オンラインイベントシステムの費用は、無料または低額から1億円超まで幅があります。機能の範囲、連携する外部サービス、配信の規模によって、金額が大きく変わります。
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オンラインイベントシステムの費用を考える全体像
オンラインイベントシステムは、配信画面だけでなく、告知から開催後のフォローまでを扱う業務の仕組みです。そのため、どこまでをシステムの範囲に含めるかで、費用相場が変わります。
配信ツールとイベント業務システムの役割の違い
ZoomやYouTube Liveなどの配信ツールは、映像を届ける機能に強みがあります。一方、イベントシステムは、ページ作成や申込、チケットを管理します。さらに、招待状や会員ログイン、視聴権限も扱います。
- イベントシステムの機能：資料配布、チャット、Q&A、投票、アンケート、商談予約
- 配信構成：外部配信を使い、申込情報や参加ログを管理側へ集約
費用を抑える場合は、配信エンジンを自社で開発せず、既存の配信や決済のサービスを組み合わせます。また、メールや認証も既存のサービスを使えば、開発の範囲を絞れます。
外部サービスが増えるほど、アカウント管理やデータ連携を設計する必要があります。障害時にどこまでを誰が受け持つか、解約時にデータをどう返すかも、あらかじめ決めておきます。管理画面を行き来する手作業が増えると、安価な構成でも効果を得にくくなります。
イベントの目的別に見る必要な機能と費用
必要な機能はイベントの目的によって異なります。たとえば、目的ごとに次のような違いがあります。
- 社内の単発ウェビナー：申込、視聴URL配信、アンケート、簡易レポート
- 有料セミナー：決済、領収書、キャンセル、返金、本人確認
- BtoBカンファレンス・展示会：複数セッション、出展ブース、参加者プロフィール、資料閲覧、マッチング、商談予約、リード納品
参加者数だけで規模を判断するのは危険です。登録者500人でも同時視聴が50人で録画中心なら、必要なインフラを抑えられます。一方、登録者300人でも、全員が同時接続して複数会場を切り替え、商談をリアルタイムで処理する場合は、配信や監視、サポートの費用が膨らみます。
オンラインイベントシステムの費用相場
初期費用・利用費は、単発のSaaS利用なら0〜30万円程度が目安です。運用支援込みなら10万〜100万円程度、既存サービスとの個別連携なら100万〜300万円程度です。
独自機能を含むカスタム開発は300万〜1,000万円程度が目安です。さらに、高負荷配信や独自マッチング、複雑な権限、会員基盤を含む場合は、1,000万〜3,000万円超も想定されます。
大規模XRやハイブリッドは3,000万〜1億円超の例があります。これらは、公開価格と公開事例をもとにした推定レンジで、全国統計による確定相場ではありません。
小規模なSaaS利用の費用目安（0〜30万円程度）
単発セミナーで申込や参加者管理、配信URL、アンケートを使う場合は、既存のSaaSが短期間で始めやすい選択肢です。なお、EventRegist Basicの基本機能は無料です。
- 有料チケット：販売額の8％が手数料（出典: イベントレジスト株式会社「EventRegist Basic」、2026年8月確認）
- 無料イベント：販売手数料なし
- 別途必要な業務費：撮影、配信、デザイン、問い合わせ対応
有料イベントや複数回の開催で機能を増やす場合は、Basic+が1イベント10万円（税別）です。一方で、PremiumやEnterpriseは、機能の利用費や個別見積もりが関わります。
見積もりでは、会員や決済システムとの連携、利用期間、サポート範囲も確認が必要です。公開料金があるSaaSでも、運営を外注するか自社で行うかで予算は変わります。
個別連携を含む構築の費用目安（100万〜300万円程度）
自社ブランドのページや会員ログインを加えると、SaaSの利用料だけでは収まりません。また、決済やメール配信、CRM・MA連携も加わります。たとえば、株式会社一創は、既存サービスを活用するイベント管理システムの構築を100万〜300万円程度としています（出典: 株式会社一創「イベント管理システム開発」、2026年8月確認）。
