オンラインイベントシステム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順

オンラインイベントシステムの開発は、目的と要件を整理して方式を選び、設計・開発、テスト、稼働へと進みます。稼働後は定着と改善を回し、各フェーズで作った資料と確認事項を残しながら進めます。

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・オンラインイベントシステム開発の完全ガイド

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オンラインイベントシステムの全体像

オンラインイベントシステムは、セミナーやウェビナー、カンファレンス、展示会などを管理します。会員限定やハイブリッドイベントも対象で、単なる動画配信サービスではありません。システムは、申込から本人確認、視聴、質問、商談を経て、終了後のアンケートや営業フォローまで、データでつなぎます。

配信ツールとイベント管理システムの違い

配信ツールは、映像や音声を参加者へ届けることが中心です。一方、イベント管理システムは、申込から参加後のレポートまでを扱います。

• 開催前：イベントページ、登壇者・プログラム、申込、チケット、招待状、抽選、決済、メール、会員ログインの設定。
• 開催中：ライブ・オンデマンド視聴、字幕、チャット、Q&A、投票、ブース、参加者間のメッセージや商談予約。
• 開催後：視聴時間、セッション参加、資料閲覧、アンケート、商談、欠席を参加者単位で集計し、CRMやMAへ戻します。

たとえば、配信にはZoomを使い、会員情報と参加ログはイベントシステム側で保持して、CRMへ連携できます。そこで、動画配信だけが必要なのか、参加者との接点を蓄積して次の成果につなげたいのかを分けて考えると、過剰な開発を防げます。

必要な機能とデータの整理

機能とデータは、開催前・開催中・開催後の段階ごとに要件表へまとめます。利用者の役割も同じ表で扱うと、画面や権限の設計につながります。

• 開催前：イベントページ、登壇者・プログラム、申込、決済、メール、会員ログインの準備。
• 開催中：配信、字幕、チャット、Q&A、投票、ブース、参加者間の交流を設けます。
• 開催後：視聴時間や資料閲覧、アンケート、商談、欠席を記録し、CRMやMAへ連携します。
• 利用者と権限：参加者、主催者、事務局、登壇者、出展者ごとに、画面と権限を分けて定めます。
• 段階導入：出展者には自社ブースのリード、責任者には全イベントの監査ログを見せます。交流やAI支援は後から加えます。

オンラインイベントシステムの進め方

開発は、要件整理と方式選定を経て、設計・開発、テスト、稼働へ進みます。稼働後は定着の段階に入り、KPIを追って改善を回します。

開発会社へ相談する前に、開催目的と業務シナリオを言語化しておくと、判断の漏れを防げます。参加者数に加えて、同時接続数や配信トラック数、保存期間を書き出します。さらに、外部連携先と当日サポート時間も整理します。

各フェーズで作った資料と確認事項を残します。そのうえで、次の段階へ進みます。

1. 要件整理・企画：目的と業務の決定

画面の見た目より先に、発注側がイベントで達成したい成果をはっきりさせます。たとえば、リード獲得が目的なら、申込数に加えて視聴完了率と質問率をKPIにします。資料閲覧や商談化率も、KPIとして追います。

さらに、営業へのリード納品時間も確認します。イベントの種類によって、重視する業務は変わります。

• 社内研修：受講状況と修了判定の確認。
• 会員向けイベント：会員ランクごとの視聴権限の設定。
• 展示会：ブース回遊と商談予約の重視。

要件整理シートには、目的、対象者、開催頻度を記録します。そのうえで、年間イベント数、参加者総数、最大同時接続数も残します。

また、無料・有料の区分とライブと録画の比率を含めます。交流機能、連携先、保存期間も書き込みます。

申込から事後メールまでを、ひとつの業務シナリオとして書き出します。メール誤送信や決済失敗、権限不一致といった例外も記録し、欠席や配信停止なども残します。

要件が曖昧なまま見積もりを依頼すると、後から追加開発が発生しやすくなります。

2. サービス・開発方式の選定

方式は、開催頻度や業務連携の複雑さに応じて選びます。この2点を目安にすると、過不足の少ない候補を絞れます。SaaSやパッケージ、個別連携を加えたクラウド、スクラッチ開発は、向く場面がそれぞれ違います。

• SaaS・パッケージ：単発開催で、申込、決済、配信URL、アンケートが中心の場合に合います。
• 個別連携を加えたクラウド：会員DB、SSO、CRM、決済との連携が必要な場合に適します。
• スクラッチ開発：継続的な大規模開催、独自会員制度、複雑な権限、外部提供するプロダクトが必要なら検討します。

