労務管理システムの開発費用は、開発方式、機能範囲、規模、発注先によって、200万円〜5,000万円以上の幅で変わります。
開発方式で費用の桁が変わるため、方式別の相場を見てから、費用の中身、見積もり、発注先の順に確かめます。全体像は労務管理システム開発の完全ガイドもご覧ください。
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労務管理システム開発の全体像と費用を左右する要素
労務管理システムの開発費用は、開発方式、機能の複雑さ、チーム規模、開発期間によって変動します。費用を左右する要素を先に押さえておくと、予算の見通しを立てやすくなります。
開発方式による費用の違い
調達・開発方式は、初期費用と運用方法の両面で比較します。方式によって、初期費用の水準も運用の仕方も大きく変わります。
- SaaSクラウド型：SmartHRやfreee人事労務などを月額で利用する形式。初期0円〜30万円、月額は1人あたり300円〜1,100円。
- パッケージ型：既存製品を社内環境に導入する形式。初期50万円〜300万円で、カスタマイズは追加費用。
- スクラッチ開発（フルオーダー）：規模に合わせて一から作る形式。小規模200万円〜500万円、大規模2,000万円〜5,000万円以上。
方式の選択で費用の桁が変わるため、まずは自社の要件に合っているかを確かめる必要があります。
費用を左右する主な要因
スクラッチ開発では、工数と人月単価の組み合わせが費用の基礎になります。人月単価は、エンジニア1人が1か月稼働した際にかかる費用です。
- プロジェクトマネージャー（PM）：70万円〜130万円。
- システムアナリスト：80万円〜110万円。
- ベテランエンジニア：60万円〜90万円。
- 若手エンジニア：40万円〜60万円。
基本機能に加えて、電子申請連携やマイナンバー管理、年末調整を足すと工数が増えます。福利厚生管理のように機能が広がるほど、その分の工数も積み上がります。
既存システムとの連携やデータ移行も、費用を押し上げる要因です。さらに、特定個人情報を扱うための高いセキュリティ基準や、スマートフォン対応も追加費用につながります。
労務管理システム開発の費用相場とコスト内訳
スクラッチ開発では、規模別の相場とコスト内訳を分けて見ると、予算を判断しやすくなります。
規模別の費用目安
規模ごとの費用と開発期間は、従業員数と対応機能を基準に見るとつかみやすいです。
- 小規模：従業員数50名程度で、基本機能のみ。200万円〜500万円、期間は3〜5か月。
- 中規模：従業員数100名〜500名で、複数機能を統合。500万円〜1,500万円、期間は5〜9か月。
- 大規模：従業員数1,000名超で、グループ企業対応や多言語対応を含む。2,000万円〜5,000万円以上。
小規模では、勤怠打刻・勤怠集計・シフト管理などの基本機能を実装します。さらに、従業員情報管理と入退社手続きの電子化も、小規模開発の対象です。
中規模では、給与計算連携と社会保険手続きの電子申請を含むことが多くあります。マイナンバー管理や有給管理も、多くの場合この範囲に入ります。
大規模では、複雑な就業規則への対応や、基幹システムとのAPI連携が費用を押し上げます。また、高度なセキュリティ要件が重なると、費用が青天井になることもあるため、注意が必要です。
コスト内訳：工程ごとの費用配分
費用は、工程ごとの人件費とインフラ・ライセンス費に分けると整理しやすいです。
- 要件定義：全体の10〜15%。
- 基本設計・詳細設計：全体の20〜30%。
- プログラミング（実装）：全体の30〜40%。
- テスト：全体の15〜25%。
- プロジェクト管理・品質管理：全体の5〜10%。
500万円規模では、要件定義・設計に75万円〜150万円、実装に150万円〜200万円かかります。また、テスト・リリース準備は75万円〜125万円、プロジェクト管理は25万円〜50万円程度です。
AWS・GCPなどのクラウドサーバーは、初期設定に30万円〜80万円程度かかります。月額利用料は5万円〜20万円程度で、SSL証明書とドメイン費用は年間数万円程度です。
開発工数の見積金額に加えて、10〜20%程度の諸経費も見込んでおく必要があります。
初期費用以外のランニングコストと総所有コスト（TCO）
初期開発費だけでなく、5年・10年の総所有コスト（TCO）まで試算しておく必要があります。初期費用だけで安いと判断すると、長期的には高くつくこともあります。
保守・運用費用の相場
