清掃業向けスタッフシフト管理システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順

清掃業向けスタッフシフト管理システムの開発は、現場ごとの契約時間と必要人数を整理し、欠勤時の代務、勤怠、給与連携までを段階的に設計することが成功のポイントです。

清掃会社では、店舗のようにスタッフの希望時間だけを並べればシフトが完成するわけではありません。顧客との契約、現場の入館時間、作業品質、移動時間、資格、雇用区分、紙での共有などを同時に扱う必要があります。本記事では、清掃業向けスタッフシフト管理システムを企画してから現場に定着させるまでの流れを、6つのフェーズに分けて解説します。パッケージやクラウドサービスの選び方、個別開発の費用相場、見積もりで確認すべき項目も具体的に整理します。

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清掃業向けスタッフシフト管理システム開発の全体像

清掃業向けスタッフシフト管理システムは、スタッフの勤務表だけを作るツールではありません。現場・顧客・契約を起点に、シフトの割り当て、変更の通知、当日の打刻、作業完了、勤務実績の承認、給与や請求への受け渡しまでを一つの業務の流れとして設計する仕組みです。開発の最初にこの範囲を明確にすると、必要な機能と不要な機能を切り分けやすくなります。

清掃業の勤務枠は、顧客との契約によって先に決まることが多いです。例えば「月・水・金の10時から16時まで、現場Aに2人」「毎日22時から翌2時まで、ホテルの共用部に3人」のように、曜日、時間帯、必要人数、作業内容、入館条件が現場ごとに異なります。そこへ正社員、短時間パート、高齢スタッフ、応援要員を割り当てるため、スタッフ別の空き時間だけを見ると、移動できない現場への配置や、資格を持たない人への配置が起こります。

さらに、清掃現場では急な欠勤が起こった時点で、管理者が電話やメッセージで代務員を探します。変更前の紙を持つ人、変更後の表を持つ人、口頭で聞いた人が混在すると、二重配置や未出勤の発見遅れにつながります。したがって、システムの評価では「シフトをきれいに作れるか」だけでなく、「現場単位の欠員をいつ見つけ、誰にどの手段で伝え、履歴を残せるか」を確認する必要があります。

最初のリリースでは、現場・顧客・契約のマスタ、スタッフの勤務条件、現場別とスタッフ別のシフト作成、希望休、重複配置の警告、未割当や欠員の表示、変更通知、紙・PDF・CSV出力を優先すると進めやすいです。これらは、Excel、紙、電話を併用している会社でも導入効果を実感しやすく、後続の勤怠機能や給与連携の土台にもなります。

一方、AIによる自動配置、顧客向けポータル、作業品質の画像判定、複雑な原価予測などは、データが整ってから第2段階に回せます。最低限の運用が定着する前に機能を広げると、画面が複雑になり、管理者もスタッフも使わなくなるためです。MVPでは「欠員を減らす」「最新版を共有する」「月末の転記を減らす」という3つの成果を測れる状態を目指します。

清掃業向けスタッフシフト管理システムはどのような順番で進めますか？

結論として、開発は「要件整理→サービス・開発会社の選定→設計・開発→テスト→稼働→定着」の6フェーズで進めると、現場の混乱を抑えられます。特に重要なのは、要件整理とテストを短縮しないことです。現場の例外を後から追加すると、シフト画面だけでなく、勤怠計算、通知、給与連携、権限にも影響するためです。

最初に、本社の担当者だけで要件を決めず、シフトを作る管理者、現場責任者、勤怠を締める人、給与担当、可能ならスタッフにもヒアリングします。業務を「契約を受ける」「現場枠を作る」「スタッフを割り当てる」「希望休を反映する」「当日変更を伝える」「出退勤を記録する」「承認して給与へ渡す」に分解し、誰が、いつ、どの帳票や連絡手段を使うかを整理します。

要件表には、現場住所、入館方法、鍵の管理、作業曜日、開始・終了時刻、休憩、必要人数、担当資格、清掃メニュー、祝日・休館日、移動可能エリアを記録します。スタッフ側には、雇用区分、希望曜日、勤務可能時間、資格、時給・手当、連絡先、スマートフォンの有無を持たせます。日常清掃、定期清掃、巡回、夜間清掃、ホテル清掃など、現場の種類ごとに例外を分けておくと、後工程の漏れが減ります。

