スタッフシフト管理システムは、希望の収集、シフト作成と共有、勤怠・給与連携までを一つの流れで管理する業務システムです。勤務ルール、既存システムとの連携、拠点数に応じて方式を選ぶと、転記作業と現場の認識違いを減らせます。
各テーマの詳細は、下の関連記事でご覧いただけます。
▼関連記事一覧
・スタッフシフト管理システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順
・スタッフシフト管理システム開発でおすすめの開発会社/ベンダー6選と選び方
・スタッフシフト管理システム開発の見積相場や費用/コスト/値段について
・スタッフシフト管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について
・業務システム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「業務システム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
・スクラッチシステム開発を依頼する会社の選び方やRFPの作り方については、無料ホワイトペーパー「スクラッチシステム開発の完全ガイドブック」で詳しく解説しています。
スタッフシフト管理システムの全体像
勤務表を整えて表示するだけでなく、希望の収集から配置、変更の伝達、実績の振り返りまでを支えるのが、このシステムの価値です。
スタッフシフト管理システムは、勤務希望や必要人数、スキルを組み合わせて、シフトを作ります。契約時間や労務条件も、その条件に含めます。
まずスタッフから希望を集め、条件を確認して配置を決めたうえで、変更を現場へ伝えます。
さらに、実績と人件費まで振り返ると、管理者の転記作業と現場の認識違いを減らせます。
シフト管理と勤怠管理の違い
シフト管理と勤怠管理は、働く予定と実際の実績を、それぞれ受け持つ仕組みです。
- シフト管理：これから働く予定を組む
- 勤怠管理：出退勤、休憩、残業、遅刻・早退などの実績を記録する
- 連携の効果：予定と実績の差を把握し、給与計算や人件費分析の精度を高める
たとえば、予定は9時から17時でも、実際には18時まで働くことがあります。シフト表だけでは、この残業を把握できません。
シフト、打刻、承認、給与計算を別々に管理すると、数字を突き合わせる作業に時間がかかります。そのため、勤怠・給与まで一体で導入するか、既存システムと連携させるかを先に決めておきます。
主要な機能
シフト管理の基本機能は、次の4つの領域に分かれます。
- シフト運用：希望収集、表の作成・公開、変更通知、欠員募集
- スタッフ管理：所属、雇用区分、時給、契約時間、勤務可能曜日を記録
- 資格・権限：保有資格、担当業務、利用範囲、変更履歴を管理
- データ出力：CSVで書き出し、既存業務との受け渡しに対応
高度な機能には、必要人数と実配置の過不足表示、自動作成、店舗間ヘルプがあります。さらに、スキル別配置や人件費予測もあります。
勤怠・給与連携や店舗別分析も、高度な機能に含まれます。
自動作成は、完成までの操作数よりも、条件をどこまで設定できるかで比べます。
資格者の配置や連勤回避、休息時間の確保を条件にできるかを確認します。希望の反映条件も、設定できるかを見ておきます。
スタッフシフト管理システムの種類と選び分け
選択肢は大きく分けて、クラウド型SaaS、高機能なパッケージ・クラウドサービス、個社向けのスクラッチ開発の3つです。
方式は、現場ルールが標準的かどうかと、勤怠・給与・会計との連携範囲を見て決めます。
拠点追加や業態変更の予定も判断材料になります。スタッフ数は、そのうちの一つにすぎません。
クラウド型SaaSが向いている企業
導入の時期や運用体制を踏まえると、クラウド型SaaSが合うのは次のような企業です。
- 早く導入したい：早期に利用を始めたい企業
- 段階的に展開したい：複数店舗へ順次広げたい企業
- 保守を任せたい：サーバーを自社で管理したくない企業
利点は、初期費用を抑えやすいことです。加えて、機能追加やセキュリティ更新をサービス側に任せやすい点も挙げられます。
スマートフォンで希望を提出できるので、短時間勤務者やアルバイトが多い現場でも始めやすくなります。
独自ルールは、標準機能に合わせる必要があります。複雑な資格配置や特殊な休憩計算、拠点間の応援が求められる場合は、契約前に実データで確かめます。
