行程管理システムは、Excelや紙、メール、電話の情報をまとめ、行程表の作成時間や転記ミスを減らす業務システムです。
行程の変更も、関係者へ早く正確に伝えられます。行程、手配、見積、顧客、当日の運行を一元的に扱える点が特徴です。
▼関連記事一覧
・行程管理システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順
・行程管理システム開発でおすすめの開発会社/ベンダー6選と選び方
・行程管理システム開発の見積相場や費用/コスト/値段について
・行程管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について
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行程管理システムの定義
行程管理システムは、行程、移動、手配、見積、顧客情報、当日の運行を一元管理します。旅行・観光業で企画から実施後の精算までを扱う業務システムで、予定をカレンダーに登録するだけのツールとは異なります。
行程の中身として、訪問先、日時、滞在時間、交通手段、料金を、担当者や顧客、手配状況、変更履歴と関連付けて管理します。そのうえで、情報は利用者ごとに使い分けます。社内や取引先のほか、添乗員、乗務員、旅行者も利用者に含まれます。
旅程管理・工程管理・スケジュール管理との違い
「行程管理」は、旅行や移動を含む一連の日程を扱う言葉です。一方、「旅程管理」は、旅行者の安全や予定どおりの旅行実施を支える実務を指します。
「工程管理」は、製造業の作業順序や進捗を管理する意味で使われることが多いです。また、一般的なスケジュール管理は、予定の共有が中心です。
これに対し、行程管理システムでは、移動経路や運賃まで扱います。参加者や帳票、当日の変更も対象になります。
行程情報を一元化する理由
行程が変わるたびに、Excelや見積書、手配先へのメールをそれぞれ直すと、更新漏れが起こります。一元化すれば、変更履歴を残したうえで、関連する手配や金額を確認できます。帳票や通知先も、あわせて確かめられます。
一元化しておけば、担当者が休んでも案件の状態を追いやすくなり、属人化の解消にもつながります。
行程管理システムに必要な機能
必要な機能は事業形態によって異なります。そのため、行程作成、案件・手配、当日運用の三つの層に分け、行程を起点にデータの流れを見ていきます。
行程・コース作成と帳票出力
行程作成では、日付、訪問先、時刻を登録します。滞在時間や休憩のほか、移動手段と担当者も登録します。登録した内容は、社内用の詳細行程表、顧客向けの簡易行程表、手配先への依頼書として出力します。
- 順番の変更：ドラッグ＆ドロップで並べ替えられます。
- コース再利用：過去コースをテンプレートとして使えます。
- 帳票形式：PDFのほか、Web形式やCSVでも出力できます。
帳票が増えすぎると、複数様式の保守負担が増えます。そこで、必須の帳票を決め、共通データから自動生成する設計が現実的です。
見積・手配・仕入れ・収支の連動
問い合わせや商談を案件として登録し、宿泊や交通などを手配項目にまとめて管理します。各手配は、手配先や予約番号、回答期限と結びつけておきます。そのうえで、仕入原価やキャンセル条件、回答状況を確認します。
行程変更は、販売価格や仕入原価に反映できるかどうかが重要です。さらに、粗利と請求額も、あわせて確かめます。見積や請求を別々に管理すると、利益の把握や精算に時間がかかります。
会計システムと直接連携しない場合でも、CSV出力の項目と責任者を決めておけば、二重入力を減らせます。
顧客・参加者・当日運行の管理
代表者や参加者名簿、連絡先を管理します。緊急連絡先のほか、食事や配慮事項、部屋割りも扱います。担当者、添乗員、手配先などの役割ごとに、必要な情報だけを表示します。
バスや送迎を伴う場合は、配車や乗務員・添乗員の割り当てを扱います。運行指示や点呼、日報、位置情報も、この範囲に含まれます。さらに、遅延や行程変更の共有まで含みます。
旅行会社と運行事業者が同じ行程データを参照すれば、Excelへの転記に加え、電話やFAX、メールでの伝達も減らせます。ただし、リアルタイムの位置情報を導入する場合は、通信障害が起きたときの代替手段も決めておきます。
業態別に見る行程管理システムの使い方
旅行商品の企画、車両運行、海外手配では、機能の優先順位が異なります。そのため、ほかの業態の導入事例をそのまま当てはめると、不要な機能や見落としが生じかねません。
旅行会社の使い方
旅行会社では、商品企画から見積、予約、手配までを一つの流れでつなぎます。最終日程表や請求、精算も、同じ流れの中で扱います。
