労務管理システム開発の完全ガイド

労務管理システム開発は、システムの種類を選んだあと、開発の進め方と開発会社の選び方を決めていく作業です。そのうえで費用の目安を押さえ、発注の方法を考えます。

失敗を防ぐポイントも含め、各テーマの詳しい内容は下の関連記事で確認できます。

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労務管理システムの全体像

雇用から保険手続きまでを一つの仕組みでつなぐ構成です。

労務管理システムとは、従業員の雇用・勤怠・給与・社会保険といった人事労務の業務を、デジタルでまとめて管理するシステムの総称です。紙の書類やExcelによる手作業を自動化・電子化すると、業務の効率が上がり、ヒューマンエラーも減らせます。

中小企業から大企業まで、幅広い企業がこのシステムを活用しています。近年はクラウド型が広がるとともに、スクラッチ開発による自社専用システムへの需要も高まっています。

主な機能と対応業務

入退社から社会保険手続きまで、労務管理システムは次のような機能で対応します。

入退社・雇用契約：入退社の手続きと、雇用契約書の電子化を扱います。
勤怠管理：タイムカードや残業時間の管理を行います。
給与計算：給与の算出と明細の発行に対応できます。
社会保険手続き：電子申請に対応し、社会保険・労働保険の届け出を進めます。
年末調整・マイナンバー管理：年末調整への対応と、マイナンバー情報の管理を行います。

近年は、電子署名との連携やe-Gov電子申請との統合、モバイル打刻への対応など、DX（デジタルトランスフォーメーション）を進める機能も標準になりつつあります。自社開発の最大の利点は、こうした機能を業務フローに合わせて柔軟に組み込める点です。

システムの種類と選択の考え方

労務管理システムは大きく分けて3つの種類があり、それぞれ特徴が異なります。

クラウド型SaaS：既製品（SmartHRや人事労務freeeなど）を使い、低コストで短期間に導入できます。
パッケージ型：ある程度はカスタマイズできるものの、改修の自由度には限界があります。
スクラッチ（フルカスタム）開発：初期投資は大きくなるものの、独自の業務フロー・組織体制・給与体系に完全に対応できます。

クラウド型では、業務のほうをシステムに合わせる必要があります。スクラッチ開発が向いているのは、特殊な雇用形態を持つ企業や、大規模なグループ企業です。どの方式が最適かは、発注側が業務要件の複雑さ、予算、長期的な運用コストを踏まえて判断します。

▶ 詳細はこちら：労務管理システム開発の進め方

ポイント

種類を選ぶときは、自社の業務フローを既製品の仕組みに合わせられるかで判断します。合わせにくい独自の業務が多い場合は、スクラッチ開発が候補になります。

労務管理システム開発の進め方

要件定義で業務範囲を固めてから後工程へ進みます。

開発は、要件定義から始まり、設計を経て、開発とテストに進みます。その後はリリースを行い、運用保守へと移ります。どのフェーズでも手を抜かずに取り組むことが、開発の成功率を高める鍵になります。

なかでも要件定義の不備は、後工程でのやり直しや追加コストにつながりやすいものです。そのため、この段階には十分な時間をかけたいところです。

要件定義・企画フェーズ

要件定義では、まず現状の業務フローを洗い出し、システム化する業務と対象外の業務を切り分けます。そのうえで、人事・総務・経理など関連部門にヒアリングし、現場が困っている点を把握することが欠かせません。

あわせて、次の法令に対応する要件も事前に整理しておく必要があります。

労働基準法：労働時間や休日などの規定に対応する要件です。
個人情報保護法：従業員の個人情報をどう扱うかに関する要件です。
電子帳簿保存法：帳票を電子的に保存する場合の要件です。

要件定義が曖昧なままだと、後の仕様変更や開発費の膨らみにつながります。そのため、具体的な要件定義書にまとめておくことが求められます。

設計・開発フェーズ

要件定義が固まったら、設計フェーズに入ります。設計は次の2段階で進みます。

基本設計（外部設計）：画面の遷移と、データの入出力仕様を定めます。
詳細設計（内部設計）：前の段階の内容を、データベース構造やAPI仕様まで落とし込みます。

設計が完了したら、実際のコーディングに入ります。

労務管理システムは、個人情報や給与情報という機密性の高いデータを扱います。そのため、アクセス権限の管理や暗号化、監査ログといったセキュリティ設計を、設計段階から組み込むことが欠かせません。

開発の進め方は、ウォーターフォール型とアジャイル型のどちらにするかを、事前に決めておくのが望ましいです。そうすると、スケジュールを管理しやすくなります。

▶ 要件定義から設計・開発の流れはこちら：労務管理システム開発の進め方

ポイント

進め方で迷ったら、要件定義でシステム化する業務と対象外の業務を切り分けられているかを基準にします。切り分けが曖昧なままなら、設計に入る前に整理し直すのが安全です。

