オンボーディングシステムの発注は、業務範囲と成果指標を決めることから始めます。そのうえで発注形態と契約を選び、委託先を比べていく流れです。
この順で小さく導入すると、入社者と受け入れ側の準備漏れを減らせます。全体像は、オンボーディングシステム開発の完全ガイドでも確認できます。
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オンボーディングシステムの発注・外注の全体像
発注で最初に決めるのは、製品名や開発言語ではなく、業務の範囲です。
内定承諾後から入社後30日、60日、90日までの業務を洗い出し、どこまでを標準機能、連携、個別開発で受けるかを決めます。
発注対象の範囲
対象業務を洗い出すときは、入社者や人事、上司、情シス、総務が進捗を共有できる状態を目指します。
- 入社手続き：本人入力、期限通知、雇用契約、労働条件通知。
- 人事・労務：社会保険や雇用保険の手続き、従業員マスタ登録。
- 受け入れ準備：端末・アカウント申請、初日案内、研修、メンター、1on1、サーベイも対象です。
書類をWebで集めても、採用から労務への転記や情シスへのメール依頼が残れば、漏れは解消されません。そのため、RFPには担当者、期限、次の工程へ渡す完了条件も書き込みます。
発注前に決める成果指標
成果指標は、人事担当者の作業時間の削減に加え、導入前から測れる数字を選んでおきます。
- 手続き：書類提出完了率、入社日までの未完了タスク数、差し戻し率。
- 受け入れ：アカウント発行のリードタイム、初週研修の受講率。
- 定着：入社後サーベイの回答率。
初日にPCを渡すことが目標なら、完了条件は「申請済み」で止めず、情シスの発行と受け渡しの確認まで含めて定めます。
発注形態の選び方：SaaS、導入支援、専用開発
発注形態は、業務をどこまで標準に合わせられるか、既存システムとどう連携するか、自社固有の承認や雇用形態をどう扱うかで決まります。さらに、法改正への対応や運用の負担、移行のしやすさも判断材料になります。
早く始めたい企業向けの標準SaaS
標準機能で始めやすい一方で、独自の業務をどこまで標準の仕組みに合わせられるかを確かめる必要があります。
- 用意された機能：情報収集、電子契約、労務手続き、従業員DB、タスク管理。
- サービス側の対応：法令変更やセキュリティ更新が継続されます。
- 導入前の確認：店舗別承認、独自研修、複雑なグループ会社構造を再現できるかを見ます。
標準機能に合わせる範囲と、例外を別の運用に残す範囲は、先に決めておきます。
導入支援付きパッケージ：標準と自社要件の折衷
導入支援を付けるときは、設定と支援会社の担当範囲が見積書で分かれているかを確かめます。
- 初期設定：権限設計や帳票テンプレートの設定を、支援会社に依頼できます。
- 移行と研修：データ移行や操作研修も任せられます。
- 支援範囲：「一式」の項目数と会議回数を確かめ、テスト支援と稼働後の問い合わせ期間も確認します。
固有要件が多い場合の専用開発
固有の業務ルールや連携、発注の範囲は、専用開発でどこまで含めるかを決めて組み立てます。
- 個別の業務ルール：多言語や雇用形態別の書類、拠点別の承認を設計できます。
- 社内システムとの接続：採用管理との連携やID発行、独自の30・60・90日チェックインも設計の対象になります。
- 開発の範囲：画面のほか、認証や権限、監査ログを含みます。バックアップや帳票変更、保守体制も対象になります。
- 組み合わせ方：給与や社会保険はSaaSに任せ、独自画面と連携だけを開発する方法もあります。
RFPと要件整理：入社前から90日後までの業務の洗い出し
RFPには、まず現状課題と対象者、業務フローを記します。既存システムやデータ項目も示し、提案の前提をそろえます。機能一覧と価格だけを聞くと、各社の前提がばらついてしまいます。
さらに、セキュリティ条件や納期、評価基準も同じ前提で示します。各社に同じ情報を渡すことで、価格差の理由を比べられます。
RFPに書くべき業務・データ・体制
各工程の担当やデータ連携を示し、完了条件とシステム間の役割をそろえておきます。
- 業務範囲：内定承諾後、入社前、初日、初週、30・60・90日で区切ります。
- 工程情報：担当者と期限、入力項目、承認者を記します。差し戻し、完了条件、例外も書き込みます。
- 連携先：採用管理や人事給与、勤怠、電子契約、グループウェア、ID管理。
採用管理の氏名や入社日は、労務へコピーするか、API連携するか、CSVを誰が取り込むかも決めておきます。
どのシステムを正とするかは、あいまいにしないことが大切です。
MUSTとWANTによる優先順位づけ
法令、安全管理、業務継続に関わる要件はMUSTとして扱い、将来の改善はWANTに分けます。
