スタッフシフト管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について

スタッフシフト管理システムの発注・外注では、現場の希望回収から勤怠・給与連携までの業務範囲を先に切り分け、自社に合う発注形態と契約を選ぶことが成功の近道です。

Excelや紙、電話、個別チャットでシフト希望を集め、担当者が転記している企業では、システム化によって作成時間や伝達ミスを減らせる可能性があります。一方で、店舗数、スタッフ数、夜勤、資格配置、複数拠点の応援、短時間勤務などを整理しないまま発注すると、使われない機能に予算を使ったり、見積もり後の追加開発が膨らんだりします。この記事では、スタッフシフト管理システムを発注・外注するための考え方を、SaaS・パッケージ・スクラッチ開発の選択、RFPの作り方、契約形態、費用相場、委託先と見積もりの比較、導入後の定着まで順に解説します。

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スタッフシフト管理システムはどの発注形態で外注すべきですか？

結論から言うと、標準的なシフト管理であればSaaS、複雑な勤務条件や既存システム連携がある場合は高機能パッケージ、独自の配置ロジックが業務上の競争力になる場合はスクラッチ開発が候補になります。発注形態は「自社で開発できるか」ではなく、独自要件に投資する価値と、法改正・保守を継続して負担できるかで判断します。

SaaSは、初期費用を抑えて早く始めやすく、サーバー運用やセキュリティ更新、制度変更への対応をサービス側に任せやすい発注形態です。店舗単位で希望シフトを集め、シフト表を共有し、必要に応じて勤怠へ連携する運用なら、まずSaaSを試す価値があります。ただし、独自の承認経路や特殊な資格配置、既存の給与システムとの細かな連携は、標準機能だけでは対応できない場合があります。

パッケージは、シフトの自動作成、スキルや必要人数の管理、複数店舗の応援など、SaaSより細かな条件を設定しやすい選択肢です。スクラッチ開発は、警備、介護、保育、物流、コールセンターなど、業種固有のルールを画面やデータ構造に合わせられます。一方、自由度が高いほど、要件定義、テスト、法改正対応、障害対応の責任も重くなります。最初からフルスクラッチに決めず、標準機能で足りない差分を一覧化してから判断します。

判断材料は、店舗数やスタッフ数だけではありません。夜勤や連勤制限、休息時間、資格者の配置、雇用区分、最低必要人数、外国人スタッフへの多言語対応、急な欠勤とヘルプ募集、予定と実績の突合まで確認します。例えば、複数店舗をまたぐ応援調整があり、店舗ごとに異なる人員基準を持つ場合は、単純なカレンダー型SaaSより、複数拠点と制約条件に強いサービスや個別開発が向きます。

一方で、シフト作成の担当者が困っている原因が「希望の回収と転記」に限られるなら、入力フォーム、リマインド、承認、通知だけを先に導入し、自動最適化や給与連携を後から追加する方法もあります。SaaS導入、既存サービスのカスタマイズ、受託開発を同じRFPで比較し、総額だけでなく、導入までの期間と自社に残る運用負担を並べることが大切です。

発注前にRFPと要件をどのように整理しますか？

RFPは、開発会社に希望を伝えるだけの資料ではなく、複数の提案を同じ条件で比較するための発注書類です。現状業務、対象範囲、優先順位、連携、非機能、納品物、選定基準を明記し、曖昧な「使いやすい」「柔軟に対応」といった表現を、確認可能な条件に置き換えます。

最初に、希望提出、未提出者への督促、管理者による調整、確定通知、変更・交代、出退勤打刻、勤怠確定、給与計算までを時系列で書き出します。各工程について、誰が、どのツールで、どのデータを正本として扱っているかを記録します。Excelとチャットの両方に異なる最新版があるなら、それ自体がシステム化の重要な要件です。

シフトは「予定」であり、勤怠は「実績」です。予定を組むシステムに、出退勤の丸め、残業・深夜・休日労働、休暇残数、給与計算まで含めるのかを明確にします。ここを混同すると、シフト機能の見積もりだったはずが、勤怠・給与・会計を含む基幹刷新に変わってしまいます。RFPには、確定シフトと実績の差分をどこで確認し、給与システムへCSVまたはAPIで何を渡すかも記載します。

MUSTには、スタッフ台帳、希望シフトの提出、シフト表の作成・確定、スタッフへの通知、店舗・本部・スタッフの権限、変更履歴、CSV出力など、導入初日から必要な機能を置きます。WANTには、AIや数理最適化による自動作成、高度な人件費分析、多言語、予測連携などを置き、初期リリースに含めるか別フェーズにするかを示します。希望をそのまま全員分かなえるのではなく、必要人数や資格、休息時間をハード制約、公平性や希望度をソフト制約として優先順位化することが重要です。