この段階では、必須機能と将来機能を分けます。必須は現場・スタッフマスタ、シフトの作成と共有、欠員表示、変更履歴、紙またはCSV出力です。勤怠、GPS、写真報告、給与API、請求・原価分析は、業務効果とデータの準備状況を見て優先順位を付けます。要件の各項目に「現状の困りごと」「必要な判断」「受入条件」を書くと、機能の多さではなく成果で比較できます。

選定では、まず一般的な勤怠・シフトSaaSをFit to Standardの観点で確認し、足りない部分を洗い出します。一般SaaSは、法改正への追随、認証、給与連携、サポートの仕組みが整っている一方、現場ごとの契約枠、代務候補の検索、紙を残した共有、特殊手当が標準機能にない場合があります。機能一覧のチェックだけでなく、自社の実データを使ったデモで適合性を確かめることが重要です。

清掃業特化SaaSは、現場・顧客・作業予定・スタッフを一体で管理しやすく、初期導入を短くできる可能性があります。例えば、清掃業向けスケジュール管理ツール「シェリング」は、公開ページでライト月額5,000円、スタンダード月額10,000円、プレミアム月額20,000円、勤怠単体またはオプションを1人月額300円と案内しています。14日間の無料試用と、シンプルな構成なら最短1週間程度で利用開始できる案内もあります（出典: Sherring公式料金・導入案内、2026年8月確認）。ただし、料金は対象人数、初期設定、勤怠や通知の範囲で変わるため、自社条件で見積もる必要があります。

業界特化サービスの比較では、機能名が自社の業務条件を表現できるかを見ます。例えば、ビルメンテナンス向けのShiftMAXは、公式ページで清掃・警備・設備の勤務形態、複数の打刻方法、GPS、夜勤の日跨ぎ、他拠点への応援勤務、緊急出勤時の手当集計に対応すると案内しています（出典: KYODOU株式会社「ShiftMAX」公式ページ、2026年8月確認）。こうした機能があっても、自社の給与ソフトや現場の通信環境で同じ運用ができるかは、実データを使ったデモで確かめる必要があります。

個別開発は、複数法人、複雑な賃金・手当、既存の給与・請求・原価システムとの深い連携、独自の人員配置ロジックが競争力になる会社に向きます。将来のデータ所有権、APIの有無、保守担当、法改正対応、契約終了時のデータ返却を契約前に確認します。安価なサービスか高機能な開発かではなく、3年分の利用料と運用工数を含む総保有コストで比べることが大切です。

設計では、管理画面、現場向け画面、スタッフ向け画面を分け、利用者の権限に応じて見える情報を定義します。本社は全現場の欠員と人件費、現場責任者は担当現場のシフトと変更、スタッフは自分の勤務先と連絡事項だけを見られる構成が基本です。顧客へ作業予定や完了報告を見せる場合は、個人の時給や他現場の情報が表示されないようにします。

データ設計では、現場、顧客、契約、作業枠、スタッフ、資格、シフト、打刻、代務、作業報告、承認を別の情報として扱います。固定シフトを毎月複製できるようにしながら、祝日、休館日、臨時休業、増員、減員、時間変更を例外として記録します。変更前と変更後、変更者、承認者、通知結果を残すと、伝達漏れの原因を追跡できます。

現場にスマートフォンを持たない人がいる場合は、全員にアプリを強制しない設計が必要です。紙の掲示、共有タブレット、電話音声、管理者による代理入力、ICカードなどを組み合わせ、どの方法で入力されたかを記録します。GPSを使う場合は、常時監視ではなく打刻時だけ取得する、保存期間を決める、閲覧権限を制限する、本人へ目的を説明する、といったプライバシー要件を仕様書に入れます。

テストは、画面を開けるかどうかだけで終わらせません。代表的な現場を3〜5か所選び、日常清掃、夜間清掃、定期清掃、移動を伴う巡回、紙を併用する現場など、異なる条件を再現します。現場マスタを登録し、固定シフトを作り、希望休を入れ、欠勤者を代務候補へ差し替え、本人へ通知し、打刻し、責任者が承認し、給与用CSVまたはAPIへ渡す一連のシナリオを実施します。

特に確認したいのは、日跨ぎ夜勤、休憩、遅刻・早退、応援勤務、緊急出勤手当、複数現場への同時配置、資格不足、勤務間インターバル、通信断、端末紛失、通知失敗です。想定結果をテストケースに書き、誰が合否を判断するかを決めます。給与計算担当には、実績の丸め、手当の区分、締め日、欠勤・有休の扱いを確認してもらう必要があります。

