スタッフシフト管理システムの発注・外注は、希望回収から勤怠・給与連携までの業務範囲を先に切り分け、自社に合う発注形態と契約を選ぶことが成功の近道です。
店舗数や夜勤、資格配置などの条件を整理しないまま発注すると、使われない機能に予算を使ったり、見積もり後の追加開発が膨らんだりします。
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・スタッフシフト管理システム開発の完全ガイド
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スタッフシフト管理システムの発注形態の選び方
標準的なシフト管理ならSaaS、複雑な勤務条件や既存システム連携があるなら高機能パッケージ、独自の配置ロジックが業務上の強みになるならスクラッチ開発が候補になります。
発注形態は、独自要件に投資する価値があるかと、法改正や保守を継続して負担できるかで判断します。
SaaS・パッケージ・スクラッチの違い
SaaSは初期費用を抑えて早く始めやすく、サーバー運用やセキュリティ更新、制度変更への対応をサービス側に任せやすい発注形態です。
- 標準適合：既製機能だけで運用できる範囲
- 独自ルール：追加開発が必要になる制約
- 総コスト：連携、移行、保守を含めた金額
店舗単位で希望を集めてシフト表を共有し、必要に応じて勤怠へ連携する運用であれば、まずSaaSを試す価値があります。
独自の承認経路や特殊な資格配置、既存の給与システムとの細かな連携は、標準機能だけでは対応できない場合があります。
パッケージは、シフトの自動作成や、スキルや必要人数の管理、複数店舗の応援など、SaaSより細かな条件を設定しやすい選択肢です。
スクラッチ開発は、警備、介護、保育など業種固有のルールを画面やデータ構造に合わせられます。ただし、自由度が高いほど責任も重くなり、要件定義やテストに加えて、法改正対応と障害対応も担う必要があります。
まず、既製機能だけで運用できる範囲を確認し、標準機能で足りない差分を一覧にします。そのうえで、フルスクラッチが必要かを判断します。
店舗数と制約の複雑さによる発注形態の決め方
発注形態を決める判断材料は、店舗数やスタッフ数に加えて、勤務条件や運用の複雑さです。そこで、勤務の決まり、人員の条件、運用の流れを一つずつ確かめ、発注形態を絞り込みます。
- 勤務条件：夜勤や連勤制限、休息時間、資格者の配置
- 人員の条件：雇用区分、最低必要人数、外国人スタッフへの多言語対応
- 運用の流れ：急な欠勤とヘルプ募集、予定と実績の突合
複数店舗をまたぐ応援調整があり、店舗ごとに異なる人員基準を持つ場合は、単純なカレンダー型SaaSより、複数拠点と制約条件に強いサービスや個別開発が適しています。
一方で、困りごとが「希望の回収と転記」に限られるなら、入力フォームやリマインドなど、希望回収に絞った機能だけを先に導入する方法もあります。自動最適化や給与連携は、後から追加します。
SaaS導入、既存サービスのカスタマイズ、受託開発は、同じRFPで比べます。その際は総額だけでなく、導入までの期間と自社に残る運用の負担も並べて見ます。
発注前のRFPと要件の整理
RFPは、複数の提案を同じ条件で比べるための発注書類です。開発会社に希望を伝えるだけの資料とは、役割が違います。
RFPには、現状業務、対象範囲、優先順位を明記します。連携や非機能の条件、納品物、選定基準も書き込みます。そのうえで、曖昧な「使いやすい」「柔軟に対応」といった表現を、確認できる条件に置き換えます。
予定・実績・給与に分けた現状フロー
最初に、希望提出から給与計算までを時系列で書き出します。未提出者への督促や管理者による調整も、途中の工程として含めます。
各工程で、誰がどのツールを使い、どのデータを正本として扱っているかを記録します。特に、Excelとチャットの両方に異なる最新版があるなら、それ自体がシステム化の重要な要件です。
シフトは「予定」であり、勤怠は「実績」です。予定を組むシステムに、勤怠や給与の計算まで含めるかを先に明確にします。判断の対象は、次のような項目です。
- 出退勤の丸め：時刻の切り上げや切り捨て
- 残業：時間外の扱い
- 休暇残数：残っている休暇の量
予定と勤怠を混同すると、シフト機能の見積もりだったはずが、勤怠・給与・会計を含む基幹刷新に変わってしまいます。