- 価格の前提：一般的な目安
- 変動条件：API仕様、画面の作り込み、データ移行の有無
配信サービスと決済代行を組み合わせ、認証基盤とメール配信も外部サービスに任せる設計が適しています。ページのテンプレート化や申込項目の固定、CSV連携で範囲を絞れば、1〜3か月程度での導入を検討できます。ただし、会員情報の正本や、CRMへ渡す参加ログの粒度が曖昧なままだと、後から追加開発が必要になります。
カスタム開発の費用目安（300万〜1,000万円程度）
申込や決済、会員管理を一つにまとめる開発で、予算は300万〜1,000万円程度が目安です。加えて、ライブ・オンデマンド配信や視聴権限、チャットも備えます。Q&Aや投票、アンケートのほか、参加ログと管理画面も含みます。
- 参考価格：株式会社一創「イベント管理システム開発」、2026年8月確認
- 見積もりを左右する点：外部連携と例外処理の数
高負荷配信や横断会員管理、SSOに加え、出展者権限や商談予約、リード納品、監査ログを含めると、開発期間は3〜6か月程度になることがあります。
セキュリティ審査や個人情報の利用目的、負荷試験、本番リハーサルを省くと、開催当日の障害や情報漏えいにつながります。なお、納期を縮めるときは、テストを削らず、初回の機能を絞ります。
大規模なXR・ハイブリッド案件の費用例（3,000万円超）
3D会場やアバター、オンラインブースに加え、多言語対応やリアル会場との連携、講演配信が対象です。来場登録者数千人〜1万人規模では、通常のウェビナーとは別の予算計画が必要です。
- 東京都の価格例：250ブース、講演枠、来場者1万人分で3,000万円
- 出典：東京都「TOKYO MICE テクノロジー導入ガイドライン」
- 資料の時点：2025年3月更新、2026年8月確認
同資料には、XRプラットフォームを使うハイブリッドイベントで5,000万円〜、1億円〜の例もあります。なお、通信環境やコンテンツ制作、人件費、コンサルティング、当日のエンジニア対応は、別費用になる場合があります。そのため、大規模案件ではシステム費とイベント制作・運営費を分け、金額に含まれる範囲を確認します。
オンラインイベントシステム費用とコストの内訳
総額は画面の制作費だけでは決まりません。企画や要件定義、UI設計も費用に含まれます。
フロントエンドと管理画面、認証・決済・配信・CRM連携の開発費を、それぞれ分けて確認します。そのうえで、クラウドやCDN、テスト、リハーサル、当日支援、保守運用の費用も見落とさないようにします。初期費用が安くても、配信の従量費や運営工数が高ければ、開催を重ねるほど総保有コストが膨らみます。
企画・要件定義にかける費用
要件定義では、開催回数や無料・有料の区分、参加者総数、同時接続数を決めます。さらに、配信時間やセッション数、会員ログイン、出展者数、データ連携も決めておきます。
- 整理する担当者：参加者、主催者、事務局、登壇者、出展者、営業
- 業務の流れ：申込、参加、視聴、交流、商談、CRM登録、事後フォロー
要件を整理せずに申込フォームと配信画面だけを依頼すると、後から追加の課題が見つかります。視聴URLの再発行や欠席者への案内、重複名簿、リード納品、キャンセル・返金、権限変更がその例です。
開発会社から受け取る資料には、機能一覧のほか、画面一覧やデータ項目、権限表を含めます。そのほか、外部連携一覧や非機能要件、受入条件も入れておきます。
利用者ごとに分けた画面・機能の費用
利用者ごとに必要な画面を整理すると、開発範囲を見積もりに落とし込めます。参加者向けには、イベントページや申込、ログイン、視聴の画面があります。さらに、タイムテーブルや資料、チャット、Q&A、投票、アンケート、商談予約といった機能もあります。
- 運営側：イベント・登壇者・出展者管理、申込者、権限、メール、問い合わせ、レポート
- 出展者：ブース編集、リード確認、商談枠、資料登録
同じ機能名でも、表示だけで足りるか、リアルタイム更新や複数の権限、承認フロー、監査ログまで必要かによって、工数は変わります。まず、初回はイベントページや申込、視聴、アンケート、基本レポートに絞ります。商談マッチングや高度なスコアリングは、効果を確かめてから追加すると、予算と納期を管理しやすくなります。