受入テストは、開発会社のテストではなく、実際に運用する会社が「この結果で月末を締められる」と判断する工程です。不具合だけでなく、使いにくさ、用語、入力回数、紙の出し方、通知文面も確認します。現場の代表者に操作してもらい、10分程度の説明でシフト変更を完了できるか、電話で補足しなくても伝わるかを見ておくと、稼働後の問い合わせを減らせます。

全現場を一斉に切り替えると、マスタの誤りや通知設定の不足が給与締めに直結します。最初は、管理者が対応できる1〜3現場、スタッフの協力を得やすい現場、条件が異なる現場を選び、2〜4週間程度の試行期間を設定します。既存のExcelや紙をすぐ廃止せず、最初の締め日までは照合できる形で並行運用すると安全です。

稼働前には、現場とスタッフの登録責任者、シフト変更の承認者、欠勤時の連絡先、障害時の代替手段を決めます。スマートフォンを使わないスタッフへは紙の配布日と掲示場所を伝え、管理者が代理入力する場合の本人確認も決めます。初回の給与締めでは、システムの集計結果と従来の計算を照合し、差異を一覧にして原因を修正します。

定着の判定には、ログイン人数だけを使わないことが大切です。シフト作成にかかる時間、欠員を見つけるまでの時間、代務員が決まるまでの時間、当日未出勤を把握するまでの時間、月末締めの時間、給与修正件数、紙や電話による補助連絡の件数を導入前後で比べます。現場ごとに数字を分けると、システムの問題と、契約や人員配置の問題を切り分けやすくなります。

導入後の1か月目は、操作方法よりも業務ルールの確認に時間を使います。例えば、欠勤者の代務を誰が承認するか、現場の増員依頼をどの時点でシフトへ反映するか、顧客へ変更を伝える責任者は誰かを決めます。3か月目には未使用機能を整理し、半年後に勤怠・給与連携や作業報告、原価分析を追加するか判断します。

現場スタッフの声を拾う方法も用意します。月1回の短いヒアリング、匿名フォーム、紙の意見箱など、デジタル入力を前提にしない方法が現実的です。要望をすべて個別開発へ変えるのではなく、使い方の変更、権限の見直し、帳票の変更、追加機能に分類し、費用と効果を見ながら改善の順番を決めます。

清掃業向けスタッフシフト管理システムの費用相場とコストの内訳

費用は、既存サービスを使うか、業界特化SaaSを導入するか、個別に開発するかで大きく変わります。公開価格で比較できるサービスは月額数千円から数万円、一般的な勤怠SaaSでは1人月額数百円程度の例があります。個別開発では、要件整理やデータ移行、端末、教育、並行運用、保守まで含めて見積もる必要があります。

清掃業向けの公開価格例として、シェリングはライト月額5,000円、スタンダード月額10,000円、プレミアム月額20,000円で、登録スタッフ数や管理者数がプランごとに異なります。勤怠を追加する場合は1人月額300円の案内です。一般的なサービスの例では、マネーフォワード クラウド勤怠が5名まで基本料金内、6名以上は1人月額300円（税抜）と案内しています（出典: Sherring公式およびマネーフォワード公式料金ページ、2026年8月確認）。

ただし、同じ月額でも含まれる範囲が異なります。初期設定、マスタ登録、データ移行、電話・オンラインサポート、追加管理者、打刻端末、GPS、写真報告、給与・請求連携、API利用料を分けて確認します。従業員数課金の場合は、短時間スタッフや休職者を人数に含めるか、管理者アカウントを課金対象にするかも確認が必要です。月額だけでなく、3年間の利用料と導入工数を合算して比較します。

清掃業に限定した公的な開発費統計はないため、以下は人事・勤怠・スタッフ管理システムの類似案件から整理した目安です。要件整理、画面試作、既存SaaS連携のPoCは100万〜300万円程度、1〜2か月が一つの目安です。現場1〜3か所で運用を確かめる段階で、最終的な本番システムの金額ではありません。

現場・スタッフマスタ、シフト、欠員表示、通知、CSV、権限に絞った小規模MVPは、300万〜800万円程度、2〜4か月が目安です。複数の打刻方法、GPSまたはQR、勤怠承認、給与CSV、作業報告まで含む標準的な構成では、800万〜1,500万円程度、4〜8か月を見込みます。複数拠点・複数法人、請求・原価・給与API、高度な代務最適化、データ移行、並行運用まで含む基幹刷新では、1,500万〜4,000万円程度、6〜12か月以上になる可能性があります。

