また、追加ストレージやアーカイブも確かめます。
さらに、監査やAIの機能、電話連携、導入支援費も加わります。そのため、料金表だけで予算を確定しないようにします。
規模で変わる導入・移行・連携の初期費用
企画段階での初期費用の推定レンジは、規模と対応範囲で変わります。
- 30〜100人：標準設定・基本教育、30万〜150万円、2〜8週間
- 100〜500人：SSOや部署設計、外部ユーザー制御、ファイル移行・研修・運用ルールを含み、150万〜500万円、2〜4か月
- 500〜3,000人：複数拠点、既存グループウェア移行、端末・ID・監査連携、段階展開で500万〜2,000万円以上、4〜12か月
これらは、類似する業務SaaSや問い合わせ管理の導入実績に基づく推定です。費用は、利用者数や履歴量、外部ユーザー数によって上下します。さらに、認証方式や端末管理、研修対象、既存システムのAPI品質も、費用を左右します。
見積は、要件定義と設計・設定、開発、移行に分けてもらいます。また、テストや教育、プロジェクト管理も、別項目で提示してもらいます。
スクラッチ開発の3年TCO比較
開発費だけでなく、運用期間を含む3年TCOで比較します。
- 独自開発：1,500万〜5,000万円以上、6〜18か月程度
- 開発後：クラウドや監視・バックアップ、脆弱性対応、改修・問い合わせ、人件費
- SaaS：月額・オプション、支援、価格改定、終了時の移行費
独自開発の幅は、社内ポータルや業務ワークフローなどから推定した企画用です。
通話や検索、モバイル対応を自作する場合に加え、監査や可用性まで自作すると、費用がさらに増えることがあります。
一般的な業務システムの保守費は、初期開発費の年10〜20％程度が目安です。ただし、この目安はSaaSにはそのまま当てはまりません。
100人・300人・1,000人の利用シナリオを作り、退職・異動による変動も加えます。利用者数の変化まで含めると、稟議の予算が現実に近づきます。
委託先選定と見積比較で確認すべきポイント
委託先は、製品ベンダーや導入支援会社、SIer、受託開発会社に分けて比べます。製品ベンダーは標準機能やサポート、導入支援会社は設計・移行・教育に強みがあります。
SIerは、ID、端末、既存システムを含めた全体設計を担えます。会社名や導入社数だけでなく、同規模・同業界・同じ利用者構成での担当範囲を確認します。
RFPの回答区分（対応方法と対象外）
回答欄は、対応の仕方で区切ると比べやすくなります。
- 標準機能・設定：製品に備わる機能か、作業による調整で対応
- API・追加開発：外部との連携か、新たに作る部分で対応
- 運用補完・対象外：現場の手順で補うか、対応不可
退職者の即時停止、招待承認、メッセージ保持を、運用シナリオに沿って質問します。また、監査ログ検索、顧客情報のマスキング、既存チャット移行も確認します。
回答が「可能です」だけの場合は、追加ライセンスや制約、設定作業、納品物を尋ねます。
責任者と作業者の経験、再委託、受付時間を確かめます。障害時の連絡体制も、あわせて確認します。また、納品ドキュメントのサンプルも見せてもらいます。
SCSKは、Teamsの導入設計から運用ルールの定着、形骸化の防止まで支援すると案内しています。
現行調査や計画から導入、展開まで、必要な範囲を選べる構成です（出典: SCSK Microsoft Solutions公式サービス一覧）。
製品販売だけでなく、どの工程を支援できるかで委託先を見ます。
作業単位での見積比較
見積を比べるときは、初期費用の安さだけで判断せず、作業項目をそろえます。
- 設計・管理：要件定義、プロジェクト管理、権限設計
- 設定・連携：SSOやSCIM、API開発
- 移行・定着：データ移行、テスト・研修、マニュアル・稼働後支援
見積が「一式」と書かれている場合は、人日、データ量、会議や修正の回数を確認します。また、対象端末と現地対応の有無も、見積の前提に含めます。
