問診システムは、機能数や知名度より、負担が集中している場面に合うかで選ぶことが大切です。受付、診察、記録のどこを改善したいかを先に決めると、候補を絞りやすくなります。
比べる観点は、3つの種類、7つの評価軸、施設や診療科ごとの選び方です。最後に、RFPとPoCの確認項目を示します。
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問診システム選定前に整理すべき自院の課題
まずは、受付、問診、診察、記録のどこで時間や確認の手間が増えているかを把握します。課題を一文で説明できると、必要な機能と不要な機能を分けやすくなります。
聞き取り時間と待ち時間の課題
受付や看護師の聞き取りで診察の開始が遅れている場合は、来院前入力に強いタイプが候補になります。まずは、初診患者が多い時間帯の所要時間を記録し、改善したい待ち時間をはっきりさせておきます。
さらに、診察室で既往歴や服薬状況を確認し直す時間も、診療全体の遅れにつながります。受付の聞き取りと診察室の確認のどちらを優先するかを決めると、必要な機能が見えてきます。
記録の標準化と多言語対応の課題
担当者によって聞き取り内容が変わる場合や、電子カルテへの転記に時間がかかる場合は、記録の標準化が課題になります。また、外国人患者や家族への対応に時間がかかる場合は、多言語対応を別の課題として切り分けます。
現在の問診票やヒアリング項目を洗い出し、必須の項目と、担当者の判断に任せる項目に仕分けておきます。この整理は、テンプレート機能に求める条件そのものになります。
問診システムの3つの種類
問診システムの種類は、入力する場所と設問の作り方で見分けられます。院内タブレット型、WEB・LINE事前入力型、AI問診型の順に、自院の患者層と受付業務に合うかを見ていきます。
院内タブレット・受付端末型
来院した患者が受付でタブレットに回答するタイプです。来院前のスマートフォン入力が定着しにくい患者層や、当日受診が多い施設に向いています。
ただし、台数が足りないと、紙の問診票との併用が続いてしまいます。そのため、ピーク時間帯の来院人数をもとに必要な台数を見積もり、貸し出し、消毒、充電までを運用に含めます。
WEB・LINE事前入力型
予約時の案内を受けた患者が、来院前にスマートフォンで回答するタイプです。院内での入力待ちを減らせる一方で、当日受診が多い施設では、案内から回答までの時間を確保しにくくなります。
予約システムから案内を自動で送れるかは、確認しておきたい点です。手動での送信が必要になると受付の作業が増えるため、入力完了までの運用をデモで確かめます。
AI問診・症状チェック型
患者の主訴に応じて、次に確認する設問を出し分けるタイプです。症状の幅が広い初診では使いやすいものの、設問の妥当性は診療科の視点で確かめる必要があります。
製品によって、想定外の主訴への対応には差があります。そこで、典型例だけでなく、自院で多い複合的な症状もデモで試し、医師が違和感なく確認できるかを見ます。
製品選定で比較すべき7つの評価軸
候補製品は、同じ質問を各社に提示し、回答とデモ結果をそろえて比べます。その際の評価は、業務適合、患者対応、導入条件の3つの面に分けて整理します。
- 業務適合：診療科対応と電子カルテ連携
- 患者対応：使いやすさ、多言語、入力支援
- 導入条件：セキュリティ、料金、実績、サポート
診療科対応と電子カルテ連携の範囲
自院の診療科に合わせた設問テンプレートを、標準機能で作れるかを確かめます。さらに、複数の診療科を一つの製品で運用できるかも、同時に見ておきます。
電子カルテ連携は、実績の有無だけで判断しません。代わりに、自動転記の範囲、対象外の項目、連携停止時の代替入力まで質問します。
患者側UI・セキュリティ・料金体系
患者側の画面は、高齢の患者や外国人患者が迷わないかを、実際に操作して確かめます。設問の数や選択肢の見せ方も、評価の対象になります。
セキュリティは、通信の暗号化、アクセス権限、保存先、契約終了後のデータ返却条件まで押さえます。また、料金は、初期費用、月額費用、連携費用、運用サポートをまとめて比べます。
担当者ごとの印象で採点しないよう、確認方法をそろえておきます。デモ、仕様書、契約条項のどれで確かめたかを残し、未確認の事項は保留にします。そうすると、比較の根拠が明確になります。
診療科・施設規模別の選び方
施設規模と診療科によって、問診システムの優先順位は変わります。そのため、必要な運用を先に決めておくと、過剰な機能への投資を避けやすくなります。
クリニックと病院で異なる優先順位
単科のクリニックでは、少数のテンプレートを自院で編集できる手軽さを優先します。一方、複数の診療科を持つ病院では、部門ごとのテンプレート管理と、基幹システムとの連携範囲を優先します。
病院では、情報システム部門や医事課との調整も必要になります。そのため、早い段階で関係部門を巻き込んでおくと、後から要件の抜け漏れが見つかる事態を防げます。