- MUST：労働条件通知や雇用契約の電子交付、本人確認、権限分離、操作ログ。
- 個人番号の扱い：扱う場合は、アクセス制御とデータの削除・返却も対象にします。
- 端末準備：入社日までに準備できることを要件とします。
- WANT：社内コミュニティ、AIによるFAQ、詳細な定着分析など。
すべての要件を初回リリースに詰め込むと、テスト対象と予算が膨らみます。そのため、1〜2回の入社サイクルで効果を測りながら段階的に導入する方法が有効です。
提案依頼時の回答フォーマット
各社の回答条件をそろえると、機能の含有範囲と実運用の差を比べられます。
回答区分を分けておくと、標準機能と思っていたものが有料オプションだったという行き違いを防げます。
- 回答項目：機能、連携、支援、移行を指定します。セキュリティ、保守、費用、前提条件も含めます。
- 対応区分：標準、設定、追加開発、外部サービス、対応不可に分けて回答してもらいます。
- デモ：スマートフォン入力、差し戻し、人事の未完了確認、情シス連携を実演してもらいます。
発注前に決める契約形態と責任分界
要件定義、設定・開発、移行では、契約上の性質が異なります。テストと研修、保守も、それぞれ契約上の性質が違います。成果物と責任を工程別に定め、納品後の運用や障害対応も契約書と仕様書に残しておきます。
請負契約と準委任契約の違い
工程の成果や要件の確定度に応じて契約を選び、条件は法務担当者と詰めます。
- 請負：完成したシステムや定義済み成果物を納める場合、検収や契約不適合への対応を定めることがあります。
- 準委任：要件整理やPM支援では、業務範囲、作業時間、報告、善管注意義務などを定めることがあります。
契約名だけでは中身まで決まらないため、完成条件を置けるか、変更時にどう扱うかを確かめます。
追加開発と仕様変更のルール
雇用形態ごとの書類や海外拠点の承認のような追加要望が出たとき、その手順を契約前に定めておきます。
- 受付・調査：窓口と影響調査の担当。
- 承認・計画：見積提示、承認者、納期変更、優先度の決め方。
- 変更区分：軽微な設定と、データモデルや連携方式を伴う追加開発を分けて扱います。
個人情報と再委託の条項
扱う情報には、住所や家族、口座、本人確認書類があり、場合によってはマイナンバーも含まれます。
委託先については、選定、契約、取扱状況を確かめます（出典：個人情報保護委員会「人事労務管理のためのサービスに関する注意喚起」、2024年）。
契約には、アクセス権限、保存場所、暗号化、ログを含めます。さらに、事故報告や返却・削除、再委託条件、監査方法も盛り込みます。
オンボーディングシステムの費用相場と見積内訳
公的な料金統計は多くないため、金額は対象人数、連携数、拠点や雇用形態、セキュリティ、移行量によって変わります。下の数字は、人事労務・ワークフロー案件の相場と2026年時点の公開料金を合わせた初期目安です。
なお、この数字は専用開発の公定価格ではなく、予算を組む際の仮説として使います。RFPに基づく個別見積で、順次更新していきます。
SaaSの公開料金：月額と初期費用の分け方
SaaSの料金を比べるときは、基本の費用帯と、サービスごとの課金条件を並べて見ます。
- 一般的な目安：初期費用0万円から100万円程度、月額1万円から10万円程度です。
- 対象人数と業務：50〜100名で書類回収とタスク管理が中心なら、費用は低い側に寄る傾向があります。
- 上振れする条件：電子契約、権限設計、研修、複数拠点の設定を含む場合です。
- freee人事労務：プランごとの1人あたり料金を見ます。
- マネーフォワード クラウド人事管理：11名以上の場合は、1名あたり月額600円の従量課金です。
freee人事労務は、プラン別に1人あたり月額400円、600円、800円、1,100円となっています（出典：freee株式会社「freee人事労務の料金」、2026年確認）。
入社前の従業員は、従量課金の対象外です（出典：株式会社マネーフォワード「クラウド人事管理の利用料金」、2025年更新・2026年確認）。
公開価格はライセンス分だけです。連携や導入支援の費用は、別途確認が必要です。
内定者を事前に登録する企業は、課金条件もあわせて確認します。給与や勤怠、社会保険、マイナンバーを加える場合は、必要なサービス全体の月額で比べます。
連携ありの導入：初期100万〜500万円程度が目安
連携導入の予算を考えるときは、費用帯と連携作業の範囲を合わせて見ます。
- 想定レンジ：初期100万〜500万円、月額5万〜30万円程度です。
- 接続方法：採用管理、給与、勤怠、ID管理、電子契約が対象です。つなぎ方は、API、CSV、iPaaS、中間DBから選びます。