RFPには、確定シフトと実績の差分をどこで確認するか、給与システムへCSVまたはAPIで何を渡すかも記載します。
RFPのMUST・WANTと受入条件
MUSTには、導入初日から必要な機能を置きます。
- 日常の業務：スタッフ台帳、希望シフトの提出、シフト表の作成・確定
- 連絡と管理：スタッフへの通知、店舗・本部・スタッフごとの権限
- 追跡と書き出し：変更履歴、CSV出力
WANTには、AIや数理最適化による自動作成、高度な人件費分析を置きます。多言語対応や予測連携などと合わせて、初期リリースに含めるか別フェーズにするかを示します。
スタッフの希望は、すべてをそのままかなえるのが難しいため、必要人数や資格、休息時間をハード制約、公平性や希望度をソフト制約として、優先順位をつけることが重要です。
さらに、受入条件を具体化します。実際のテストで合否を判定できる文にするのが基本で、たとえば「繁忙日の欠員を検知できる」「夜勤明けの連続勤務を警告できる」と書きます。「退職者を即時に利用停止できる」「確定シフトと給与連携データが一致する」も、同じ形で書きます。
見積もりの前提をそろえるため、スタッフ数や店舗数、1日のシフト枠を添えます。過去データの件数、想定同時アクセス数、スマートフォンの利用環境も示すと、開発会社の見積もり条件がそろいやすくなります。
委託先の選び方と契約形態の違い
委託先は、シフト管理システムを作れるかだけでなく、現場の業務を聞き出し、導入後に運用できる形へ落とし込めるかで選びます。
既製サービスの導入支援に強い会社と、独自業務の受託開発に強い会社では、提案の進め方と見積もりの出し方が異なります。
RFPを渡した後は、提案書の見栄えより要件への回答を見ます。そのうえで、想定外の論点や体制、保守範囲も確認します。
実績の数より類似業務の深さで選ぶ委託先
確認したいのは、単なるシフト表の表示ではなく、自社の課題に近い業務を経験しているかです。
その経験は、次の業務で確かめます。
- 希望回収：資格による配置も含めた経験
- 応援調整：複数拠点をまたぐ応援の経験
- 夜勤・欠勤：再調整まで含めた対応
- 勤怠・給与：両者との連携まで含めた経験
株式会社スミリオンが公開する事例は、警備会社と保育園向けに、出退勤やGPSを扱う仕組みを作ったものです。携帯端末やiPadの利用も含み、数百名分の勤怠と給与システム連携にも対応しています。開発期間は6か月以内、初期開発費用は500万〜1,000万円とされています。
個別事例の金額は、自社にそのまま当てはめず、どの機能と業務範囲の実績かを確認する材料にします。根拠として、株式会社スミリオン「自社業務独自のシフト管理システム」、2026年確認を参照しています。
候補会社との面談には、現場担当者をヒアリングに同席させることも有効です。面談では、「その条件は標準機能で対応できますか」「標準機能に合わせて業務を変える場合、何が変わりますか」と聞きます。さらに、「自動作成が失敗したとき、理由を管理者が説明できますか」「担当者が退職した後も保守できますか」と確かめます。
難しい点を率直に示し、代替案や段階導入を提案する会社は、発注後のリスクも説明できる可能性があります。
請負と準委任の使い分け
請負契約は、合意した仕様のシステムを完成させ、検査・納品することを重視する契約形態です。
要件が固まり、成果物の合否を判定しやすい場合に適しています。ただし、開発の途中で仕様を変えると、契約変更や追加費用が発生しやすくなります。
契約書や仕様書には、次の条件を同じ文書に含めます。
- 仕様の範囲：画面、帳票、連携仕様の条件
- 品質の条件：性能やセキュリティ対策に関わる条件
- 受入の基準：受入テストの条件
準委任契約は、要件定義や設計、開発支援などの業務を、一定の期間と体制で遂行することを重視する契約形態です。
現場ヒアリングをしながら要件が変わる初期フェーズや、アジャイルで小さく改善する段階に適しています。ただし、完成の保証の有無や、どこまでを誰が受け持つかは、別途確認が必要です。
要件定義を準委任で行い、仕様が固まった後の開発を請負にするなど、フェーズごとに契約を分ける方法もあります。
発注からリリースまでの進め方
スタッフシフト管理システムの開発は、発注先を決めれば終わりではありません。現状把握から要件定義、設計、開発・設定、テストまでを、ひとつの計画にまとめます。
データ移行と並行稼働も、同じ計画に含めます。教育やリリース後の改善まで、発注の範囲として考えます。
