ワークフローシステム開発では、本開発の前にPoCやプロトタイプで検証する進め方が有効です。
検証では、承認ルートや既存システムとの連携、現場での使いやすさを確かめます。そのうえで、事前に決めた評価基準に沿って本開発に進むかを判断します。
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本開発前にPoCが重要な理由
ワークフローシステムは、全社員が日々の申請や承認に使う意思決定インフラです。一部門だけで仕様を決めて一斉に導入すると、現場が混乱し、形骸化する恐れがあります。
そのため、限定した範囲でPoCやパイロット導入を行い、課題を洗い出してから段階的に展開する方法が有効です。スモールスタートは、導入を成功させる基本になります。
独立したBPMエンジンは、会計・人事などの基幹システムとも連携します。特に、失敗した場合の手戻りコストは、グループウェアの簡易承認機能より大きくなります。
本開発前の検証が重要な理由は、大きく3つです。
- 現場への定着：カタログスペックやベンダーデモでは分からない操作性を実機で試し、紙・メールへの逆戻りを防ぎます。
- 既存システムとの連携：会計・人事システムと連携できるかを確かめ、二重入力による業務効率の低下を避けます。
- 機能の適正化：必要な機能を見極め、不要な費用や操作の複雑化を抑えます。
グループウェアの簡易承認機能との検証範囲の違い
グループウェアの簡易承認機能は、用意された単純な回覧・承認フローを使う前提です。そのため、検証する範囲も限られます。
一方で、独立したBPMエンジンでは、申請金額・部門・稟議種別によって承認者や合議ルートが変わります。このため、会計・人事連携や組織改編に応じたルート編集も検証の対象になります。
グループウェアと同じ感覚で検証を省くと、本稼働後に複雑な承認ルートの不備や連携トラブルが判明する恐れがあります。そこで、独立システムを導入する場合は、検証の段階にも相応の工数を見込んでおく必要があります。
PoCに関わるべき関係者
PoCには、情報システム部門だけでなく、申請・承認を行う従業員や、経理・人事など連携対象部門の担当者も参加します。経費精算や購買稟議には、現場の暗黙のルールや例外運用があります。そのため、当事者の意見を検証の段階で集めておくことが、本開発の要件定義の精度を左右します。
さらに、経営層や意思決定層にも結果を早く共有し、全社展開の判断材料にします。こうした体制は、後工程の手戻りを防ぐことにつながります。
検証で確認すべき項目
無料トライアルなどの検証では、「管理者視点」と「従業員視点」の両方からシステムを評価します。それぞれの立場で確認すべき点を、具体的に押さえておくことが大切です。
承認ルート・条件分岐の設定とメンテナンス性（管理者視点）
管理者は、申請金額などの条件に応じたルート分岐や合議が、自社の規定どおりに再現できるかを確かめます。そのためには、実際の申請に近いデータで試すことが必要です。
- 金額連動の分岐：30万円以下は課長、30万円超〜100万円以下は部長、100万円超は役員が決裁する設定を試します。
- 例外運用：複数部門の合議承認、代理承認、差し戻しが想定どおりに動くかを確かめます。
- ルートの保守：組織図の取り込みやドラッグ&ドロップ編集を、ITスキルのない担当者でも容易に行えるかどうか。
人事異動や組織改編のたびに、承認ルートの見直しが発生します。そのため、編集のしやすさは長期運用に直結します。
外部システム連携と現場での使いやすさ（従業員視点）
現場での利用を支えるには、連携と操作性の両方を押さえておく必要があります。
- 外部連携：会計・人事やMicrosoft Teams、SlackなどとAPI等で連携し、自動転記を試します。
- 申請画面：紙・Excelとのレイアウト差と、マニュアルなしでの操作性を確かめます。
- モバイル利用：ノンデスクワーカーがスマホ・タブレットで申請・承認できるか。レスポンシブ表示や専用アプリの使いやすさが、利用率を左右します。
連携が不完全だと、承認後に経理担当者がデータを手入力する非効率が常態化します。
モックアップ・プロトタイプ・PoCの期間と費用感
検証の方法は、既存SaaSの無料トライアルと、フルスクラッチ・カスタマイズ開発を前提にした制作の二つに分かれます。予算や検証の目的に応じて、どちらを選ぶかを決めます。
SaaS無料トライアルを活用したスモールスタート（推奨）
既存のクラウド型ワークフローシステムであれば、無料トライアルから検証を始められます。主要製品の中には、30日間程度の無料期間を設けているものがあります。
無料トライアルでは、自社の申請手順を再現できるかどうかや、既存システムと連携できるかどうかが、選定の判断材料になります。
- 申請・承認の設定：申請書フォームを作成し、承認ルートを設定します。
- 外部連携：会計・人事などの既存システムとつながるかを、実際に試します。
対象となる製品には、ジョブカンワークフロー、承認TIME、SmartFlowがあります。コラボフロー、Create!Webフローなども含まれます。