基幹システムとのリアルタイム連携が必須なら、連携の仕様も実データで確かめます。
SaaSは月額が手頃でも、導入支援費がかかる場合があります。対象は、初期設定やデータ移行、権限設計などです。連携や研修にも、費用がかかることがあります。
パッケージ・高機能サービスが向いている企業
店舗や部署が多く、勤務条件が複雑な場合は、次の点で適合性を確かめます。
- 複雑な配置条件：勤務パターン、スキル、必要人数、応援配置に対応できる
- 自動作成の確認：候補の理由を管理者が確認・修正でき、公平性と納得感を両立しやすい
導入時は、標準機能で済むことと、追加設定や追加開発が要ることを分けて確認します。たとえば、店舗ごとの休日設定は標準機能で足りても、資格の組み合わせや夜勤明けの制限は追加開発になることがあります。
見積もりは、初期設定と権限、スタッフマスタの取り込みを項目ごとに見ます。さらに、連携、操作教育、法改正時の対応が含まれるかも確かめます。
スクラッチ開発が向いている企業
業務に固有の要件が次のようにある場合、スクラッチ開発が候補に入ります。
- 独自の配置ロジック：業務上の競争力に直結する
- 深いシステム連携：既存システムとの連携が必要
- 固有の運用：標準サービスに業務を合わせられない
画面や権限、承認の流れから、データ連携までを自社業務に合わせて設計できます。一方で、発注側も要件定義から保守までの責任を担います。
シフト作成ロジックだけを先に作り、台帳や変更履歴、給与連携を後回しにすると、運用に支障が出ます。
日々の運用では、急な欠勤や交代承認、締め日修正が起きます。退職者の権限削除も、よくある出来事です。
小規模開発でも、初期要件には認証や権限、監査ログを含めておきます。バックアップやデータ出力も初期の段階で決めれば、後から作り直すリスクを抑えられます。
スタッフシフト管理システム開発・導入の進め方
導入がうまくいくかは、現場の業務を正しく分解できるかで決まります。そのため、全店舗の複雑な条件を最初から自動化せず、現状を見える化して、優先度の高い業務から実証します。
▶ 詳細はこちら：スタッフシフト管理システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順
現状把握と課題の優先順位付け
現状把握では、次の4点を押さえます。
- 業務の流れ：希望提出・回収から作成、承認、公開、変更、勤怠確定、給与連携までを店舗・部署ごとに書き出す
- 現場の実態：正本のExcel、紙や電話の転記担当、店長の判断条件を確認する
- 導入前の数値：作成時間、希望未提出率、変更回数、配置ミス、給与連携の差異を測る
- 要件の優先度：MUST・WANT・保留に分け、MUSTに台帳、希望回収、表、通知、権限、変更履歴、データ出力を置く
導入前の数値があれば、導入後の効果を比べられます。
一方で、AI自動作成や高度な分析を初めから必須にすると、検証範囲が広がり、納期と費用も膨らみやすくなります。そのため、効果を測りながら段階的に導入します。
要件定義と方式選定
候補の方式は、同じ軸で比べます。比べる項目は、次の4つです。
- 勤務条件：スタッフ・店舗数、勤務区分、早番・遅番・夜勤、複数回勤務、必要人数、資格、休息、連勤、休日、時給、深夜・休日労働
- 利用環境：外国人・短時間勤務者向けの表示言語、入力方法、希望時間帯の登録方法
- 方式の比較：SaaS・パッケージ・スクラッチの標準機能、カスタマイズ、API・CSV連携、スマートフォン対応、サポート時間
- 契約と検証：データ保存場所、終了時の返却、費用総額。RFPに繁忙日、夜勤、欠勤、ヘルプ、締め日のテストを記載する
候補の適合性は、画面デモよりも実際の業務シナリオに当てて確かめます。
小規模実証、移行、定着
本格導入までは、実証、移行、定着の順に進めます。
- 1店舗または1部署で試し、通常日、繁忙日、急な欠勤、夜勤明け、資格者不足、店舗間応援を検証する。
- スタッフの希望提出完了率、管理者の作成時間と修正回数、経営側の必要人数との差と人件費予測精度を確認する。
- マスタ重複、退職者、所属変更、時給改定、締め日、過去データの保存期間を決めて移行する。
- 旧運用と新システムを一定期間並行稼働し、予定・実績・給与計算を突き合わせる。
- 店長向け手順書、スマートフォン入力用の1枚案内、問い合わせ窓口を用意する。
スタッフが迷わず使えるよう支援すると、定着につながります。