SaaSの設定でも、マスタ整備や権限設計、給与連携の検証が発生します。そのため、導入責任者と現場責任者を決めておきます。
要件定義と設計で先に扱う例外ケース
通常日のシフトだけで画面を設計すると、導入後に修正が必ず発生します。
設計の確認では、例外が起きやすい場面を例にして、誰が何を操作するかを見ます。
- 突発と繁忙：繁忙日、夜勤明け、急な欠勤
- 配置の組み替え：勤務交換、店舗間応援、資格者の同時配置
- 締め後の変更：提出期限を過ぎた希望、退職直前のシフト変更
自動作成を使う場合も、完全な自動化を前提にせず、ハード制約違反の警告、ソフト制約の優先度の変更、管理者による手修正ができる設計が現実的です。
画面設計では、管理者の一覧性とスタッフの入力しやすさを分けて考えます。本部は店舗横断の不足人数、人件費、変更履歴を見たい一方で、スタッフはスマートフォンで短時間に希望を提出したいからです。
外国人スタッフや短時間勤務者がいる場合は、言語や入力項目、通知方法を確かめます。勤務可能時間の表し方も、伝わるかどうかで見ておきます。
設計書には、権限やデータ保持期間を書きます。バックアップの方法と、エラー時の問い合わせ先も含めます。
実データによるUATと定着までの発注範囲
受入テストでは、サンプルのきれいなデータだけでなく、実際の繁忙日や夜勤のデータを使います。欠勤や希望の重複があった場合も、同じように試します。
テストでは、次の項目を確かめます。
- 希望提出率とシフト作成時間：旧運用との比較
- 配置不足の検知と変更の通知：テストの対象
- 予定と打刻実績の一致：テストの対象
- 給与連携データ：一致するかの確認
テスト結果を数値で残しておくと、導入効果の説明と追加改修の優先順位付けがしやすくなります。
リリース直後は、旧Excelや紙をすぐに手放さず、給与締めなど重要な期間は並行稼働します。
店長向けには例外処理を含む操作手順を、スタッフ向けには1枚で読める提出手順を用意します。問い合わせ窓口と、障害時の代替手順も決めておきます。
導入後1か月、3か月、6か月のレビューを契約上の定例会にし、利用率と作成時間を見ながらWANT機能を追加していく流れが安全です。
スタッフシフト管理システムの費用相場と内訳
費用は、ライセンス料だけでなく、初期設定や要件定義、データ移行まで含めた総額で見ます。連携や研修、保守も、合算の対象になります。
公開料金は最低ラインの比較材料であり、実際の額は自社の店舗数やスタッフ数、導入支援の範囲によって変わります。
ここに示す金額は、リサーチノートに整理した公開料金、公開事例、類似する人事労務システムの相場を組み合わせた、予算取り用のレンジです。
SaaS導入の費用目安：初期0万〜100万円、月額数千円〜30万円程度
小規模な店舗や、スタッフ数名から数十名で標準機能を使う場合は、初期費用0万〜15万円、月額数千円〜3万円程度が一つの目安になります。
中規模・複数店舗で、初期設定、店舗マスタ、権限設計を含める場合は、初期10万〜100万円、月額3万〜30万円程度を仮置きします。勤怠・給与連携や研修まで含めるなら、あわせて見積もりの前提に入れます。
料金は課金の単位や版によって見え方が変わるため、公開されている2つのサービスの例で確かめます。
- Airシフト：スタッフ1人あたり月額330円（税込、2人以下は月額990円）。初期費用とサポート費用は無料で、利用開始月と翌月は無料体験
- SHIFTEE：Light版は初期基本料金5万円、1ユーザー月額250円から。自動作成版は初期基本料金15万円
根拠として、株式会社リクルート「Airシフト 費用・料金」、2026年確認、株式会社システムサポート「SHIFTEE 利用料金」、2026年確認を参照しています。
SHIFTEEのFull版やカスタマイズ、大規模利用は別見積もりです。
対象人数の数え方や最低利用料金、無料期間後の申込条件は、サービスごとに確認します。
公開価格と導入後の総額は、分けて比べます。
受託開発の費用：業務範囲で変わる数百万円〜4,000万円程度
受託開発の費用は、業務範囲によって次のように分かれます。
- 小規模：希望回収、シフト表の作成、通知、CSV出力に絞った開発。既存システム連携も含め、数百万円〜1,500万円程度が予算検討のレンジ