開発会社の選び方

外部の開発会社に依頼する場合、パートナーの選び方がプロジェクトの成否を左右します。技術力だけでなく、労務・人事の業務理解や法令対応の知識、プロジェクト管理の体制など、複数の面から見ることが大切です。

特に、価格の安さだけで選ぶと、要件のすり合わせが不足したり、品質の問題が起きたりするリスクが高まります。

実績と技術力の確認ポイント

開発会社を選ぶ際は、開発実績や情報開示、技術スタック、提案書・見積書の内容から力量を確かめます。

開発実績：労務・人事系のシステムを手がけた経験があれば、法令要件や業務フローへの理解が進んでおり、要件定義もスムーズです。
情報開示：ポートフォリオや導入事例を公開しているかは、信頼性を判断する材料になります。
技術スタック：AWS・Azure・GCPなどのクラウド対応やAPI連携の実績、ISO27001・プライバシーマークの取得状況を確かめます。
提案書・見積書：その精度と詳しさは、技術力と誠実さを測る手がかりになります。

プロジェクト管理体制とサポートの評価

技術力が高くても、プロジェクト管理の体制が整っていない開発会社は、納期の遅れや品質トラブルを起こしやすい傾向があります。こうした事態を避けるには、発注前に次の管理体制を確かめておきたいところです。

体制：専任のプロジェクトマネージャー（PM）が割り当てられるかどうか。
進捗報告：進捗の伝え方として、頻度と方法があらかじめ決まっているか。
エスカレーション：課題が起きたときの対応手順が、明確になっているか。
保守・契約：リリース後の運用サポート体制、瑕疵担保責任の期間、SLAの有無。

労務管理システムは、法改正のたびに機能の更新が必要になります。そのため、継続的なサポートを前提にパートナーを選ぶことが、長期的に見て無駄な費用を減らすことにつながります。

▶ 詳細はこちら：労務管理システム開発でおすすめの開発会社

ポイント

開発会社は、労務・人事系の開発実績と、保守や運用まで含めた体制が見えるかで比べます。見積もりの安さだけで決めると、後から負担が膨らむことがあります。

労務管理システム開発の費用相場

労務管理システムの開発費用は、開発方法と対応する機能の範囲によって大きく異なります。パッケージのカスタマイズであれば、数十万円から300万円程度で済む場合もあります。

フルスクラッチの開発では、500万円から数千万円規模になるケースも少なくありません。

費用を正しく把握するには、開発内容を細かく分けて見積もりを取ることが大切です。

規模別の費用目安

実装する機能の範囲が広がるほど費用も上がり、規模によって相場は大きく変わります。

小規模（従業員50人未満）：入退社・勤怠・給与計算のみなら、100万円〜300万円程度が相場です。
中規模：複数拠点への対応や社会保険電子申請、年末調整を含み、500万円〜1,500万円程度が目安です。
大規模：グループ会社の一元管理、人事評価との連携、高度なセキュリティ要件を含む場合で、2,000万円〜5,000万円以上になることもあります。

開発費用の大部分を占めるのは人件費です。一般的には、エンジニアの工数（人月）に単価をかけて算出されます。

費用を左右する主な要因

開発費用は、主に次のような要因で変わります。

機能・連携：実装する数と複雑さ、e-Gov・給与ソフト・会計システムなど外部サービスとの接続数です。
セキュリティ・規模：求められる安全対策の水準や、対応する従業員数・拠点数です。
運用期間：保守サービスを続ける期間の長さです。

初期費用だけでなく、サーバーの維持費、法改正に対応するためのバージョンアップ費用、障害対応の費用などのランニングコストも、見積もりに含めておくことが大切です。総所有コスト（TCO）の観点では、自社開発の総費用とクラウドSaaSの月額料金を5年・10年の単位で比べ、コスト効率を冷静に見極めることが求められます。

▶ 詳細はこちら：労務管理システム開発の費用相場

ポイント

費用を比べるときは、見積もりに初期費用だけでなく、保守やバージョンアップ、障害対応の費用まで含まれているかを基準にします。クラウドSaaSと比べる場合は、5年・10年の単位でそろえて見るのが基本です。

発注・外注方法

労務管理システムの開発を外部に委託する場合、発注先の種類と契約形態によって、プロジェクトの進め方が大きく変わります。コストと品質のバランスをとるには、発注先と契約形態を適切に選ぶことが大切です。