団体旅行では、参加者名簿と部屋割りのほか、食事制限や緊急連絡先も扱います。個人情報へのアクセス制御と出力履歴の管理も欠かせません。帳票や承認経路は、国内日帰りと宿泊、募集型と受注型、教育旅行で異なります。
代表的な案件を複数選び、要件を整理します。そのうえで、行程を変えたときに、顧客案内と手配先への連絡がどの順で更新されるかを確認します。見積差額や担当者への通知も、あわせて確かめます。
バス・送迎事業者の使い方
バス・送迎事業者では、安全な運行管理と記録保存を支える機能を、まず確かめます。
- 運行管理：車両と乗務員の休憩や交替運転から、配車、運行指示、点呼、日報、運賃計算まで一体で扱います。
- 安全面：重複割り当てや無理な勤務・運行条件を検知し、リスク低減につなげます。
貸切バスでは、運送引受書や点呼記録などを電磁的に保存する要件があります。業務記録や運行指示書も、電磁的な保存の対象になります。
制度改正で保存期間は3年間に延長されました。点呼記録の電磁的保存や、録音・録画記録の90日間保存なども示されています（出典：国土交通省「貸切バスの安全性向上に向けた対策のための制度改正」、2024年施行）。
要件定義では、保存対象と期間を決め、検索方法や改ざん防止も定めます。
DMC・インバウンド事業者の使い方
対象業務を絞るには、情報の管理方法と初期導入の範囲を、あわせて検討します。
- 業務情報：多言語の行程や国内外の手配先、通貨や税、ガイド・車両・施設の割り当てを扱います。
- 情報の分離：顧客向けの表示言語と社内の詳細情報を分けて、手配先へ渡す情報は必要最小限に抑えます。
- 初期範囲：全面的な多言語・多通貨対応は費用が膨らみやすいため、主要市場・通貨・必須帳票に絞ります。
将来の拡張に備えて、データ項目と権限モデルを先に設計しておきます。そのうえで、初期リリースは利用頻度の高い国内案件から始める方法も有効です。
行程管理システムの種類と選び方
導入方式は四つあり、既存のクラウドサービス、業界向けパッケージ、部分カスタム、フルスクラッチに分かれます。選ぶときは、業務の標準化しやすさや独自性、連携範囲、社内の運用体制を見ます。
クラウドサービスの利用
クラウドサービスは、自社でサーバーを用意しなくても、短期間で始めやすい方式です。複数の拠点で同じ情報を見やすいうえ、バックアップや更新を提供側に任せられます。
帳票や承認フローは、標準機能に合わせる必要があります。そのうえで、月額料金の単位や初期設定費を確認します。ユーザー・拠点の上限、容量、API利用料も、事前に押さえておきます。
さらに、障害時の連絡体制、バックアップ、解約時のデータ返却も確認します。無料トライアルでは、理想的なサンプルよりも実務に近い操作を試します。行程変更やキャンセル、未手配、通信断などが対象です。
パッケージ・部分カスタムの利用
旅行業務や運行管理の知識を組み込んだパッケージは、行程、見積、手配、精算などを早く整えやすい方式です。標準機能に業務を寄せるほど、初期費用と将来の保守負担を抑えられます。
既存の予約や会計、顧客管理、運行、位置情報を残す場合は、行程データを中心に、APIやCSVで段階的に連携します。
最初からすべてを統合せず、行程、見積、手配状況の最小構成で稼働させます。そのうえで、利用状況を見ながら請求や分析へ広げれば、リスクを管理しやすくなります。
フルスクラッチ開発の検討
収益管理が複雑な場合や、独自の販売モデル、複数法人、リアルタイム運行、安全監視が必要な場合など、既製品では競争力を表現しにくいときに検討します。
自由度が高いほど、要件定義やテスト、保守、担当者の引き継ぎに責任が生じます。そのため契約では、要件定義書や設計書、テスト仕様書の扱いを明確にします。データベース定義やAPI仕様、運用手順、ソースコードについても、扱いを決めておきます。
標準形式でのデータ出力や、再委託先を確認します。また、障害対応や終了時の返却条件も確かめ、提供者への依存を減らします。
行程管理システムの費用相場と開発期間
専用システムは、公開されている価格が少なく、料金は利用人数や拠点数、移行量、帳票、外部連携、サポート範囲によって変わります。ここに挙げる額は、2026年公開の相場資料と機能範囲を照らし合わせた推定の目安で、実際の見積を保証するものではありません。
▶ 詳細はこちら：行程管理システム開発の見積相場や費用/コスト/値段について
導入方式別の費用モデル
費用と導入期間は機能範囲によって変わるため、方式ごとの目安を比べて検討します。
- クラウドの契約・初期設定：初期費用は0〜50万円程度、導入期間は1〜3か月が目安です。
- クラウドの対象範囲：行程表や基本権限、帳票設定が中心で、月額利用料は製品や人数によって変わります。