トライアル中は、初期費用も利用料も0円で、実機を使った検証ができます。さらに、終了後に特定部門だけで稼働させる場合は、クラウド型なら初期費用0円で、1ユーザーあたり月額300円〜500円程度です。
最低利用人数の5名〜などから始めれば、月額数千円〜で実運用に耐えるかを、検証し続けられます。標準的には、パイロット導入に1〜2ヶ月、その後の評価・改善に2〜3ヶ月を見込みます。
フルスクラッチ/カスタマイズ前提の場合の費用感
独自のBPMエンジンをフルスクラッチで開発する場合、制作物ごとに期間と費用の目安が異なります。
- モックアップ：数日〜2週間程度、数十万円が目安です。
- プロトタイプ：数週間〜1.5ヶ月程度、50万円〜150万円程度です。
- PoC：1〜2ヶ月程度、100万円〜300万円程度が目安です。
画面イメージだけでなく、承認ルートの条件分岐が技術的に実現できるかを、スパイク（技術検証）で確かめることが望まれます。外部システム連携のAPIについても、この段階で疎通を確認します。
予算に制約があるなら、まずSaaSの無料トライアルで業務要件と承認ルートの妥当性を検証します。そのうえで、満たせない要件が明確になってからフルスクラッチのPoCに進めば、費用と確実性のバランスを取れます。
PoCの評価基準と本開発移行の判断ポイント
評価基準が曖昧なままだと、「なんとなく良さそう」という主観で本開発の可否を決めてしまい、現場に定着しない恐れがあります。そこで、客観的な評価の方法と移行判断の基準を、設計の段階で決めておきます。
定量的な評価指標の設定
PoCでは、可能な限り定量的な指標を設定します。たとえば、申請から承認完了までの平均リードタイムは、従来の紙・メール運用と比べます。
- 利用率・定着率：対象者のうち、システム経由で申請した割合を見ます。
- 自動転記の成功率：手作業の再入力が発生した件数を数えます。
- 操作性の満足度：現場へのアンケートスコアを指標にします。
開始前に指標を決め、開始時と終了時を比べられるようにします。効果を客観的に示せるため、経営層に本開発の予算を説明する際にも役立ちます。
本開発移行を判断する基準（Go/No-Go判定）
PoC後は、事前に決めたGo/No-Go基準に沿って、本開発や全社展開を判断します。例として、次のような閾値を置けます。
- ルート再現率：承認ルート・条件分岐が規定どおり95%以上再現できるか。
- 連携の未転記率：自動転記できない項目が全体の5%未満か。
- パイロット利用率：対象部門の利用率が80%を超えているか。
基準に届かなかった場合は、要件やベンダーを見直すか、追加のPoC期間を設けます。一方で、基準を満たした場合は、定量データを要件定義書や投資対効果の説明資料に転用できます。さらに、PoCの結果を活用すると、全社展開までのスケジュールを円滑に進めやすくなります。
PoCでよくある失敗と対策
PoCでよく見られる失敗には、検証範囲を広げすぎて長期化するケースと、現場を巻き込まず情シス主導で進めてしまうケースがあります。
検証範囲を広げすぎて長期化する失敗
「せっかくなら」とあらゆる部署や稟議にまで広げてしまうと、検証が長引き、本開発の着手が遅れてしまいます。PoCで集めるのは、移行判断に必要な最小限の証拠です。
対象は、利用頻度が高く、承認ルートが自社の典型例となる稟議を1〜2つに絞ります。対象部署も1部署程度にとどめ、全機能や全部署を網羅する必要はありません。
範囲を絞れば、PoCを1〜2ヶ月程度に収めやすくなります。これにより、本開発の判断へ速やかにつなげられます。
現場を巻き込まず情シス主導だけで進めてしまう失敗
情報システム部門だけでPoCを設計し、実施し、評価すると、申請・承認を行う従業員の声を拾えないまま判断してしまう恐れがあります。
情シスが機能要件を満たしたと判断しても、従業員は操作が分かりにくく、従来の方法のほうが早いと感じる場合があります。その結果、本稼働後も利用率が上がらないことがあります。
計画の段階から各部署の代表者をレビューメンバーに加え、操作性を聞き取ったり、アンケートを実施したりします。こうして現場の当事者意識を高めることが、本稼働後の定着につながります。
まとめ
検証の理由と項目、期間と費用、評価基準と失敗対策を見てきました。全社利用に向けては、スモールスタートで段階的に検証します。
管理者視点では、承認ルートや条件分岐の再現性と保守性を見ます。また、従業員視点では、外部連携と現場での使いやすさを確かめます。
SaaSの無料トライアルは30日間程度で、初期費用は0円です。一方で、フルスクラッチの場合は、モックアップが数十万円、プロトタイプが50万円〜150万円、PoCが100万円〜300万円が目安です。
PoCを本開発の成功につなげるには、定量指標とGo/No-Go基準を先に決めておくことが欠かせません。そのうえで、範囲を絞って現場を巻き込みながら検証を進めます。
複雑な承認や基幹システムとの連携が必要な場合は、事前の検証が本開発後の手戻りコストの削減につながります。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。