さらに、受入条件を具体化します。「繁忙日の欠員を検知できる」「夜勤明けの連続勤務を警告できる」「退職者を即時に利用停止できる」「確定シフトと給与連携データが一致する」など、実際のテストで合否を判定できる文にします。スタッフ数、店舗数、1日のシフト枠、過去データの件数、想定同時アクセス数、スマートフォンの利用環境を添えると、開発会社の見積もり条件がそろいやすくなります。

委託先の選び方と契約形態の違いを確認します

委託先は、シフト管理システムを作れるかだけでなく、現場の業務を聞き出し、導入後に運用できる形へ落とし込めるかで選びます。既製サービスの導入支援に強い会社と、独自業務の受託開発に強い会社では、提案の進め方と見積もりの出し方が異なります。RFPを渡した後は、提案書の見栄えより、要件への回答、想定外の論点、体制、保守範囲を確認します。

確認したい実績は、単なるシフト表の表示ではありません。スタッフの希望回収、スキルや資格による配置、複数拠点の応援、夜勤、欠勤時の再調整、勤怠・給与連携まで、自社の課題に近い範囲を経験しているかを見ます。例えば、株式会社スミリオンが公開する事例では、警備会社・保育園向けに、出退勤、GPS、携帯端末、iPad、数百名の勤怠、給与システム連携などを実装し、開発期間は6か月以内、初期開発費用は500万〜1,000万円とされています。個別事例の金額を自社にそのまま当てはめず、どの機能と業務範囲に対する実績かを確認します（出典: 株式会社スミリオン「自社業務独自のシフト管理システム」、2026年確認）。

候補会社との面談では、現場担当者をヒアリングに同席させることも有効です。「その条件は標準機能で対応できますか」「標準機能に合わせて業務を変える場合、何が変わりますか」「自動作成が失敗したとき、理由を管理者が説明できますか」「担当者が退職した後も保守できますか」と質問します。難しい点を隠さず、代替案や段階導入を示す会社は、発注後のリスクも説明できる可能性があります。

請負契約は、合意した仕様のシステムを完成させ、検査・納品することを重視する契約形態です。要件が固まっていて成果物の合否を判定しやすい場合に向きますが、開発途中で仕様を変えると、契約変更や追加費用が発生しやすくなります。画面、帳票、連携仕様、性能、セキュリティ対策、受入テストの条件を契約書や仕様書に結びつけます。

準委任契約は、要件定義や設計、開発支援などの業務を、一定の期間と体制で遂行することを重視します。現場ヒアリングをしながら要件が変わる初期フェーズや、アジャイルに小さく改善する段階に向いていますが、完成保証の有無や責任分界を別途確認する必要があります。要件定義を準委任で行い、仕様が固まった後の開発を請負にするなど、フェーズごとに契約を分ける方法もあります。

発注からリリースまでの進め方を設計します

スタッフシフト管理システムの開発は、発注先を決めれば終わりではありません。現状把握、要件定義、設計、開発・設定、テスト、データ移行、並行稼働、教育、リリース後の改善を一つの計画にします。SaaSの設定でも、マスタ整備や権限設計、給与連携の検証があるため、導入責任者と現場責任者を決めておきます。

通常日のシフトだけで画面を設計すると、導入後に必ず修正が発生します。繁忙日、夜勤明け、休日、急な欠勤、勤務交換、店舗間応援、資格者の同時配置、提出期限を過ぎた希望、退職直前のシフト変更をサンプルにして、誰が何を操作するかを確認します。自動作成を使う場合も、完全自動に任せるのではなく、ハード制約違反を警告し、ソフト制約の優先度を変え、管理者が手修正できる設計が現実的です。

画面設計では、管理者の一覧性とスタッフの入力しやすさを分けて検討します。本部は店舗横断の不足人数、人件費、変更履歴を見たい一方、スタッフはスマートフォンで短時間に希望を提出したいからです。外国人スタッフや短時間勤務者がいる場合は、言語、入力項目、通知方法、勤務可能時間の表現も確認します。設計書には権限、データ保持期間、バックアップ、エラー時の問い合わせ先を含めます。

受入テストでは、サンプルのきれいなデータだけでなく、実際の繁忙日や夜勤、欠勤、希望の重複を使います。希望提出率、シフト作成時間、配置不足の検知、変更の通知、予定と打刻実績の一致、給与連携データの一致を測定し、旧運用と比較します。テスト結果を数値で残しておくと、導入効果の説明と追加改修の優先順位付けがしやすくなります。

リリース直後は、旧Excelや紙をすぐ捨てず、給与締めなど重要な期間だけ並行稼働します。店長向けには例外処理を含む操作手順、スタッフ向けには1枚で読める提出手順、問い合わせ窓口、障害時の代替手順を用意します。導入後1か月、3か月、6か月のレビューを契約上の定例会にし、利用率と作成時間を見ながらWANT機能を追加する流れが安全です。