- 小規模開発・部分カスタム：150〜500万円程度、3〜6か月が目安です。対象は、行程や地図・経路、見積です。PDFやCSV、顧客・案件、最低限の権限も含みます。
- 中規模システム：500〜1,500万円程度、6〜12か月が目安です。手配・仕入れや収支・請求、承認に加え、複数部署や外部連携、移行を含みます。
- 大規模開発：複数拠点で予約、会計、顧客管理、運行、位置情報を統合する場合は、2,000〜5,000万円以上、12〜24か月以上になることがあります。
特に、全社基幹の連携や高い可用性まで含めると、数千万円以上になる傾向があります（出典：2026年公開の業務システム開発費用相場資料、2026年）。
開発費の内訳と保守費
見積は、作業項目ごとの内訳と保守費を確認したうえで、総保有コストで比べます。
- 見積項目：要件定義、基本・詳細設計、開発、テストごとに内訳を示します。移行、導入教育、運用保守も含めます。
- 費用配分の目安：要件定義は10〜15%、設計は25〜35%、開発は30〜40%、結合・総合テストは15〜20%、移行・導入は5〜10%程度の割合です。
- スクラッチの保守：初期費用の年10〜20%程度が目安で、3,000万円の開発なら年300〜600万円、月25〜50万円程度になります。
- 別費用の確認：クラウド、通信、地図・経路データ、API従量課金、個別サポートを含め、3年分で比べます。
費用を膨らませない考え方
費用を抑えたいときも、要件定義は省かずに進めます。まず、行程表や見積、手配確認、請求、当日連絡を洗い出し、必須業務と改善したい業務に分けます。
初期リリースは、行程、見積、手配状況に絞ります。そのうえで、利用データを見ながら会計や位置情報の連携を加えていけば、過剰な作り込みを避けられます。
独自帳票や例外処理を増やすと、画面や権限、テスト、マニュアル、保守の範囲が広がります。だからこそ、標準機能に寄せたうえで、競争力に直結する処理だけをカスタムします。
行程管理システム開発の進め方
開発がうまく進むかどうかは、業務の流れとデータの責任範囲を整理できるかで決まります。現場の代表者にも加わってもらい、実案件に沿って要件、移行、テスト、教育を順に進めます。
▶ 詳細はこちら：行程管理システム開発の進め方/やり方/流れや方法/手法/工程/手順
要件定義と業務の洗い出し
問い合わせから受注、行程作成、手配、最終案内、当日運行、精算までの流れを、誰が何をするかが分かる形に書き出します。入力元や転記先、担当者、締切を一覧にします。承認者や例外処理、保存する証跡も、あわせて整理します。
現場の帳票やExcelも集めます。「AIで自動作成したい」「すべて一つにしたい」といった希望は、業務要件として言い直します。たとえば、「行程作成を速くしたい」という希望は、作成時間を60分から30分へ短縮する要件にします。
定番コースの再利用や、変更時の手配先通知も、具体的な要件にできます。
設計・データ移行・外部連携
保存単位は、行程や案件、顧客、参加者を中心に決めます。施設や交通、料金、手配、請求についても、保存の単位を定めます。地名・施設名の表記揺れ、重複顧客、古い料金、紙帳票を放置すると、検索や集計が稼働後に不安定になります。
発注者側では、元データの抽出、項目の表記の統一、検査件数、移行後の承認者を決めます。
外部連携では、方向や更新頻度、エラー時の再送、重複登録の防止、障害時の手作業を仕様書に含めます。
テスト・教育・段階導入
実務に近いシナリオで、見積差額や手配漏れ、権限、帳票を確認します。また、変更履歴や通知、CSV、復旧手順も、あわせて確かめます。試すシナリオには、国内日帰りや宿泊、団体、バスの行程を含めます。
さらに、行程変更やキャンセル、悪天候、担当者交代、通信障害なども試します。まずは1部署または定番商品の一部で試行し、全社への展開は後にします。試行中は、行程・見積作成時間、手配漏れ、変更伝達時間、問い合わせ件数を測ります。
現場から出た疑問は、FAQと操作手順に反映します。管理者と利用者の教育を分けておくと、稼働後の問い合わせを抑えやすくなります。
安全性・法令・セキュリティの確認点
行程管理システムは、氏名や連絡先、緊急連絡先、配慮事項、宿泊情報を扱います。そのため、情報管理の設計が欠かせません。法令の適用は事業や運行形態によって変わるため、開発時に確認すべき点を整理します。
旅行業法・旅程管理研修との関係
旅行業法は、旅行業務の適正な運営と旅行の安全、旅行者の利便を目的としています。企画旅行に同行する旅程管理主任者には、登録研修機関の研修修了や実務経験などの要件があります。
旅行サービス手配業務取扱管理者には、5年ごとの研修が必要とされています（出典：観光庁「旅行業法概要」、2026年）。システムは資格や教育の代わりにはならないため、判断する人と記録を業務フローに組み込みます。