スタッフシフト管理システムの費用相場と内訳
費用は、利用人数や拠点数、機能によって変わります。連携やデータ移行、導入支援の範囲によっても変わります。カスタマイズの有無も、総額に影響します。
ここで示す金額は、企画初期の予算目安であり、個別見積もりの代わりにはなりません。特にクラウドは、月額に初期設定や連携費が含まれないことがあり、総額を見誤りやすくなります。
▶ 詳細はこちら：スタッフシフト管理システム開発の見積相場や費用/コスト/値段について
クラウド導入の費用相場
クラウド導入費は利用人数や拠点数で変わるため、規模ごとに費用を比べます。
- 小規模：数名〜数十名なら初期0万〜15万円、月額数千円〜3万円程度
- 中規模・複数店舗：初期10万〜100万円、月額3万〜30万円程度
公開料金の一例では、スタッフ1人あたり月額330円（税込）です。スタッフ2人以下の場合は月額990円で、初期費用とサポート費用は無料とされています（出典: 公式料金ページ、2026年8月確認）。
対象人数の数え方や最低料金、無料期間後の申込条件は、サービスごとに異なります。
店舗マスタや権限の設定、勤怠・給与連携を含めると、費用が増えます。さらに、研修や問い合わせ対応まで含めると、費用はいっそう増えます。
別の公開料金の例では、初期基本料金は5万円、1ユーザーあたり月額250円からです。自動作成を使う場合は、初期基本料金が15万円になります（出典: 公式料金ページ、2026年8月確認）。
料金の安さだけで選ばないよう、プランごとに含まれる機能を比べます。特に、自動作成と警告が含まれるかを確かめます。通知や連携も、どこまで含まれるかを見ておきます。
専用開発の費用相場
開発範囲ごとの費用目安は、次のとおりです。ここでの金額は、一般的な人事労務システム開発の相場も踏まえた推定です。
- 小規模開発・既存連携：希望収集、シフト表、通知、CSV出力に絞る場合は数百万円〜1,500万円程度
- 複数業務の統合：複数店舗、勤怠、給与、会計まで含める場合は1,500万〜4,000万円程度になることがある
金額は、画面数よりも制約条件や連携仕様によって大きく変わります。
公開されている事例では、警備や保育といった固有の業務に、出退勤や位置情報、タブレットを組み合わせています。さらに、数百名分の勤怠と給与の連携も含めています。
この事例では、初期が500万〜1,000万円程度、開発期間が約6か月です（出典: 専用開発事例の公開ページ、2026年8月確認）。
これは個別事例なので、すべての案件に当てはまる金額ではありません。
保守運用は、初期開発費の年5〜15%程度を仮置きします。
障害対応や法改正対応は、追加開発と分けて見積もります。脆弱性対応も、別の項目として見積もります。
導入・開発にかかる期間
方式ごとの期間を比べ、検証や移行に必要な時間も見込んでおきます。
- SaaSの初期設定：数週間〜3か月
- 連携・カスタマイズ導入：3〜6か月
- スクラッチ開発：6か月〜1年以上
期間には、要件定義や設定・開発、テストが含まれます。データ移行や現場の受入テスト、並行稼働も含まれます。
納期を短くしすぎると、給与連携や急な欠勤のテストが不足し、稼働後に混乱することがあります。
見積もりでは、総額に加えて、各時点で確認できる成果も見ておきます。要件定義の後は画面とデータ項目を、設計の後は連携仕様を確認します。
テストの終了時に予定・実績・給与の一致率を確認できるよう、成果物と判定基準を契約に含めておきます。
開発会社・ベンダーの選び方
開発会社・ベンダーは、知名度や機能数だけでなく、依頼の形に合うかで選ぶことが大切です。
既製サービスの導入支援と、個社業務の設計・開発とでは、確認すべき実績や契約の進め方が異なります。
自社の課題に近い案件の実績があるか、運用開始後まで支援してもらえるかを確認します。
業種・規模・勤務条件の適合性の確認
業種によって必要人数や勤務条件は異なるため、主な確認の軸を業種別に整理します。
- 店舗型：飲食・小売などの時間帯別必要人数と人時
- 介護・医療：資格者配置と夜勤
- 警備：現場ごとの資格・位置条件
- コールセンター：スキルと予測入電数
- その他の対象：ホテル・旅館、保育、物流などの勤務パターン
候補先には、実際の勤務表を匿名化して渡します。そのうえで、条件を登録できるか、自動作成できない場合の不足条件は何か、管理者が修正する理由は何かを尋ねます。