機能の多さに加えて、申込からCRM登録までに必要な人数と時間も確認します。そのうえで、候補は2〜3社に絞り、同じ要件表をもとにデモと概算見積もりを比べます。

ベンダーには、同時接続数やログイン集中、障害時の代替手段を確認します。さらに、参加者データの所有権とエクスポート、API、MFAについて質問し、監査ログや脆弱性診断、当日支援についても聞きます。

3. 設計・開発：参加者と運営の体験をつなぐ設計

画面と技術構成は、参加者と運営それぞれの役割とイベントの機能に合わせて設計します。

• 参加者画面：申込から本人確認、視聴、質問、アンケートまでを、少ない手順で進められるようにします。
• 運営画面：申込状況、配信状態、問い合わせ、未入場者の確認と、URL再発行や障害告知の管理。
• 配信・交流：一方向の映像は外部サービスやRTMPで、双方向の対話や商談にはWebRTCを使います。
• 基盤・外部サービス：動画・画像はストレージとCDN、会員・権限は認証APIとDB、メール・決済は専門サービスを使います。

そのうえで、役割ごとに使える画面と、閲覧・操作できるデータを定めます。

配信基盤を自社で開発すると、冗長化や監視、負荷試験の責任を自社で負うことになります。当日の対応も、自社で受け持つことになります。

4. テスト：通常時と異常時の検証

本番前のテストでは、正常な操作と例外時の動作を、業務の流れに沿って確かめます。

• 基本機能：申込、決済、本人確認、視聴権限、チャット、資料閲覧、アンケート、CRM連携を通して確認します。
• 利用環境：PC、スマートフォン、主要ブラウザでの表示と操作の差の検証。
• 例外処理：入力ミス、定員超過、重複申込、決済キャンセル、招待者の視聴期限切れを試します。
• 権限管理：出展者が別企業のリードを閲覧できないことの確認。

そのうえで、登壇者と運営メンバーでリハーサルを行い、想定する同時接続数で負荷試験を実施します。障害が起きた場合の連絡担当と、参加者への案内方法も決めます。

想定する障害は、メール遅延、ログイン集中、配信停止です。CDNや決済の障害も含めます。テスト結果と未解決の不具合を記録し、暫定運用と復旧目標を添えたうえで、責任者がリリースを判断します。

5. 稼働：当日運営と問い合わせ導線の整備

発注側と開発会社で、稼働前後の確認事項と担当を決めます。そのうえで、当日の運営から事後対応までを手順にまとめます。

• 稼働前：イベントページ、申込メール、視聴案内、リマインド、登壇者URL、運営権限、緊急連絡先を確認します。
• 当日体制：配信監視、参加者対応、登壇者支援、意思決定の担当の振り分け。
• 問い合わせ：一次回答と技術エスカレーションの基準の設定、電話やチャットの用意。
• 開催後：録画案内、アンケート、出展社へのリード納品、営業への優先度共有を手順書に含めます。

参加ログは、すぐに削除せず、利用目的と社内規程に沿った保管期間で管理します。また、データの受け渡しに数日かかると事業成果が遅れるため、終了後の業務も稼働範囲として扱います。

6. 定着：KPIと改善サイクルの運用

定着後は、KPIを追って改善点を特定します。AI機能を使う場合は、データの扱いと人の承認も設計します。

• 定期確認：申込率、参加率、視聴完了率、質問率、資料ダウンロード率、商談化率を確認します。
• 運営・営業指標：問い合わせ件数、リード納品時間、運営工数、営業成果も追います。
• 改善：参加率が低い場合は案内や視聴導線を、完了率が低い場合は構成や録画を見直します。
• AI利用：関心分類や要約の検討と、参照範囲、マスキング、出力承認、ログ管理の決定。

2025〜2026年は、視聴ログやアンケートを使うAI機能も選択肢になります。その際は、個人情報や社外秘の会話を無制限に外部AIへ入力しない設計にします。また、個人情報保護委員会は、生成AIへの入力が提供者の学習などに使われる可能性を確認するよう、注意を呼びかけています。

IPAの「情報セキュリティ10大脅威 2026」では、組織向けの3位に「AIの利用をめぐるサイバーリスク」が初めて選ばれています（出典: IPA「情報セキュリティ10大脅威 2026」、2026年）。そのため、AIは、回答や営業登録を自動送信する前に人が承認するなど、どこまでを人が判断するかを決めて使います。導入すること自体が目的にならないよう、この線引きを先に決めておきます。

費用相場とコストの内訳

費用は、無料または手数料型のSaaSから、数千万円規模の大規模基盤まで幅があります。専用の全国統計は確認できないため、ここでの数字は、公開価格や見積もりから見た予算の目安です。