発注先の種類と特徴

外部に依頼する場合、主な発注先は次の3つです。

大手SIer：実績・体制・セキュリティ基準が高い反面、費用も高くなりがちで、中小企業には向かないこともあります。
中堅・専門系の開発会社：費用対効果に優れ、柔軟に対応できます。人事・労務系の実績があれば、要件定義もスムーズです。
フリーランスエンジニア：コストを抑えられる一方で、プロジェクト管理や法令対応の知識は、自社で補う必要があります。

発注前に準備すべきドキュメント

発注をスムーズに進めるには、次のドキュメントを事前に整えておくことが大切です。

RFP（提案依頼書）：開発の背景や目的、対象業務を明記します。機能要件と非機能要件（セキュリティ等）も書き込み、スケジュールと予算感まで示します。
業務フロー図：現状（As-Is）と理想（To-Be）の業務フローを描き、開発会社との認識のずれを防ぎます。
外部サービス一覧：給与ソフト、会計システム、e-Govなど、連携するサービスを洗い出します。それにより、見積もりの精度が高まります。

整えたドキュメントの質が高いほど、複数の開発会社から、より精度の高い提案や見積もりを引き出せます。

▶ 詳細はこちら：労務管理システム開発の発注・外注方法

労務管理システム開発で失敗しないためのポイント

対策を組み合わせて、開発の初期から守りを組み込みます。

労務管理システムの開発・導入プロジェクトでは、さまざまな失敗パターンが報告されています。「現場に使われないシステムになった」「法改正に対応できず、知らないうちに法令違反の状態になっていた」といった事例が多く見られます。また、「想定外のコストが次々と発生した」という事例も見られます。こうした失敗を防ぐには、開発前から運用後まで一貫した意識でプロジェクトを進めることが求められます。

よくある失敗パターンと対策

労務管理システムの開発では、次のような失敗パターンがよく見られます。

目的の不明確化：何のために作るのかがぼやけたまま進めると、機能が増えすぎてコストが膨らみ、現場に根づきにくくなります。
現場の声を軽視した設計：一般従業員の意見を取り入れないと、使われないシステムになりがちです。
ベンダーとのコミュニケーション不足：お互いの認識がずれやすく、プロジェクトの進行が滞る原因になります。

目的があいまいな場合は、着手前に「何を、どれだけ改善するか」をKPIとして数値で定めておくことが有効です。現場の声を取りこぼさないためには、人事・総務の担当者だけでなく一般従業員にもヒアリングし、その内容をUIや入力フローの設計に取り入れることが大切です。

発注側は、ベンダーとの認識のずれに備えて、週次の進捗報告や仕様確認のミーティングを定期的に設け、すぐに解消できる体制をつくるのが基本です。

セキュリティ・法令対応の考え方

労務管理システムは、マイナンバーや給与、健康診断の結果など、企業の中でも特に機密性の高い個人情報を大量に扱います。そのため、セキュリティ設計を開発の最初から組み込む「セキュリティ・バイ・デザイン」の考え方が欠かせません。

具体的には、次の4つの対策が最低限必要です。

アクセス制御：役割ごとに権限を割り振るRBAC（ロールベース）の仕組みを導入します。
暗号化：通信データと保存データを、第三者に読めない形で扱います。
不正アクセス検知：不正な接続を見つけ出す仕組みを設けます。
操作ログ：誰がいつ何をしたかの記録を取得し、保存しておきます。

2024年12月には、個人情報保護委員会が「人事労務管理のためのサービスをクラウド環境で開発・提供・利用する場合の留意点」を公表しました。この公表によって、クラウド型システムでの委託先管理と安全管理措置の義務が明確になっています。

法令対応の面では、労働基準法、個人情報保護法、電子帳簿保存法など、複数の法令が関係します。そのほか、労働安全衛生法やマイナンバー法も関わってきます。そのため、設計を進める際は、社会保険労務士（社労士）や法務担当者と連携することを強くおすすめします。

ポイント

プロジェクトの途中で迷ったら、目的が数値で測れる形になっているか、現場の声が設計に入っているかを基準にします。どちらかが欠けると、現場に使われないシステムになりやすくなります。

まとめ

労務管理システムの開発で成否を分けるのは、要件定義の精度、開発会社の選定、セキュリティと法令対応の3点です。クラウドSaaSでは対応しきれない複雑な業務フローや独自の人事制度を持つ企業には、自社専用システムの開発が、競争優位につながる投資になり得ます。一方で、開発費用や期間、運用コストを現実的に見積もり、長期的な視点でパートナーを慎重に選ぶことが欠かせません。

各テーマの詳しい内容は、下の関連記事で解説しています。ぜひあわせてご覧ください。

会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。