安い見積には、発注者作業や追加ライセンスが含まれないことがあります。一方で、高額な見積でも、運用設計や定着支援、障害対応訓練を含んでいれば妥当な場合があります。
評価軸は、価格や納期、品質に加えて、移行リスクと運用負荷にします。そのうえで、重み付けを決めて採点すると、担当者の印象だけで選ばずに済みます。
面談で確かめる委託先の実績と運用責任
導入社数よりも、実績の内容と運用責任を確認します。
- 実績：同じ課題の解決方法、利用者数や拠点数、移行元、認証基盤
- 定着：外部ユーザー、試行期間、指標、導入後の改善
- 終了時：全データの形式、ファイルとメッセージの関連、削除証明、移行支援料金
可能であれば、その事例の担当者に導入時の話を聞きます。
公開事例は参考にしつつ、成果をそのまま一般化せず、導入前の自社データと比べます。さらに、自社に運用管理者が残らなければ、導入後の継続は難しくなります。
定着支援の期間と終了条件、自社へ引き継ぐ知識、将来費用を明示してもらいます。
よくある質問（FAQ）
発注では、費用や導入期間がよく問われます。既存データやセキュリティ、運用体制も、発注前に確認されやすい論点です。各質問には、判断基準もあわせて示しています。
社内チャットツールの導入は何か月かかりますか？
導入期間は、設定や連携の範囲、発注者側の準備状況で変わります。
- 標準設定：2〜8週間程度が企画段階の目安
- 中規模：SSO、移行、研修、運用設計まで行う場合は2〜4か月程度
- 複数拠点など：既存連携や段階展開がある場合は4〜12か月程度になることがあります
- 発注者側の準備：利用者名簿や既存データを早く用意すると期間を短縮しやすい
社内チャットの開発はSaaSとスクラッチのどちらが安いですか？
安いかどうかは、どこまでを比べるかで決まります。独自開発は自由度が高い一方で、長期の負担も含めて比べます。
- SaaS：標準機能で足りるなら初期費用と開始期間を抑えやすい
- 独自開発：検索・通知・モバイル、監査、バックアップ、保守の費用が発生
- 比較：ライセンス・導入・運用を含む3年TCOで判断
既製品の設定やAPIで業務価値を実現できるか、先に検証します。
発注先にはセキュリティについて何を聞けばよいですか？
確認事項は、データの扱いから回答の条件まで、観点を分けて聞きます。
- データ・認証：所在地や再委託、AI利用、SSO・MFA、権限・監査ログ
- 保管・事故：保存・削除・バックアップ、事故通知、終了時の出力
- 回答条件：プランや設定、追加費用、責任者、証跡形式
顧客や従業員の情報を扱う場合は、法務・セキュリティ部門にRFPの段階から参加してもらいます。
無料プランで試してから本契約してもよいですか？
無料プランやトライアルは、小規模なパイロットに使えます。
- 利用条件：メッセージ閲覧期間、組織のユーザー上限、ストレージ、外部ユーザー
- 管理・移行：管理者機能、ログ、データ移行、終了時の出力
- 本番切替：テナント切り替えとチャンネル・ファイルの移行可否
ただし、試用の段階から本番への切り替えを想定しておくと、移行時に慌てずに済みます。
まとめ
発注では、まず目的と対象業務を整理し、利用者や残す情報、管理ルールを先に決めます。続いて、標準SaaSや既存グループウェアとの統合、独自開発を比べ、必要な支援をRFPに盛り込みます。
費用は、項目ごとに見ます。ライセンスと要件定義、認証連携は、それぞれ見積で確認します。移行・テストや教育・運用支援も、同じように確かめます。
見積は作業別に比べ、3年TCOと契約上の責任分界を確かめます。
契約では、成果物と検収、変更の扱いを明確にします。データ所在地や再委託、事故通知についても、取り決めておきます。終了時のデータ返却・削除まで決めておきます。
導入後の定着は、機能数だけでなく業務ルールと支援で変わります。そのため、小さく試し、利用率や検索時間、引き継ぎ漏れなどを測ります。
現場の声を取り入れながら全社展開すると、業務基盤として定着させやすくなります。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。