費用は、参加者数に加えて、同時接続数や連携、録画保存の条件で変わります。さらに、当日運営とセキュリティ要件も分けて考えます。

公開価格と開発費の目安の区別

公開価格と開発費は料金体系が異なるため、単発利用と独自構築を分けて比べます。

• EventRegist Basic：システム利用料は無料で、有料チケット販売時の手数料は8%です。
• EventRegist Basic+：1イベントあたり10万円（税別）です。月に3回以上利用する場合は、月額20万円（税別）のプランもあります。
• パッケージ活用：株式会社一創の公開目安では、構築費は100万〜300万円程度です。
• 独自開発：決済・入場受付・分析を含む場合、300万〜1,000万円程度が目安です。

EventRegistの料金は、公式ページに基づいています（出典: EventRegist公式料金ページ、2026年確認）。単発で早く開催したい場合は、SaaSが開発費を抑える選択肢になります。

開発費は個別見積もりを前提とする公開情報で、公定価格ではありません（出典: 株式会社一創「イベント管理システム開発」、2026年確認）。また、連携や独自業務には、SaaS利用料とは別の初期費用が生じます。

初期費用以外のランニングコストの計上

費用を見積もる際は、初期構築に加えて、運営や保守などの継続費も項目ごとに考えます。

• 開発：要件定義、画面設計、実装、外部連携、テストまでを含めます。
• 開催・運用：配信・CDN従量費、動画保存、メール送信、決済、字幕・翻訳、撮影・スイッチング、当日スタッフ、窓口、保守、診断、障害対応。
• SaaS：小規模利用は0〜30万円程度／開催、設定・運用支援込みは10万〜100万円程度／開催です。
• 個別・大規模開発：連携構築は100万〜300万円、中規模は300万〜1,000万円、独自マッチングや高負荷対応を含む基盤は1,000万〜3,000万円超です。
• メタバース・XR：大規模案件やリアル会場連携は3,000万〜1億円超となる場合があります。

登録者1万人でも同時接続が少ない場合と、少人数が同時に視聴する場合とでは、配信設計が異なります。

東京都のガイドラインでは、初期費用の例が3,000万円とされています（出典: 公益財団法人東京観光財団「TOKYO MICEテクノロジー導入ガイドライン 2025年3月更新」、2025年）。対象は、3Dブースや講演枠、登録者1万人分を含む展示場です。

通信環境やコンテンツ制作、人件費は、ここまでの金額とは別です。コンサルティング費と、開催時のエンジニア対応も、別に考えます。

通常のウェビナーとXR展示会は、別々の相場として捉えます。ここで示した数字は、いずれも要件によって変わる推定の幅で、確定した金額ではありません。

見積もりを取る際のポイント

提案を比べるときは、業務シナリオやピーク条件、サポート範囲をそろえます。そのうえで、金額を見て提案の適否を判断します。

見積もりは、初期費用と月額費用、従量費を分けて提示してもらいます。イベント運用費や保守費も、別の行で示してもらいます。一式表記の場合は、含まれる作業と含まれない作業を確認します。

要件表とRFPの記載内容

RFPでは、開催業務とシステムの非機能要件を分けて書き、見積もりの前提をそろえます。

• 開催条件：目的、対象者、開催回数、登録者数、最大同時接続数、セッション数、ライブ・録画比率を記載します。
• 機能・連携：料金形態、決済、会員認証、SSO、ブランドドメイン、字幕・翻訳、交流機能、CRM・MA・SFA連携。
• 業務・データ：運営・登壇者・出展者の作業、データ保存期間、営業フォローまでの完了条件を定めます。
• 非機能・管理：表示速度、稼働時間、バックアップ、監視、復旧目標、MFA、暗号化、監査ログ、脆弱性診断を確認します。

個人情報の削除、委託先・再委託先、データのエクスポートも明記します。さらに、決済情報を自社で保持するか、決済代行へ委ねるかを早い段階で決めます。

要件の優先度は、必須、できれば必要、将来対応に分けておくと、予算を超えそうなときに調整しやすくなります。

開発会社とSaaSの比較基準

パッケージ、SaaS、受託開発は、用途と運用条件に沿って比べます。順位をつけるより、各社の向く場面から見ていきます。

• 開発会社：業務に合わせた設計や連携を相談できますが、要件定義や保守体制で納期と費用が変わります。
• SaaS：導入が早い一方、会員DBや特殊な承認フローに制約が出る場合があります。
• 用途別比較：単発、継続開催、BtoBリード獲得、大規模展示、会員サービスに分けて検討します。