実績件数だけでなく、スタッフ数や拠点数、夜勤の有無を確認すると、自社との適合性を判断しやすくなります。さらに、連携先や稼働後の改善内容も確認します。
セキュリティとデータ管理体制の確認
シフト管理では、氏名や所属、勤務実績を扱います。時給や休暇理由も扱います。
場合によっては、育児・介護に関する情報も含まれます。
個人情報保護委員会は2024年12月、人事労務クラウドで個人番号、住所、口座情報などが漏えいした事案を踏まえて注意喚起しました。
注意喚起では、開発段階からのアクセス制御や不正アクセス対策が示されています。網羅的な脆弱性診断や、継続的な見直しも示されています（出典: 個人情報保護委員会「人事労務管理のためのサービスをクラウド環境を利用して開発・提供する場合等の注意喚起」、2024年）。
管理体制と契約では、次の4項目を確認します。
- アクセス管理：最小権限、二要素認証、退職者アカウントの即時無効化
- データ保護：通信・保存時の暗号化、操作ログ、バックアップ、脆弱性診断
- 委託先管理：再委託先の管理、事故連絡、監査・報告
- 契約終了時：データ返却・削除、保存場所、移行支援
導入支援と保守の範囲
導入支援と保守の範囲や費用を比べるときは、次の項目が見積もりに含まれているかを確認します。
- 導入・運用支援：データ移行、設定、現場教育、問い合わせ窓口、利用率確認、法改正対応
- 設定変更：毎月の業務。店舗や勤務区分が増えた際、誰が担当するかで社内負担が変わる
- 見積もり項目：初期費用、月額・年額、ユーザー課金、最低料金、初期設定、研修、連携、追加開発、保守、時間外サポート
- 総額比較：3年分の総保有コストと担当者の作業時間
▶ 詳細はこちら：スタッフシフト管理システム開発でおすすめの開発会社/ベンダー6選と選び方
▶ 詳細はこちら：スタッフシフト管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について
2026年時点で押さえたい法令・セキュリティ要件
シフト管理は、人員配置の効率化に加えて、働き方の希望を扱う仕組みです。
2025年の法改正やクラウドの安全管理に備えるため、法務や労務、情報システムの担当者も要件定義に加わります。
柔軟な働き方に対応できるデータ項目
厚生労働省によると、2025年10月1日から3歳〜小学校就学前の子を養育する労働者に制度が適用されています。事業主は、5つの措置のうち2つ以上を講じ、労働者はそのうち1つを選べます（出典: 厚生労働省「柔軟な働き方を実現するための措置」、2025年）。
希望シフトの登録項目は、制度で選べる柔軟な働き方を踏まえて考えます。
- 始業時刻の変更
- テレワーク
- 保育施設
- 養育両立支援休暇
- 短時間勤務制度
希望欄は、出勤可か不可かの二択にせず、希望時間帯や固定したい時間、勤務不可の理由を、必要な範囲で登録できるようにします。
法令への適合は、システムが自動で保証してくれるものではありません。就業規則や労働契約、労使協定との整合を確認し、必要なら労務の専門家に相談します。
RFPに入れるセキュリティ項目
RFPには、確かめたい項目を次の4つの分野に分けて入れます。
- 認証・権限：発行と停止、店舗・本部・スタッフ別の範囲設定、二要素認証、IP制限
- 運用記録：ログ保存期間、バックアップと復旧目標
- 障害・委託先：脆弱性診断頻度、障害連絡、再委託、監査、事故報告
- データ管理：アクセス権限、データ返却・削除
利用者ごとの権限や障害時の対応は、具体的に確かめられる書き方にしておきます。スタッフ本人、店長、本部がそれぞれ必要な情報だけを見られるかも確認します。
個人情報保護委員会は、利用規約の内容に加えて、委託元が安全管理措置の実施状況を把握する重要性も示しています（出典: 個人情報保護委員会、2024年）。
使いやすさを優先する場合でも、共有アカウントや過大な権限は残さないようにします。
導入で失敗しないための確認ポイント
導入しただけで、作成時間や人件費が自動的に下がるとは限りません。入力の負担や管理者の判断、既存データの正確さを見直し、稼働後も数値を追うことが欠かせません。
無料トライアルで試す5つのシナリオ
無料トライアルでは、画面の印象よりも実際の業務を再現して試すことが大切です。次のシナリオで、操作と結果を確認します。
- 繁忙日の必要人数を登録し、不足や過剰配置が作成前に分かるか確認する。