スタッフシフト管理システムの費用相場と内訳

費用は、ライセンス料だけでなく、初期設定、要件定義、データ移行、連携、研修、保守を合算して見ます。公開料金は最低ラインの比較材料であり、自社の店舗数やスタッフ数、導入支援の範囲によって変わります。以下の金額は、リサーチノートに整理した公開料金・公開事例・類似する人事労務システムの相場を組み合わせた予算取り用のレンジです。

小規模店舗やスタッフ数名から数十名で、標準機能を使う場合は、初期費用0万〜15万円、月額数千円〜3万円程度が一つの目安です。例えばAirシフトは、公式ページでスタッフ1人あたり月額330円（税込、2人以下は月額990円）、初期費用とサポート費用は無料、利用開始月と翌月は無料体験と案内しています（出典: 株式会社リクルート「Airシフト 費用・料金」、2026年確認）。ただし、対象人数の数え方や最低利用料金、無料期間後の申込条件はサービスごとに確認します。

中規模・複数店舗で、初期設定、店舗マスタ、権限設計、勤怠・給与連携、研修を含める場合は、初期10万〜100万円、月額3万〜30万円程度を仮置きします。SHIFTEEはLight版で初期基本料金5万円、1ユーザー月額250円から、自動作成版では初期基本料金15万円と公式に掲載していますが、Full版、カスタマイズ、大規模利用は別見積もりです（出典: 株式会社システムサポート「SHIFTEE 利用料金」、2026年確認）。このように、公開価格と導入後の総額は分けて比較します。

希望回収、シフト表、通知、CSV出力に絞った小規模な開発や既存システム連携は、数百万円〜1,500万円程度が予算検討のレンジです。複数店舗、勤怠、給与、会計まで統合し、認証、権限、監査ログ、スマートフォン対応、外部APIを含める場合は、1,500万〜4,000万円程度になることがあります。これはシフト管理だけの市場統計ではなく、類似する人事労務システムの相場を含む推定なので、固定価格として断定してはいけません。

公開された専用開発事例では、警備会社・保育園向けに出退勤、GPS、iPad、数百名の勤怠、給与連携などを含め、初期開発費用500万〜1,000万円、開発期間6か月以内とされています。エンジニア単価は月額80万〜120万円程度、費用配分は要件定義約10%、設計10〜20%、開発40〜60%、テスト10〜20%を初期試算に使えますが、会社の体制や品質要件で変動します。保守運用は初期開発費の年5〜15%程度を仮置きし、障害対応、監視、法改正対応、追加開発を分解して見積もります。

見積もり比較と発注先選定で確認すべきポイント

見積もりは総額の安い順に並べるのではなく、同じ要件をどこまで含むかをそろえて比較します。提案会社ごとに前提が違うと、A社は連携込み、B社は画面だけ、C社は導入支援を別料金としている可能性があります。比較表には、作業項目、成果物、担当者、期間、前提条件、除外事項、変更時の単価、保守範囲を並べます。

要件定義、UI設計、開発・設定、テスト、データ移行、API・CSV連携、アカウント発行、操作研修、マニュアル、リリース支援を別項目で確認します。初期費用が安くても、店舗マスタの登録、過去データの移行、スマートフォンの動作確認、給与システム側の改修が除外されていれば、発注後に追加費用が発生します。反対に、必要のない高度な分析や専用アプリを含めている見積もりは、MUSTとWANTを分けて再提案してもらいます。

見積もりの単価だけでなく、工数の根拠も質問します。スタッフ数、店舗数、画面数、連携本数、権限数、テストケース数、会議回数のどれを前提にした数字かが分かれば、条件変更の影響を把握できます。納品後のソースコード、設定情報、データの所有権、エクスポート方法、再委託先、解約時のデータ返却・削除も、契約前に確認します。

シフト管理では、氏名、所属、勤務可能時間、勤務実績、時給、休暇理由などの個人情報を扱います。個人情報保護委員会は、人事労務クラウドで不正アクセスによる個人データ漏えい事案を踏まえ、開発段階からアクセス制御、不正アクセス対策、脆弱性診断、継続的な見直しを行うことや、利用企業が委託先を監督することを注意喚起しています（出典: 個人情報保護委員会「人事労務管理のためのサービスをクラウド環境を利用して開発・提供する場合…注意喚起」、2024年12月）。

RFPには、最小権限、MFA、通信・保存時の暗号化、操作ログ、バックアップ、脆弱性診断、障害連絡、再委託管理、退職者の即時無効化、データ返却と削除証明を含めます。クラウド事業者に任せる範囲と自社が設定する範囲を分け、監査報告書やセキュリティチェックシートだけでなく、実際のインシデント対応時間も確認します。