- 公開例：HRMOS労務はHRMOS採用との連携を示しています。
2026年4月の正式リリース時には、従業員数30名以下の価格として、HRMOS採用を含む税抜月額48,000円からが案内されました（出典：株式会社ビズリーチ「HRMOS労務を正式リリース」、2026年）。
なお、このレンジは統一価格ではなく、人事労務システムの連携・移行・部分改修案件からの推定です。連携先が増えると、項目対応や再送、権限、監視、テストデータの準備も必要になります。
HRMOS労務は、採用側の内定者情報を労務側へ連携する方向性も示しています。
初期費用は別途かかり、この価格はオンボーディング機能だけのものではありません。比べるときは、連携範囲を含めた総額で見ます。
専用ポータル開発の費用の目安：300万〜1,500万円程度
専用開発の費用と期間は、要件の複雑さに応じた推定の幅で考えます。
- 基本的な想定：独自ポータル等は300万〜1,500万円程度、期間は3〜8か月程度です。
- 複雑な案件：条件によって1,500万円〜4,000万円超、6〜18か月程度になる可能性があります。
- 見積項目：要件定義、画面、連携、移行を分けて示してもらいます。テスト、研修、保守、法改正対応も別の項目にします。
ただし、これは見積の保証ではなく、人事労務システムの特定領域の刷新相場とエンジニア工数からの推定です。上振れの要因には、グループ会社や多言語、複雑な権限、セキュリティ審査、並行運用があります。
見積項目には、画面・フォーム、ワークフローを入れておきます。さらに、API・CSV、SSO、電子契約も加えておきます。比べるときは、月額や追加ユーザー、データ保存、退職者データを含む初年度総額で見ます。
委託先の選定と見積比較で確認するポイント
委託先を選ぶときは、知名度や機能数だけでなく、得意分野と契約の進め方を見ます。SaaSベンダー、パッケージ導入会社、SI・受託開発会社では、これらが異なるためです。
候補にするのは、現状に近い導入事例があり、業務整理から移行、運用まで同じ責任者が説明できる会社です。
実績の見方：機能より業務と連携の類似性
事例を見るときは、人事システムを導入しているかどうかだけでなく、業務や連携がどれだけ近いかを見ます。
- 導入条件：対象人数、拠点数、雇用形態、採用管理や給与との連携を確認します。
- 移行と定着：移行件数、導入期間、現場定着の方法を聞きます。
- 確認資料：可能なら匿名画面、RFP回答例、稼働後の運用体制を確認します。
- 現場の利用：上司の利用が課題なら、スマートフォン入力や通知、未完了一覧、代理操作の実演を頼みます。
見積の比較：同じ単位にそろえる
費目は同じ分類にそろえ、各「一式」の対象範囲を確かめます。たとえば、移行やテストが自社作業として除外されていると、安く見える提案になることもあります。
- 費用項目：初期、月額、オプション、支援、追加開発を同じ項目で並べます。移行、テスト、教育、保守、障害対応も含めます。
- 一式の範囲：対象システム数、項目数、データ件数、対応時間、問い合わせ回数。
- 評価配点の例：価格30%、要件適合25%、セキュリティ15%、体制15%、将来拡張15%。
配点は自社の優先度に合わせて変え、社内であらかじめ合意しておきます。さらに、採点理由を残しておくと、提案プレゼンの印象だけで選ぶことを防げます。
セキュリティと運用責任の確認項目
ISMSなどの認証があるかだけでなく、データ保護をどう運用しているかも見ます。委託先についても、選定や契約、取扱状況を把握しているかを確かめます。
出典は、個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」、2026年確認です。
- 保管と通信：保管地域、通信・保存時の暗号化、バックアップ、復旧目標。
- アクセス：MFA・SSO、管理者権限分離、操作ログの保存期間。
- 委託管理：脆弱性対応、退職者情報の削除、再委託先の管理。
労働条件の明示は、法務・労務担当者と確かめます。2024年4月から、就業場所や業務の変更範囲などの明示ルールが変わりました。
出典は、厚生労働省「2024年4月から労働条件明示のルールが変わります」、2024年です。
法解釈は委託先に任せきりにせず、自社で確定した帳票や同意、保存要件を実装できる体制を選びます。
発注後の開発・導入を成功させる進め方
契約後も、業務の意思決定は自社で行います。目指すのは、システムができあがることではなく、入社者と受け入れ側が期限どおりに動ける状態です。
- 役割：プロジェクトオーナー、人事・労務、情シス、現場代表、法務・情報セキュリティの担当を明確にします。