診療科ごとの設問設計の違い
診療科によって、設問で必要になる工夫は異なります。内科系では症状に応じた分岐、皮膚科や整形外科では患部の位置や写真の添付が求められます。
小児科では代理入力、耳鼻科やアレルギー領域では既往歴やアレルギー情報の設問を見ます。そのうえで、自院の主要な診療科に合わせたテンプレートを実際に操作し、必要な情報を無理なく集められるかを確かめます。
クラウド型・電子カルテ一体型・個別開発の選び分け
標準的な問診項目で、幅広い診療科に対応させたい場合はクラウド型が候補になります。電子カルテとの一体感を求めるなら一体型、独自の診療フローや深い連携が必要なら個別開発を検討します。
クラウド型と個別開発の判断基準
クラウド型は始めやすく、共通機能の改善はサービス側に任せられます。ただし、テンプレート設定や院内マニュアル整備の工数は、自院側に残ります。
個別開発は、独自の診療フローや基幹システムに合わせやすい反面、要件定義、テスト、保守を発注側が担う必要があります。独自の仕組みに投資するだけの診療上の理由があるかどうかで、判断が分かれます。
電子カルテ一体型という選択肢
既存の電子カルテに問診機能や連携の仕組みがある場合は、契約や請求の窓口をまとめられることがあります。とはいえ、設問の分岐やテンプレート編集の自由度が限られる場合もあります。
電子カルテを乗り換えない場合も、現在使っている製品と連携実績のある問診サービスを確かめます。特に、実績のない組み合わせでは、追加開発が必要になる可能性があります。
比較表・RFPとデモ・PoCの進め方
比較表やRFPには、診療科の構成と、例外的な運用場面を含めます。デモでは、受付、患者、医師の3つの立場から、実際の流れを確かめます。
RFPに載せる診療科構成と非機能要件
RFPには、対象診療科と想定患者数、現行フローを書きます。そのうえで、利用中の電子カルテと予約システム、解決したい課題も記載します。
業務要件には、初診と再診の設問、多言語対応、代理入力も含めます。非機能要件には、権限管理、通信の暗号化、障害時の対応を入れます。加えて、サポート窓口やデータの保管場所も整理します。要件を「必須」「望ましい」「将来」に分けておくと、候補を比べやすくなります。
PoCで確認する実際の問診フロー
PoCでは初診と再診のシナリオを使い、案内から入力を経て、電子カルテへの反映や診察室での参照まで試します。入力途中の離脱や、当日受診で事前入力できない場合の代替手順も確かめます。
記録する項目は、入力時間、手作業の転記箇所、患者からの問い合わせ件数です。候補製品を探すときは、問診システムのパッケージ・クラウド製品一覧も参照できます。
問診システム導入前に確認しておきたいポイント
候補を絞ったあとは、患者数だけでなく、セキュリティ、例外運用、診療フローでの操作性を確かめます。一覧表の機能だけでは見えない条件もあるため、事前に検証しておきます。
少人数クリニックの選定基準
評価軸そのものは同じでも、少人数のクリニックでは優先順位が変わります。テンプレート編集の手軽さと問い合わせ対応の速さを、日々の運用と合わせて確かめます。
院長が運用の判断を担う施設では、契約後のテンプレート見直しや設定変更の担当者を決めておきます。そうしておくと、診療の合間に対応が滞る事態を防げます。
電子カルテ乗り換えとの関係
問診システムと電子カルテを、必ず同時に入れ替える必要はありません。既存の電子カルテを残したまま、連携実績のあるサービスを選ぶ方法もあります。
近い将来に電子カルテを入れ替えるなら、両方の選定条件をそろえておきます。そうすれば、連携方式を変えることによる二度手間を避けられます。
高齢患者が多い場合の選び方
高齢の患者が多い施設では、来院前のWEB入力だけに頼らず、院内タブレットや家族による代理入力にも対応できる製品を優先します。文字の大きさや音声読み上げも、実機で確かめます。
入力が難しい患者には、受付スタッフの代行入力も選択肢になります。ただし、入力後に患者本人へ内容を確認してもらう手順を、運用ルールに組み込みます。
まとめ
問診システムは、自院の課題を定めてから種類を選び、7つの評価軸で候補をそろえて比べます。最後は、診療科構成と患者層を使ったPoCで、例外運用まで確かめます。
課題診断から2〜3製品への絞り込み
最優先の課題は、聞き取り時間や記録の属人化、多言語対応から決めます。高齢患者への配慮も、同じ基準で並べて考えます。そのうえで同じ質問で比べると、候補を2〜3製品に絞りやすくなります。
実際の問診フローでのPoC確認
PoCでは、受付、患者、医師の立場から例外運用まで試し、削減できる時間と残る工数を測ります。標準型で独自の診療フローを吸収できない場合は、個別開発やハイブリッド構成も検討します。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。