これらのレンジは、要件の確定度、連携先、テスト件数、デザイン、インフラ、導入支援で変動します。類似する人事・労務システムの整理では、費用の40〜60％がエンジニアやプロジェクトマネージャーなどの人件費となり、受託SEの月額単価は80万〜120万円程度、経験3〜5年程度の外部エンジニアは60万〜80万円程度という目安があります（出典: NotebookLMリサーチノート内の人事・労務・給与システムQ&A整理）。清掃業向けの固有要件へ適用する場合は、あくまで概算として扱う必要があります。

導入後は、サービス利用料やクラウド費用だけでなく、保守・運用、法改正対応、端末、通信、SMSやメール通知、位置情報の保存、バックアップ、監視、問い合わせ対応が発生します。個別開発では、初期費用の5〜15％程度を年間保守の目安とする整理もありますが、月額か年額か、障害対応や法改正対応を含むかで意味が変わります。見積書と契約書で対象範囲を明記してもらうことが必要です。

費用対効果は、月額の削減だけで判断しません。シフト作成時間、電話で代務員を探す時間、紙から給与へ転記する時間、給与修正の件数、欠員による品質低下や顧客対応の時間を金額に置き換えます。例えば、管理者の作業時間が減っても、現場スタッフが使えず電話が増えるなら効果は出ません。導入前に作業時間と件数を2〜4週間測っておくと、回収期間を現実的に計算できます。

▶ 詳細はこちら：清掃業向けスタッフシフト管理システムの進め方

清掃業向けスタッフシフト管理システムの見積もりを取る際のポイント

見積もりを比較するときは、総額の安さよりも、同じ業務範囲で比較できているかを確認します。「シフト管理一式」「連携一式」のような一行見積もりでは、後から追加費用が発生する項目が分かりません。現場数、スタッフ数、雇用区分、シフトパターン、打刻方法、連携先、教育対象、移行データの量を前提条件として書き、開発費と運用費を分けて提示してもらいます。

まず、現場を類型化した一覧を作ります。現場名、顧客、作業曜日、時間、人数、作業内容、入館条件、責任者、例外日、必要資格、移動時間、現在の共有方法を記載します。スタッフ一覧には、雇用区分、勤務可能時間、希望休、資格、連絡手段、スマートフォンの有無を記載します。個人情報は必要以上に見積書へ載せず、サンプルデータや匿名化したデータで提案を依頼します。

機能要件は、画面名ではなく業務シナリオで書くと抜けが減ります。「欠勤者を選ぶ」「条件に合う代務候補を絞る」「承認する」「変更を本人へ通知する」「紙の掲示表を出す」「実績を締める」「給与CSVを出す」という流れを1つの要求として提示します。各要求に、成功条件、対象権限、例外、出力形式、保存期間、想定件数を付けます。

非機能要件も忘れてはいけません。利用時間帯、スマートフォンの通信環境、通信断時の動作、バックアップ、復旧目標、MFA、ログ保存、退職者アカウントの無効化、個人情報とGPSの扱い、問い合わせ時間、障害時の連絡方法を確認します。IPAが2026年3月に公開した中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版では、バックアップを含む基本対策やサプライチェーンの安全管理が強調されています（出典: IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版、2026年3月）。

候補会社には、同じデモシナリオを渡します。朝、現場Aに必要な2人のうち1人が欠勤した場合に、資格、移動可能エリア、空き時間、希望休を条件に候補を探し、代務を確定し、シフトを変更し、本人と現場責任者へ通知し、当日の打刻と作業完了を記録する流れです。夜勤の日跨ぎ、応援勤務、紙出力、給与用データの受け渡しまで実演してもらいます。

比較項目は、清掃・ビルメンテナンスの導入実績、現場単位の固定シフトと例外、欠員・代務管理、複数の打刻手段、スマートフォン非保有者への代替運用、GPSと個人情報の扱い、給与・請求・API連携、紙出力、教育支援、データのエクスポート、法改正対応の責任分界です。機能が多い会社を選ぶのではなく、一部のスタッフが使えない場合にも業務を止めない運用を提案できる会社を評価します。

見積もりの根拠として、要件定義、画面・データ設計、開発、連携、テスト、データ移行、教育、稼働支援、保守を分けてもらいます。作業単価、工数、納期、前提条件、対象外、追加変更の単価も確認します。PoCや無料トライアルがある場合は、契約前に自社の現場とスタッフで試し、導入後の運用を具体的に想像できる状態にします。