- 週次管理：課題、決定・未決事項、変更要求を、週ごとに見直します。
小規模パイロットで見つける現場のギャップ
全拠点や全雇用形態へ広げる前に、1つの部門や数回の入社サイクルで試しておきます。
- 入社者：迷わず入力できるか、スマートフォンで書類を提出できるかを確かめます。
- 受け入れ側：上司のタスク確認と、情シスへの情報連携を見ます。
- 改善記録：提出率、差し戻し理由、問い合わせ、手作業箇所を残します。
テストの中心は例外と権限
正常な入力だけを試すと漏れを見つけにくいため、例外と権限を含むシナリオで確かめます。
- 人の変更：氏名・入社日変更、辞退、再入社、外国籍、アルバイト。
- 業務の変更：複数拠点、書類差し戻し、連携失敗。
- アクセス：権限外の閲覧や退職後のアクセス停止。
UATでは、システム担当者だけでなく、入社者役や人事、上司、情シスが実際のシナリオを操作します。そのうえで、完了条件と通知が業務の期待に合うかを見ます。
稼働後のKPIと利用者の声による改善
月次か入社回ごとにKPIを見て、問題を切り分けます。たとえば、原因がシステムなのか、案内文なのか、担当者の期限設定なのかを確かめます。
改善では、ツールを追加する前に、不要な入力項目や重複した承認を減らす方法もあります。
- 手続き：書類完了率、初日までの未完了タスク、問い合わせ件数。
- 受け入れ：アカウント発行時間、研修受講率、初月サーベイ。
- 定着：90日後まで残る人の割合を見ます。
オンボーディングシステムの発注・外注でよくある質問
発注の場面では、価格に加えて、業務範囲と運用体制についても質問されます。
発注前に確認されやすい疑問を、順に見ていきます。
オンボーディングシステムの発注は何人規模から検討すべきですか？
判断は人数だけでなく、入社者数や拠点、雇用形態、担当工数、重複入力で行います。たとえば、少人数でも毎月採用があり、紙やメールの回収、端末準備、労務登録が分断されていれば、標準SaaSの効果が出やすくなります。
専用開発は、標準機能で吸収できない要件と投資効果を整理したうえで検討します。
オンボーディングシステムの費用を抑える方法はありますか？
まずMUSTを絞って標準SaaSから始め、連携や独自画面は後から加える段階導入が有効です。
初期費用に加えて、月額、支援、移行、保守、追加ユーザー、社内作業を含めた初年度総額で比べます。
安価な提案でも、RFPに書いたテストや教育が含まれていないことがあります。そのため、除外項目を確認します。
RFPがなくても開発会社へ相談できますか？
相談できます。現状の業務や困りごと、対象人数、既存システム、希望時期、予算上限を整理しておくと、提案の精度が上がります。
業務整理から支援する会社には、現状ヒアリング、簡易RFP、要件定義の順で依頼する方法もあります。
また、要件定義の成果物と費用を別契約にする選択肢もあります。
個人情報を扱う外注先は何を確認すべきですか？
契約前には、個人情報の取り扱いについて確認する項目を整理しておきます。
- 扱う情報：住所、家族、口座、本人確認書類を扱います。場合によってはマイナンバーも対象になります。
- 管理方法：担当者の限定や利用目的、保存・廃棄を確認します。権限、認証、暗号化、ログ、バックアップも見ます。
- 委託先管理：事故報告、再委託先、契約終了時の返却・削除、監査方法を確認し、契約と運用規程に反映します。
- 確認の根拠：認証の有無だけでなく、必要な証跡を提示できるかを見ます。
まとめ：業務と責任を整理した発注
入社書類だけでなく、採用管理や労務、人事DBまでを、ひとつの業務フローとして捉えます。さらに、給与・勤怠、端末・アカウント準備、育成も、同じ流れの中で考えます。
標準SaaSや支援付きパッケージ、専用開発は、標準化の度合い、連携、法令・安全要件で選びます。
最初に作るRFPと成果指標
入社前から90日後までの担当、期限、データ、例外、完了条件を整理し、MUSTとWANTを分けておきます。そのうえで、見積は初年度総額で比べます。
見積には、要件定義、設定・開発、連携、移行を含めます。テスト、研修、保守、社内工数も入れます。委託先は、実績や変更管理、セキュリティ、再委託、障害対応、改善体制の面から確かめます。
小さな導入から始める体験の改善
全社展開の前に、1〜2回の入社サイクルで試します。見るのは、提出率や未完了タスク、発行時間、問い合わせ、初月サーベイです。稼働後も、KPIと現場の声をもとに、入力、通知、承認、連携、研修を見直します。
発注をシステムの購入で終わらせず、入社者が迷わず働き始め、受け入れ側が準備漏れなく支援できる基盤として育てていきます。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。