認証・決済・配信・CRM連携とインフラ費
会員システムやSSO連携では、ユーザーIDや所属、権限、退会、パスワード再設定、ログイン失敗を扱います。決済では、チケットやクーポンのほか、返金や領収書、請求書、決済失敗の再処理が必要です。
- CRM・MAへ渡す情報：申込、出席、視聴時間、資料閲覧
- 追加候補：アンケート、商談予約
クラウドや動画ストレージ、CDNのほか、メールや監視、バックアップにも費用がかかります。金額は、登録者数よりも同時接続数や配信時間に左右されます。
画質や録画保存期間、メール通数、API利用量も影響します。そのため、配信構成を決め、年間開催回数と保存期間を含めて試算します。
テスト・当日支援・保守の費用と初期費用の切り分け
オンラインイベントでは、画面テストに加えて、ログインの集中や権限設定、配信停止を検証します。音声・字幕、メール遅延、決済失敗、チャット通報、個人情報の誤表示も確かめる必要があります。
- 事前検証：参加者の端末・ブラウザを想定した接続テスト
- 本番準備：本番と同じ手順のリハーサル
- 予算：テストと運用設計を別枠で確保
当日の配信監視や問い合わせ窓口、登壇者支援、代替URLを、誰が担うか見積もりに含めます。また、録画・編集や字幕・翻訳についても、担当を決めておきます。
稼働後は、クラウドや監視、バックアップの管理に加えて、脆弱性対応、OS・ミドルウェアの更新、問い合わせ、機能改修が発生します。そのため、保守費の対象期間と2年目以降の料金を分けて確認しておきます。
オンラインイベントシステムの費用が変動する要因
同じシステムでも、開催条件と業務の複雑さによって見積もりは変わります。そのため、登録者数に加えて、同時接続数や配信形式、データ連携、セキュリティ、当日支援を依頼書に書いておきます。
登録者数より重視すべき同時接続数と配信時間
登録者が多くても欠席者が多ければ、同時接続は増えません。一方で、開始時にアクセスが集中すると、認証やイベントページ、動画配信、チャット、アンケートに負荷がかかります。
- 参加・配信規模：登録者、参加率、同時接続、セッション、配信時間、アーカイブ
- 負荷試算：通常時とピーク時の2パターン
ライブだけで行うか、疑似ライブとオンデマンドを組み合わせるかによっても、費用は変わります。オンデマンドを長期間保存すると、ストレージやCDNの費用が続きます。
複数トラックを同時に配信すると、配信経路や監視、登壇者の操作、タイムテーブル管理が増えます。このため、依頼時にはセッション数だけでなく同時進行数も伝えます。
会員・決済・CRM連携とデータ移行による費用増
会員データを取り込む場合は、項目の対応づけや重複の統合、退会者の扱いを決めます。同意履歴や権限、更新時期も決めておく必要があります。決済では、購入やキャンセル、返金、領収書、請求書、決済失敗の処理まで扱います。
- 基本データ：申込情報
- 追加するデータ：視聴時間、資料閲覧、アンケート、商談予約
APIが公開されていれば、リアルタイム連携も検討できます。ただし、仕様の確認や認証、レート制限への対応が必要です。
エラー時の再送やデータ欠損の検知も設計します。APIが使えない場合は、CSV連携で代替できます。
CSVの出力時刻や文字コード、必須項目、重複登録の扱い、手動確認の担当を決めておきます。また、過去の参加者データは、次回の案内に必要な範囲だけを移行します。保存期限を過ぎた情報を持ち込まないことは、コストとリスクの両面で有効です。
個人情報・決済・権限の安全対策費
氏名や所属、メールアドレス、視聴履歴、アンケート、商談情報を扱う場合は、利用目的や委託先を整理します。加えて、第三者提供や共同利用、保存期間、削除手順も決めておく必要があります。
- 技術対策：MFA、最小権限、暗号化、監査ログ、バックアップ、IP制限
- 運用対策：脆弱性診断、事故時の連絡体制
- 責任の範囲：個人情報保護委員会のガイドラインを確認し、契約に反映
決済情報を自社で持たず、決済代行のトークン化やホスト型画面を使う設計にすると、開発と保管のリスクを抑えられます。カード情報を扱う場合は、PCI DSSの適用範囲も確認します。