最も起こりやすいのは、追加開発の扱いが曖昧なまま契約することです。標準機能と個別対応を一覧にし、要件確定後に変更した場合の見積もり方法、承認者、納期への影響を定めます。特に、給与計算の端数処理、手当、休憩、日跨ぎ、休暇、締め日のルールは、画面では分かりにくくても費用とテスト工数に影響します。

次に、データ移行とサービス終了時の扱いを確認します。Excelや紙を何年分移すのか、住所や資格の表記ゆれを誰が直すのか、過去の勤怠をどの形式で保持するのかを明記します。契約終了時に、現場、スタッフ、シフト、勤怠、監査ログをどの形式で返却できるか、返却費用があるかも確認します。データを出せない契約は、将来の乗り換えや監査で負担になります。

法令対応については、システムが自動的に遵守を保証するとは考えません。厚生労働省は、いわゆるシフト制の留意事項を2026年6月に改正し、年次有給休暇の付与日数、所定労働日数を算定しにくい場合の扱い、取得時賃金の計算方法などを追記しています（出典: 厚生労働省「いわゆる『シフト制』について」、令和8年6月改正）。システムの設定と社内規程、雇用契約、社労士や労務担当の確認を組み合わせる必要があります。

よくある質問（FAQ）

ここでは、導入前に特に相談が多い質問へ回答します。自社の現場数、スタッフ数、紙を残す範囲、給与ソフト、固定シフトの割合を当てはめると、必要な方式を判断しやすくなります。

導入できます。ただし、全員にアプリを使わせる前提ではなく、紙の掲示、共有タブレット、電話音声、管理者の代理入力、ICカードなどを組み合わせる要件にします。紙を出した時刻、変更を伝えた方法、代理入力者を残せると、デジタルと紙が混在しても最新版を確認しやすくなります。

必須ではありません。GPSは現場到着の確認や不正打刻の抑止に役立つ一方、位置情報を扱うため、取得するタイミング、目的、保存期間、閲覧者、本人への説明を定める必要があります。まずはQR、共有端末、電話打刻など別の方法で運用できるか比較し、GPSを採用する場合も打刻時だけ取得するなど、必要最小限の設計にすることが現実的です。

初期費用だけならSaaSが低くなりやすいですが、実際の総額は業務適合性で変わります。契約単位のシフト、代務、紙出力、給与・請求連携が標準機能にない場合は、追加サービスや手作業が必要になります。反対に、個別開発は要件を合わせられますが、初期開発費と保守費、法改正対応、社内の運用責任を負います。3年間の利用料、導入支援、データ移行、教育、残る手作業を合算して比較してください。

範囲によって異なります。既存サービスのシンプルな導入なら、公開情報で最短1週間程度の案内があります。現場とスタッフのマスタ整備、独自のシフト、勤怠、給与連携、教育を含める場合は、要件整理から試行稼働まで数か月を見込む必要があります。小規模MVPは2〜4か月、標準的な構成は4〜8か月、複数拠点や基幹連携を含む場合は6〜12か月以上が目安ですが、テストと並行運用の期間を納期に含めて確認します。

システムだけで適法性を保証することはできません。契約時の労働条件、シフトの決定と変更、休憩、労働時間、年次有給休暇、割増賃金、勤務間インターバルなどを社内規程と照合し、設定を定期的に見直します。厚生労働省の最新の留意事項を確認し、必要に応じて社労士や労務担当者の確認を受けることが必要です。

まとめ

清掃業向けスタッフシフト管理システムは、現場別の契約条件とスタッフの勤務条件をつなぎ、欠員対応、勤怠、給与連携までを改善するための仕組みです。開発は、要件整理、選定、設計・開発、テスト、稼働、定着の順で進め、現場の例外と紙・スマホ併用を最初から要件に含めます。

最初から全機能を作るのではなく、現場・スタッフマスタ、シフト作成、欠員の可視化、変更通知、紙・CSV出力をMVPとして始めると、短期間で効果を測れます。候補サービスや開発会社には、欠勤発生から代務確定、通知、打刻、給与用データ出力までの実データに近いシナリオを実演してもらいます。

費用相場は、SaaSの月額数千円〜数万円、MVP開発300万〜800万円、標準的な個別開発800万〜1,500万円、複数拠点や基幹連携を含む開発1,500万〜4,000万円程度が目安ですが、清掃業の公的な開発費統計ではなく、類似システムと公開価格から整理したレンジです。要件定義、移行、教育、端末、保守、法改正、紙を残す運用まで含めた見積もりを比較し、導入後のKPIで効果を確認することが成功につながります。

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会社紹介

株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。