また、2025年4月・10月施行の改正育児・介護休業法では、子育てや介護と仕事を両立するための柔軟な働き方に関する措置が拡充されています。厚生労働省の資料では、交代制勤務で希望したスタッフを特定の勤務時間帯にすることが「始業時刻等の変更」に該当し得る例も示されています（出典: 厚生労働省「育児・介護休業法について」および改正内容資料、2025年）。システムが法令適合を自動保証するわけではありませんが、勤務不可、希望時間、短時間勤務、休暇、承認履歴を扱えるかを確認し、就業規則と社労士の確認を要件に含めます。

トライアルでは、機能一覧を眺めるだけでなく、実際の業務を再現します。第一に、繁忙日の必要人数に対して不足を表示できるかを試します。第二に、夜勤明けや連勤制限、資格者配置を含むシフトを作成します。第三に、急な欠勤からヘルプ募集、交代承認、全員への通知までを実行します。第四に、スタッフがスマートフォンから希望を提出し、管理者が未提出者を確認します。第五に、確定シフトを勤怠・給与へ渡し、予定と実績、給与計算の対象時間が一致するかを確認します。

スタッフ側の操作時間、管理者が手修正する回数、警告の分かりやすさ、変更履歴の追跡、CSVの加工量を記録します。システムが「自動で作成できる」と説明していても、条件が満たせない理由を示せなければ、管理者が現場へ説明できません。数理最適化を使う製品でも、ハード制約とソフト制約の設定、手修正、結果の再計算を確認してから選びます。

よくある質問（FAQ）

発注前に多く寄せられる疑問を、判断の基準とともに回答します。自社の規模や就業規則、既存の勤怠・給与システムによって最適解は変わるため、回答をそのまま採用するのではなく、RFPの確認項目へ落とし込んでください。

標準的な希望回収やシフト共有が中心なら、SaaSが始めやすいです。資格配置、独自の勤務ルール、複数拠点の応援、既存基幹との深い連携が競争力に直結するなら、パッケージのカスタマイズやスクラッチ開発を検討します。無料トライアルや差分整理を経てから決めると、過剰な開発を避けやすくなります。

標準的なSaaSなら初期0万〜100万円、月額数千円〜30万円程度、専用開発なら数百万円〜4,000万円程度まで幅があります。金額は、スタッフ数、店舗数、連携、セキュリティ、導入支援、保守を含む範囲で変わるため、まずMUST要件と対象範囲を定め、複数社から同じ前提で見積もりを取得します。公開料金や1社の事例は、自社価格を断定する根拠ではなく、初期予算を考えるための目安として扱います。

正式な書式でなくても、現状フロー、困りごと、対象範囲、MUST・WANT、連携、予算の考え方、希望時期、受入条件をまとめた資料は必要です。要件が固まっていない場合は、要件定義フェーズの提案を依頼し、ヒアリングの進め方や成果物を比較します。口頭だけで発注すると、会社ごとに異なる前提で見積もられ、後から「聞いていた機能と違う」という問題が起きやすくなります。

システムだけで法令遵守を自動保証することはできません。就業規則、労働契約、勤務実態、休暇制度を確認し、必要な警告や承認履歴を要件に含めたうえで、労務担当者や社労士と運用を決めます。特に2025年の育児・介護休業法改正を踏まえ、希望時間や短時間勤務を登録し、公平に調整できる設計を検討します。

まとめ

スタッフシフト管理システムの発注では、まず予定を組む範囲と、勤怠・給与など実績を扱う範囲を分けます。そのうえで、標準業務はSaaS、複雑な条件はパッケージ、独自ルールと深い連携が価値になる場合はスクラッチという順に選択肢を比較します。RFPには現状フロー、MUST・WANT、例外ケース、連携、非機能、受入条件を入れ、請負・準委任の責任分界と保守範囲を契約で確認します。

費用は初期・月額だけでなく、設定、移行、連携、研修、保守、追加開発を含む総額で比較します。公式の公開料金や個別開発事例はレンジの根拠として使い、店舗数やスタッフ数など自社の条件を提示して見積もりを取り直します。最後に、実データで繁忙日、夜勤、欠勤、希望提出、給与連携を試し、スタッフが使い続けられるか、管理者が結果を説明できるかを確かめてから契約します。

システムを発注する目的は、シフト表を新しく作ることではなく、現場の負担を減らし、適切な人員配置と勤怠・給与の正確性を継続的に支えることです。業務とデータの流れを整理してから委託先へ相談すれば、不要な開発を避けながら、自社に合う導入計画を作りやすくなります。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。