AIでFAQの回答や参加者の分類を行う場合は、入力データのマスキングや参照範囲の限定、人による承認、出力ログの保存が必要です。通常のチャット機能と比べると、要件と運用費が増える可能性があります。
ライブ・録画・ハイブリッド別の制作と運営の範囲
録画配信は、当日の負荷を抑えやすい一方で、撮影や編集、字幕などの準備が必要になります。
- ライブ：接続確認、映像・音声切替、進行、チャット監視、障害案内
- 録画：撮影、編集、字幕、チャプター、公開権限
ハイブリッドイベントでは、会場の映像とオンライン参加者をつなぎます。そのため、配信スタッフや会場回線、音声設計、現地機材も見積もりに含めます。
運用を内製すると、システム費は下がる場合があります。ただし、準備や問い合わせ、登壇者案内、参加者への再送、開催後の集計には人手がかかります。
EventHubの公式導入事例には、開催準備や運営工数の削減、ウェビナー運営工数の75％削減が紹介されています。ただし、成果は対象企業の業務や支援範囲によって異なります（出典: EventHub公式「導入事例」、2026年8月確認）。自社の現状の工数と比べて、削減効果を試算します。
見積もりを取る際のポイントとコスト最適化の方法
見積もりは、合計金額だけでなく前提条件をそろえて比べます。SaaS利用料と開発費、配信・CDNの従量費は、それぞれ分けて確認します。金額に含まれる範囲は見積もりごとに異なる場合があるため、次の費用も同じ前提で並べます。
- 決済手数料：決済の利用にかかる費用
- 制作・当日運営：画面の制作や当日の進行にかかる費用
- 保守：稼働後の運用や更新にかかる費用
- 追加改修：稼働後に機能を変えるときの費用
初年度と2年目以降のTCOを並べて比べます。必要な業務を整理してから複数社に依頼すると、価格差がどこから生じるかを確認でき、その理由も説明しやすくなります。
要件表に書く規模・機能・データ・運営体制
依頼書には、目的や年間開催回数、開催形式、登録者数、最大同時接続数を記載します。配信時間やセッション数、出展者数、対象地域と言語も書いておきます。
- 機能候補：申込、決済、会員認証を挙げます。視聴権限、配信、録画も候補に入れます。
- 交流・活用：チャット、Q&A、投票、アンケート、商談、資料、レポート、CRM
既存の会員・顧客・決済・メール・ID管理システムについても伝えます。保存期間や必要なログ、希望するサポート時間も含めます。
「できれば対応」や「将来必要」といった要望は、初回必須、あれば望ましい、将来検討の3段階に分けて伝えます。見積もりには、前提や含む範囲、含まない範囲、工数を書いてもらいます。
さらに、納品物や受入条件、仕様変更、追加費用単価も記載してもらいます。範囲を明記しておけば、安く見えた提案の機能が別料金だった、という事態を避けられます。
開催回数を含めたTCOでの比較
年1回の開催なら、SaaSの従量課金と運営支援の組み合わせが、専用開発より合理的な場合があります。一方で、年間数十回以上開催し、毎回の申込や視聴、アンケート、営業連携に手作業が多ければ、個別連携で工数を下げられる可能性があります。
- 現状把握：開催回数と1回あたりの運営時間から算出
- 比較期間：初年度に加え、少なくとも2〜3年を想定
開発費や月額利用料、チケット手数料、動画保存、配信の従量費を合算します。当日スタッフや保守、セキュリティ診断に加えて、追加改修、データ移行、解約時の返却費も入れます。SaaSとスクラッチの安さだけでなく、業務削減や商談化、再利用できるコンテンツ、データ活用も含めて判断します。
標準機能の活用と、独自性が必要な部分の開発
コスト最適化では、SaaSやクラウド基盤、個別開発の役割を分けます。申込や決済、メール、配信、ストレージは、実績のある外部サービスを使います。
- 開発費をかける領域：ブランド体験、会員連携
- 独自性を出す領域：営業データ、商談フロー
まず、初回は外部配信とテンプレート型ページを使い、参加ログをCSVで営業システムへ渡す方法があります。運営上の課題と成果を確かめたあとで、API連携や横断会員管理、自動スコアリング、出展者向けのリード画面を加えます。PoCで申込から事後フォローまでを検証してから機能を追加すれば、使われない機能への投資を減らせます。
開発会社のイベント実績と当日対応の確認