スクラッチ開発では、完成後も保守・運用費用が継続して発生します。
- 年間保守費用：初期開発費用の10〜20%が一般的な目安。
- 500万円で開発した場合：年間50万円〜100万円、月額4万円〜8万円程度。
- 大規模システム：月額20万円〜50万円以上になる場合があります。
保守には、バグ修正や不具合対応、法改正への追従が含まれます。さらに、セキュリティパッチの適用、サーバー監視・障害対応、バージョンアップ対応も、保守の対象です。
労務関係の法律は頻繁に改正されるため、労務管理システムは法改正の影響を受けやすい分野です。最低賃金の改定や時間外労働の上限規制、育児介護休業法の改正にも、随時対応が必要です。
保守費用はゼロにできないため、選定や発注の段階で必要性を認識しておきます。
インフラ・ライセンス費用と隠れコスト
インフラ費用は、従業員数やアクセス頻度、運用形態によって変わります。
- クラウドサーバー：AWS・GCPなどで月額5万円〜30万円程度。ストレージ・バックアップ・CDN費用もかかります。
- オンプレミス型：サーバー機器の購入・更新費用として、5年に1度程度、数十万円〜数百万円が必要です。
- 導入関連：社内教育・研修は数十万円規模です。
旧システムからのデータ移行では、既存の勤怠データと従業員情報を移します。この移行費用は、20万円〜100万円程度かかることがあります。
初期費用以外の負担も含めて判断するなら、TCO（Total Cost of Ownership）で比べる方法があります。
開発工程別の費用と期間の目安
労務管理システムは、要件定義から本番リリースまで複数のフェーズを経て進みます。各フェーズの期間と費用を押さえておくと、全体のスケジュールと予算を管理しやすくなります。
要件定義・設計フェーズ
要件定義では、現状業務のヒアリングをもとに、必要な機能とシステムの範囲を固めます。
- 要件定義：「何を作るか」を明確にする段階。期間は1〜2か月、費用は全体の10〜15%。
- 基本設計：画面、データベース、システム構成の設計。
- 詳細設計：各機能の具体的な動作仕様の定義。
500万円のプロジェクトでは、要件定義の費用は50万円〜75万円程度です。基本設計と詳細設計を合わせると、期間は2〜3か月、費用は全体の20〜30%程度になります。
設計が手薄になると、実装やテストで手戻りが発生し、コストが膨らみます。そこで、見積書で設計工数が適切に確保されているかを確かめます。
開発・テスト・リリースフェーズ
実装では、設計書をもとにソースコードを作成します。
- 実装：全工数の30〜40%を占め、期間は2〜4か月程度。
- テスト：全工数の15〜25%を使い、期間は1〜2か月程度。
- リリース後の移行：旧システムからのデータ移行と社内への展開に、1か月程度を見込みます。
給与計算ロジックや社会保険料率・所得税計算などの法定計算は、実装の複雑度が高い部分です。
テストは、まず単体テストを行い、次に結合テストへ進みます。その後、システムテストとユーザー受入の順で実施します。給与支払いや法定手続きに直結するため、労務管理システムでは入念なテストが欠かせません。
見積もりを取る際の重要ポイント
開発会社へ依頼する前に必要な情報を整理しておくと、見積もりの精度が上がります。情報があいまいなままだと、各社の金額を比べにくく、後から追加費用が発生しやすくなります。
要件の明確化と仕様書の準備
依頼の前に、RFP（Request for Proposal：提案依頼書）か要件一覧を作成しておきます。
- 目的・業務範囲：システムの目的と、対象となる業務。
- 機能・優先度：必須機能と、その優先度。
- 規模：対象となる従業員規模。
- 連携・時期：既存システムとの連携と、希望するリリース時期。
- 予算・保守：予算の上限と、保守サポートへの要望。
必須機能と「あれば望ましい機能」を分けておくと、不必要な費用の増加を防げます。マイナンバー管理や電子申請対応のように法的に必須の項目は、別枠で示しておきます。
詳細な仕様書がなくても、作りたいものの輪郭を固めれば、初回の見積もりの精度は上がります。
複数社比較と見積書の確認ポイント
見積もりは複数社から取り、価格だけでなく作業範囲もそろえて比べます。1社だけでは適正価格かどうかを判断できず、そのように並べて初めて金額の妥当性が見えてきます。
- 比較社数：適正価格を判断するため、最低3社から取得。
- 工程別工数：工程ごとの工数が明記されているか。
- テスト・移行：テスト工程と移行作業が含まれているか。
- 管理工数：プロジェクト管理・品質管理が計上されているか。