- 大規模：複数店舗を含め、勤怠、給与、会計まで統合する開発。認証や権限、監査ログを含み、1,500万〜4,000万円程度になることがあります
スマートフォン対応や外部APIも、この範囲に含まれる要素です。
この金額は、類似する人事労務システムの相場を含めた推定です。シフト管理だけの市場統計ではないため、固定価格としては断定できません。
公開された専用開発事例では、警備会社と保育園向けに、出退勤やGPS、iPadを扱う仕組みを入れています。数百名の勤怠と給与連携も含まれ、初期開発費用は500万〜1,000万円、開発期間は6か月以内とされています。
費用の内訳は、次の目安で見ます。
- エンジニア単価：月額80万〜120万円程度
- 費用配分：要件定義約10%、設計10〜20%、開発40〜60%、テスト10〜20%
- 保守運用：初期開発費の年5〜15%程度を仮置き
これらは初期試算に使えますが、会社の体制や品質要件で変動します。
障害対応や監視、法改正対応は、追加開発と分けて見積もります。
見積もり比較と発注先選定で確認すべきポイント
見積もりは、総額の安い順に並べるのではなく、同じ要件をどこまで含むかをそろえて比べます。提案会社ごとに前提が違うと、A社は連携込み、B社は画面だけ、C社は導入支援を別料金にしている可能性があります。
比較表には、作業項目、成果物、担当者、期間を並べます。前提条件と除外事項も入れます。変更時の単価と保守範囲も、あわせて載せます。
同じ粒度で比べる見積もりの内訳と除外事項
見積もりは、次の項目を別々に見ます。
- 設計と開発：要件定義、UI設計、開発・設定
- 検証と移行：テスト、データ移行、API・CSV連携
- 提供と教育：アカウント発行、操作研修、マニュアル、リリース支援
初期費用が安くても、店舗マスタの登録や過去データの移行が除外されていれば、発注後に追加費用が発生します。スマートフォンの動作確認や給与システム側の改修も、除外されていないかを確かめます。
必要のない高度な分析や専用アプリを含んだ見積もりは、MUSTとWANTを分けて再提案してもらいます。
見積もりの単価だけでなく、工数の根拠も質問します。何を前提にした数字かが分かれば、条件変更の影響を把握できます。前提の代表例は、スタッフ数や店舗数、画面数などです。
納品後のソースコードや設定情報について、契約前に扱いを確認します。データの所有権やエクスポート方法も、確認項目に入れます。再委託先や、解約時のデータ返却・削除も、あわせて決めておきます。
セキュリティと法令対応の提案・契約
シフト管理では、氏名や所属、勤務可能時間といった個人情報を扱います。勤務実績や時給、休暇理由も含まれます。
個人情報保護委員会は、人事労務クラウドで不正アクセスによる個人データ漏えい事案を踏まえ、注意を呼びかけています。開発段階からアクセス制御や不正アクセス対策、脆弱性診断を行い、継続的に見直すこと、利用企業が委託先を監督することが示されています。根拠として、個人情報保護委員会「人事労務管理のためのサービスをクラウド環境を利用して開発・提供する場合…注意喚起」、2024年12月を参照しています。
RFPには、次のセキュリティ条件を含めます。
- 認証と暗号化：最小権限、MFA、通信・保存時の暗号化
- ログと診断：操作ログ、バックアップ、脆弱性診断
- 運用とデータの扱い：障害連絡、再委託管理、退職者の即時無効化、データ返却と削除証明
クラウド事業者に任せる範囲と、自社が設定する範囲を分けます。監査報告書やセキュリティチェックシートだけでなく、実際のインシデント対応にかかる時間も確認します。
2025年4月・10月施行の改正育児・介護休業法では、子育てや介護と仕事を両立するための柔軟な働き方に関する措置が拡充されています。
厚生労働省の資料では、交代制勤務で希望したスタッフを特定の勤務時間帯にすることが「始業時刻等の変更」に該当し得る例も示されています。根拠として、厚生労働省「育児・介護休業法について」および改正内容資料、2025年を参照しています。
システムが法令適合を自動で保証するわけではありません。そのため、勤務不可や希望時間、短時間勤務を扱えるかを確かめます。休暇と承認履歴の扱いに加え、就業規則と社労士の確認も要件に入れます。
無料トライアルと提案デモの五つの業務シナリオ
トライアルでは、機能一覧を眺めるだけでなく、実際の業務を再現します。現場で回るかは、五つの業務場面を実際に動かして確かめます。