一般的なWeb制作の経験に加えて、オンラインイベントや会員・決済連携、動画配信の経験を確かめます。負荷試験や個人情報の管理、当日の障害対応を経験しているかも確認します。
- 実績の確認：規模、同時接続、セッション、参加者対応、リード納品
- 役割の比較：SaaS、受託開発、イベント運営の得意領域
配信停止やログイン障害、決済失敗、視聴権限の誤設定を想定し、誰が何分以内に判断するかを確認します。登壇者の接続不良や個人情報の誤送信についても、想定の対象に入れます。
契約前には、サポート時間や休日対応、SLA、代替手段、バックアップ、データ返却を確認します。再委託先やセキュリティ資料、脆弱性の報告方法も確かめます。
オンラインイベントシステムのよくある質問（FAQ）
費用を検討する際に迷いやすい点として、配信ツールだけでの開催、開発期間、費用を抑える方法、SaaSと開発の選び方を取り上げます。
オンラインイベントはZoomだけで開催できますか？
小規模な社内説明会や申込者が少ない単発ウェビナーなら、Zoomだけで開催できる場合があります。一方で、申込や決済、会員認証を一つにまとめて管理するには、イベント管理システムなどが必要です。視聴権限や参加ログも、同じ仕組みで扱う必要があります。アンケートや営業フォローまで含めると、管理の範囲はさらに広がります。
オンラインイベントシステムの開発期間はどのくらいですか？
既存SaaSの設定だけなら即日〜2週間程度、運用支援や画面設定を含めて2〜6週間程度、会員・決済・CRM連携の構築なら1〜3か月程度が目安です。
独自の交流機能や複雑な権限、高負荷配信、セキュリティ審査、負荷試験を含むと、3〜6か月程度かかる場合があります。さらに、フルスクラッチや大規模XRでは、6〜12か月以上かかる可能性があります。
オンラインイベントシステムの費用を抑えるにはどうすればよいですか？
配信や決済、メール、保存には標準サービスを使い、開発は会員連携やデータ活用、商談に絞ります。初回のPoCでは、同時接続数や参加率、視聴完了率、アンケート回答率、商談化率、運営工数を測り、追加開発の判断材料にします。
SaaSとスクラッチ開発はどちらを選べばよいですか？
年数回の申込・視聴・アンケートなら、SaaSが選択肢になります。年数十回以上で会員・決済・交流・横断分析・CRM連携を重視するなら、個別連携やクラウド拡張が向いています。独自業務が競争力を左右し、保守体制や投資計画があるなら、スクラッチ開発も候補になります。
まとめ
費用はSaaSの0〜30万円程度から、個別連携の100万〜300万円程度、カスタム開発の300万〜1,000万円程度です。高負荷配信や会員基盤などを含む開発は1,000万〜3,000万円超、大規模XR・ハイブリッドは3,000万〜1億円超まで、目的と要件で変わります。
EventRegistの公開料金や株式会社一創の開発費の目安、東京都のMICEガイドラインの事例は、予算検討の参考になります。ただし、自社案件の確定価格ではありません。
初期開発費と開催・保守の総額
見積もりには、登録者数だけでなく、最大同時接続数や配信時間、セッション数を明記します。会員・決済・CRM連携や録画保存期間、セキュリティ、当日支援も書いておきます。
システム費と配信・CDN、決済手数料は、それぞれ別に確認します。運営や稼働後の費用は、5つの項目に分けて見込みます。
- 制作・運営費：イベントの制作と当日の運営にかかる費用
- 問い合わせ：参加者からの問い合わせ対応にかかる費用
- 保守：稼働後の運用や更新にかかる費用
- 脆弱性診断：セキュリティの診断にかかる費用
- 追加改修：稼働後に機能を変えるときの費用
そのうえで、初年度と2年目以降のTCOを比較します。
業務フローと最小機能の整理と見積もり依頼
申込から視聴、アンケート、事後フォローまでの流れを書き出し、標準サービスで足りる部分と独自開発が必要な部分に分けます。小規模なPoCで参加者の動きと運営工数を確かめたうえで、成果に直結する会員連携やデータ活用、商談機能へ段階的に投資すれば、費用対効果を判断しやすくなります。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。