見積書では、各工数が何人で何か月働く想定なのかも確かめます。同じ金額でも、少人数で長期化する場合と多人数で短期化する場合では、リスクが異なります。
たとえば、「お客様側でUIデザインを提供する」といった条件は、見積書の前提条件に当たります。既存データのクリーニングを発注者が担うといった条件でも、金額は大きく変わります。
前提条件が書かれていない見積書は、後から追加費用が発生するリスクが高いといえます。
注意すべきリスクと費用超過を防ぐ対策
費用超過を防ぐには、要件変更、テスト、法改正対応の3点を契約前に確かめます。
- 要件変更：開発中の追加機能が、追加費用につながりやすいリスク。
- テスト不足：手戻りやリリース後の品質問題を招く。
- 法改正対応：保守の対象外だと、都度の見積もりが発生。
要件変更を抑えるには、開発前の要件定義に十分な時間と費用をかけることが有効です。
見積書で、テスト工程が全体の15〜25%程度を確保できているかを確かめる必要があります。
労働法規は毎年のように改正されるため、保守契約に法改正への対応が含まれるかを確かめます。年間のトータルコストが想定を超える可能性もあるため、契約前の確認が欠かせません。
発注先の種類と費用の違い
発注先は、費用だけでなく管理体制や法改正への保守対応まで見て選びます。
発注先別の費用感と特徴
発注先の違いは、価格と品質、継続運用のしやすさを並べて見ると判断しやすくなります。
- 大手SIer：品質、セキュリティ、管理体制を重視する企業向け。
- 中堅・独立系開発会社：費用と品質のバランスを取りやすい選択肢。
- フリーランスエンジニア：費用を抑えやすい一方で、保守体制の確認が必要です。
- オフショア開発会社：単価を抑えやすい一方で、連携体制が問われます。
大手SIerには富士通・NTTデータ・NEC・日立などがあります。人月単価は100万円〜200万円程度で、同じ機能でも中堅企業の1.5〜3倍程度の費用になることがあります。大企業で厳格なセキュリティ要件や、大規模な従業員数への対応が必要な場合に向いています。
一方で、中堅・独立系システム開発会社の人月単価は、50万円〜90万円程度です。開発実績が豊富な会社を選べば、コストを抑えながら高品質な開発を期待できます。中堅・独立系開発会社は、従業員数50名〜1,000名程度の企業にとって一般的な選択肢といえます。
フリーランスには、管理や品質、法改正対応の面で不安が残ります。長期の保守が必要な労務管理システムでは、単独での発注を慎重に検討すべきです。
オフショア開発とSaaSの費用比較
海外委託やSaaSも含めて、スクラッチ開発が必要な要件かどうかを確かめます。
- SaaS向き：既製品で独自要件や高度な連携が不要なケース。
- スクラッチ向き：既製品では対応できない固有の業務要件を抱えるケース。
オフショア開発は、ベトナム・インド・フィリピンなどへの海外委託です。
人月単価は20万円〜50万円程度で、国内の半額以下になることがあります。一方で、言語や時差、文化の違いによる連絡コストがリスクになります。品質のばらつきも、注意が必要です。
オフショア開発では、日本の労働法規への理解が不足すると、法定計算ロジックを誤る可能性もあります。
信頼できるブリッジSEや、国内PMとオフショア開発チームのハイブリッド体制が、成功の鍵になります。
SmartHR・freee人事労務・マネーフォワードクラウド労務などは、月額1人500円〜1,000円程度です。SaaSは、法改正への追従も自動的に行われます。
独自の就業規則や高度な基幹連携、グループ全体の一元管理が不要なら、SaaSを先に検討します。
まとめ
労務管理システムの開発費用は、方式、機能範囲、開発規模によって異なります。
たとえば、スクラッチ開発は、小規模200万円〜500万円、中規模500万円〜1,500万円が目安です。さらに大規模では、2,000万円〜5,000万円以上となる場合があります。
費用は工数と人月単価で決まるため、各工程に適切な工数が入っているかを見積書で確かめます。
初期費用に加えて、年間保守費用10〜20%、インフラ費用、法改正対応費用も必要です。TCOで比べるには、要件を明確にしたうえで、複数社の見積もりを確かめることが大切です。
設計とテストの工数、保守を含むかどうかは、発注先ごとに確かめることが欠かせません。
要件に合う方式を選ぶことと、信頼できるパートナーを選ぶことが、開発の成否を左右します。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。