- 繁忙日の配置：必要人数に対して不足を表示できるか
- シフトの作成：夜勤明けや連勤制限、資格者配置を含めて作成
- 急な欠勤への対応：ヘルプ募集、交代承認、全員への通知まで実行
- 希望の提出：スマートフォンから提出し、管理者が未提出者を確認
- 確定シフトの連携：勤怠・給与へ渡し、予定と実績、給与計算の対象時間が一致するか
試したあとは、スタッフ側の操作時間と、管理者が手修正する回数を記録します。警告の分かりやすさや変更履歴の追跡、CSVの加工量も残します。
システムが「自動で作成できる」と説明していても、条件が満たせない理由を示せなければ、管理者が現場へ説明できません。
数理最適化を使う製品でも、ハード制約とソフト制約の設定、手修正、結果の再計算を確認してから選びます。
よくある質問（FAQ）
発注前によく寄せられる疑問を、判断の基準とあわせて回答します。
自社の規模や就業規則、既存の勤怠・給与システムによって最適な答えは変わります。そのため、回答をそのまま採用せず、RFPの確認項目へ落とし込んでください。
スタッフシフト管理システムはSaaSとスクラッチのどちらがよいですか？
標準的な希望回収やシフト共有が中心なら、SaaSが始めやすいです。
資格配置や独自の勤務ルールが競争力に直結するなら、パッケージのカスタマイズやスクラッチ開発を検討します。複数拠点の応援や既存基幹との深い連携も、同じ判断材料になります。
無料トライアルや差分整理を経てから決めると、過剰な開発を避けやすくなります。
発注前にいくらの予算を確保すればよいですか？
標準的なSaaSなら初期0万〜100万円、月額数千円〜30万円程度、専用開発なら数百万円〜4,000万円程度まで幅があります。
金額は、スタッフ数や店舗数、連携の範囲で変わります。セキュリティや導入支援、保守も含めて考えます。そこで、まずMUST要件と対象範囲を定め、複数社から同じ前提で見積もりを取ります。
公開料金や1社の事例は、自社の価格を断定する根拠ではなく、初期予算を考える目安として扱います。
開発会社へ相談する前にRFPは必ず必要ですか？
正式な書式でなくても、現状フローや困りごと、対象範囲を書いた資料は必要です。加えて、MUST・WANTや連携、予算の考え方を示します。希望時期と受入条件も入れます。
要件が固まっていない場合は、要件定義フェーズの提案を依頼し、ヒアリングの進め方や成果物を比較します。
口頭だけで発注すると、会社ごとに異なる前提で見積もられ、後から「聞いていた機能と違う」という問題が起きやすくなります。
システムを導入すれば労働法令を自動で守れますか？
システムだけで法令遵守を自動保証することはできません。就業規則や労働契約、勤務実態を確認し、休暇制度も含めて見ます。必要な警告や承認履歴を要件に含めたうえで、労務担当者や社労士と運用を決めます。
特に2025年の育児・介護休業法改正を踏まえ、希望時間や短時間勤務を登録し、公平に調整できる設計を検討します。
まとめ
スタッフシフト管理システムの発注では、まず予定を組む範囲と、勤怠・給与など実績を扱う範囲を分けます。
発注形態は、標準業務ならSaaS、複雑な条件ならパッケージ、独自ルールと深い連携が価値になる場合はスクラッチという順に比べます。
RFPには、現状フローや例外ケース、MUST・WANTを入れます。連携や非機能、受入条件も書き込みます。加えて、請負か準委任か、どこまでを誰が受け持つか、保守範囲を契約で確認します。
総額と導入後の運用まで含めた発注判断
費用は、初期費用や月額だけでなく、設定や移行、連携を含めた総額で比べます。研修や保守、追加開発も、その中に含めます。
公式の公開料金や個別開発事例はレンジの根拠として使い、店舗数やスタッフ数など自社の条件を提示して見積もりを取り直します。
最後に、次の点を実データで確かめてから契約します。
- 業務の場面：繁忙日、夜勤、欠勤
- データの流れ：希望提出と給与連携
- 運用：スタッフが使い続けられるか、管理者が結果を説明できるか
システムを発注する目的は、シフト表を新しく作ることではなく、現場の負担を減らし、適切な人員配置と勤怠・給与の正確性を継続して支えることです。
業務とデータの流れを整理してから委託先へ相談すれば、不要な開発を避けながら、自社に合う導入計画を作りやすくなります。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。