- 急な欠勤を起こし、代替募集、承認、全員への通知、変更履歴が一連で完了するか試す。
- 夜勤明けや資格配置の制約を設定し、自動作成が条件に違反しないか確認する。
- 予定と打刻を連携し、残業・深夜・休日の集計が給与側と一致するか突き合わせる。
- スマートフォンで希望を提出し、未提出者へのリマインドまで迷わず実行できるか測る。
導入効果の測定指標
導入効果は、導入前後の数値と利用者ごとの指標を合わせて確認します。
- 業務指標：作成時間、希望提出率、催促回数、変更通知数、配置不足時間、予定と実績の差
- 費用・品質：給与連携の修正件数、人件費率。作成が早くても、希望の反映率が下がったり修正が増えたりする場合は、改善とは限らない
- 管理者：作成時間と修正回数
- スタッフ：提出のしやすさと通知の確実性
- 経営者：人件費とサービス品質
月次会議では、数値と現場の声を合わせて見て、ルール変更や機能追加の優先順位を決めます。
よくある質問（FAQ）
導入時によくある質問に、判断の要点から答えます。勤務条件や既存システムによって最適な答えは変わるため、要件を整理する際の出発点としてお使いください。
Excelで管理していますが、システム化するべきですか？
店舗もスタッフも少なく、勤務条件も単純なら、Excelを整えて使い続けるという選択肢があります。
希望の転記や変更の連絡、拠点間の応援に時間がかかっているなら、システム化の効果が出やすい状態です。資格配置や勤怠・給与の突き合わせに手間がかかる場合も、同じ判断材料になります。
作成時間と修正件数を測ったうえで、手作業のコストを月額や開発費と比べます。
AIで完全に自動でシフトを作成できますか？
完全な自動化を前提にするより、制約を分けて、候補の作成と管理者の確認を組み合わせる方法が現実的です。制約の扱いは、外せないものとそうでないもので分かれます。
- ハード制約：資格や必要人数、契約時間や休息
- ソフト制約：希望や公平性、人件費や特定スタッフへの偏り
条件に違反した理由を、管理者が説明できる仕組みを選びます。
小規模でも専用開発を選べますか？
専用開発も選べますが、費用を回収できる固有要件があるかを確認します。希望の回収とシフト公開が中心なら、まずクラウド型を試すと、短期間で判断できます。
特殊な資格配置、基幹システムとの深い連携、独自ルールがある場合は、専用開発も比べます。
標準サービスを複数組み合わせる方が高くなるケースもあります。
個人情報をクラウドで管理しても安全ですか？
安全性は、クラウドか自社運用かという形態より、確認する項目で決まります。
- アクセス制御：認証と暗号化
- 運用の確認：ログ、バックアップ、脆弱性診断
- 委託先の管理：監督と事故対応
情報のリスクに応じた対策を、契約と運用に反映します。
スタッフには必要な情報だけを見せ、共有アカウントは使わないようにします。
まとめ
スタッフシフト管理システムは、希望の収集から配置、通知までをつなぐ業務基盤です。変更履歴や勤怠・給与連携、人件費分析も、同じ基盤の中で扱います。勤務表を作るだけでなく、現場の負担と認識違いを減らす点に価値があります。
自社に合う方法の選択
標準的な業務を早く改善したいならクラウド型を、複雑な条件や複数拠点の管理を重視するなら高機能サービスを検討します。固有のロジックや深い連携が競争力になる場合は、スクラッチ開発が候補になります。
月額だけでなく、初期設定や連携、教育を含めて比べます。保守や3年間の運用負担も、費用の一部として見ます。
実データでの検証と本導入
本導入の前に、現状の勤務条件と試す業務を整理します。
- 事前整理：現行勤務表、スタッフ数、拠点数、夜勤、資格、既存の勤怠・給与システム、困っている作業
- 業務シナリオ：無料トライアルや提案時に、繁忙日の不足人数、急な欠勤、夜勤明けを試す
- 連携・効果：給与連携の一致とスタッフの提出率も試し、数字で判断する
法令や個人情報の扱いも要件に含めることで、導入後も使われ続けるシステムに近づきます。
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▼RFP作成前に読みたい無料ホワイトペーパー
・業務システム開発の完全ガイドブック
・スクラッチシステム開発の完全ガイドブック
・【2026年最新版】AI駆動開発の完全ガイドブック
会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。