会員・決済連携や配信と交流、データ活用を確認します。セキュリティ、サポート、価格の透明性も確かめます。

事例では、同時接続数やセッション数、運営人数を聞きます。リード提供と当日支援体制についても尋ねます。

契約前には、障害時にどこまでを誰が受け持つか、終了時のデータ返却や解約後の削除、追加費用の条件を確認します。

セキュリティと当日運用の見積もり

発注側は、個人データの保護と当日の役割分担を決めたうえで、見積もりに必要な対応を含めてもらいます。

• 基本対策：利用目的を示し、アクセス権を絞り、管理者に多要素認証を設定して操作ログを残します。
• 外部サービス：保管場所、委託先・再委託先、事故時の連絡、削除期限、エクスポート方法を契約に記載します。
• 当日体制：配信監視、参加者対応、登壇者・出展者支援、営業連携の担当の決定。
• 見積もり条件：サポート時間、担当人数、対応チャネル、リハーサル回数、障害時の復旧や代替配信を明記します。

氏名、メール、所属、決済情報を扱う場合があります。さらに、視聴履歴や質問、名刺情報も対象になります。

運用上のリスクとしては、URL誤送信、名簿重複、案内漏れ、リード納品遅延があります。

よくある質問（FAQ）

適した方法は、開催規模に加えて、開催頻度、業務の複雑さ、参加者データの活用範囲によって変わります。

オンラインイベントシステムは小規模イベントにも必要ですか？

単発の小規模セミナーで、申込者が少なく、無料配信と簡単なアンケートだけで足りる場合は、配信サービスとフォームから始められます。

開催が増えたり、有料チケットや会員限定視聴が必要になったりすると、システム導入の効果が高まります。CRM連携や視聴ログの分析が必要になった場合も、導入を検討する理由になります。判断では、手作業の時間とミスのリスクも含めます。

オンラインイベントシステムの開発期間はどのくらいですか？

既存SaaSの設定は即日〜2週間程度、設定と運用支援込みでは2〜6週間程度が目安です。一方で、会員、決済、CRM、SSO、独自画面の個別構築は1〜3か月程度です。

中規模のカスタム開発は、3〜6か月程度かかる場合があります。期間は、要件定義やセキュリティ審査、負荷試験で延びることがあり、リハーサルや社内承認にも左右されます。そのため、開催日から逆算してPoCの期間も確保します。

個人情報と決済情報はどのように守りますか？

申込時に利用目的を示し、権限を絞ります。管理者にはMFAを設け、暗号化と監査ログも用意します。さらに、バックアップと削除期限も定めます。

決済情報は可能な限り専門の決済代行へ委ね、自社で保持する範囲を減らします。

委託先と再委託先、事故時の連絡、視聴履歴や質問の利用範囲を契約前に確認します。そのうえで、イベント後の削除とエクスポートも手順に含めます。

AI機能をオンラインイベントシステムに組み込めますか？

組み込めます。ただし、参照範囲を限定し、回答案やイベント要約から始めると管理しやすくなります。参照する資料は、イベント規約やプログラム、FAQに加え、登壇資料などです。

個人情報や機密情報の入力可否と、AIサービスの学習利用を定めます。保存期間や誤回答の訂正、人の承認後に送信する手順も決めます。自動連絡は、誤判定の影響を評価してから広げます。

まとめ

開発は、申込から事後フォローまでを一つの流れとして整理することから始めます。その流れは、参加と視聴、交流、商談を経て、CRM連携までつながります。まず要件整理で目的とKPIを、続く方式選定で頻度と同時接続数を定めます。

そのうえで、設計では利用者ごとの権限を決め、テストでは通常時と異常時の動作を確かめます。稼働では当日対応を、定着ではデータに基づく改善を進めます。

6つのフェーズでの業務と技術の確認

各フェーズで行うことを、残す成果と引き継ぎの面から整理します。

• 残すもの：企画書、要件表、比較表、画面・権限設計、テスト結果。
• 引き継ぎ：当日運用手順とKPIレポートを共有し、担当者が変わっても改善を続けます。
• PoC：申込から事後フォローまでを検証し、成果に直結する機能から先に入れます。全機能を最初から入れる必要はありません。

発注前のTCO・障害対応・データの扱いの確認

発注前には、費用全体と障害対応、データ管理を確認します。そのうえで、小さく検証してから機能を広げます。

• TCO：初期費用に加え、月額・従量費、運用支援、保守、セキュリティ、動画保存、決済、当日対応を比べます。
• 障害への備え：同時接続数と障害時の代替手段を確認します。
• データ管理：利用目的、エクスポートと削除、AI利用時の人による承認。
• 導入手順：小規模PoCで申込から事後フォローを試し、次回に必要な機能を優先します。

費用は、SaaS利用料や販売手数料に加えて、個別連携や運営、保守まで含めて算出します。AIのガバナンスも見積もりに入れます。

同じRFPで複数社に相談すると、過不足の少ないシステムに近づけます。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。