研修対象者、確認者、承認者を管理する場合は、資格情報の更新期限や担当変更を通知できます。制度や自社の義務は、所管官庁や専門家に確認し、要件に反映します。
個人情報とアクセス制御
個人データの管理では、利用者から委託先まで対策が途切れないようにします。
- アクセスと認証：役割別に閲覧・編集・出力権限を設定し、管理者権限を最小限にします。
- 技術的な対策：多要素認証、通信・保存データの暗号化、操作ログ、バックアップを検討します。
- 運用と委託先：退職者の停止や端末紛失に備え、CSVの制限や委託先の管理、事故連絡を決めます。監査やデータ削除・返却も含めます。
個人情報保護委員会は、漏えい、滅失、毀損を防ぐために、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を求めています。
IPAの2026年3月公開ガイドライン第4.0版では、バックアップが情報セキュリティ6か条に加わりました（出典：IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン 第4.0版」、2026年）。
クラウド・データ連携・AIの最新動向
2026年時点では、予約や移動、宿泊、購買のデータを連携させ、観光産業の生産性向上や経営判断に生かす動きがあります。
観光庁は2026年度、デジタルツール導入や専門人材の伴走支援、地域のデータ活用を推進しています（出典：観光庁「観光DXの推進」、2026年）。
生成AIは、行程案の作成や手配メールの要約、変更点の抽出、案内文の下書きを支援できます。
- 確認と記録：営業時間や交通、料金、空き状況、安全条件に誤りがないかを人が確かめ、根拠データを残します。
- 導入前の準備：マスタや権限、履歴、例外処理を整えたうえで、AIを加えます。
開発会社・ベンダーの選び方
開発会社やベンダーは、自社の業態と導入体制に合うかどうかで選びます。見積の前に、対象業務と利用者、連携先、移行データをまとめます。さらに、必須帳票や予算上限、稼働希望時期も書き出します。
業態への適合性と実績
ベンダーが自社の現場を理解しているかどうかは、業態別の要件と実案件で確かめます。
- 旅行会社：行程、見積、手配、精算、参加者管理を一体で扱えるか確認します。
- バス事業者：配車や休憩、交替運転、運行指示、点呼、記録保存まで、対応範囲を見ます。
- DMC・インバウンド：多言語・多通貨、海外手配、現地パートナー、権限分離について質問します。
- 導入実績：近い案件の業務範囲や利用人数、拠点数、移行量、稼働後の改善内容を聞きます。
- デモ操作：現場担当者が、コース複製や行程変更、キャンセル、未手配、帳票、権限変更を試します。
提案内容と見積の比較方法
提案書を判断材料にするには、仕様と費用、契約範囲を具体的に照らし合わせます。
- 要件への対応：標準機能、設定、追加開発、対象外のどれかを、要件ごとに見ます。
- 総額：初期費用や月額、保守を比べます。追加ユーザーや連携、移行、教育、サポート、法改正対応も含めて見ます。
- 契約と追加料金：要件定義や移行、テスト、障害対応の別料金を確かめます。納品物、検収条件、変更管理も確認します。
- 開発期間：短い場合は、標準機能に合わせる範囲と、後回しにした内容を確かめます。
導入支援・データ返却・契約条件
現場が使い始めるまでの支援範囲と、将来の乗り換えに備えたデータの扱いを確認します。
- 導入支援：データ整備や移行、研修、マニュアル、試行、問い合わせ、稼働後の改善会議まで確かめます。
- 推進体制：自社担当、ベンダー責任者、意思決定者を決めたうえで、課題の優先順位を毎週確認します。
- クラウドの終了条件：データ形式・返却、削除証明、移行支援、バックアップを押さえます。
- 個別開発の権利：ソースコード、設計書、API仕様、DB定義、運用手順の権利と保管場所を確認します。
契約条件を前もって文書にしておくと、将来の事業変更や提供者変更にも対応しやすくなります。
▶ 詳細はこちら：行程管理システム開発でおすすめの開発会社/ベンダー6選と選び方
▶ 詳細はこちら：行程管理システム開発の発注/外注/依頼/委託方法について
導入後のKPIと失敗しやすいポイント
導入の効果は、導入前後の数値で確かめます。そのためには、測定期間と対象業務をそろえ、短期的な効率と長期的な品質・収益を見ます。
測定するKPIの例
導入前後の効果を見るには、測定の対象と目標を実際の業務に合わせます。
- 業務効率：行程・見積作成時間、手配確認時間、月間転記回数を測ります。
- 品質：手配漏れ、変更伝達漏れ、帳票修正、当日の問い合わせ件数を見ます。
- 経営：案件ごとの粗利把握・未収金確認にかかる時間、定番コース再利用率を追います。
- 目標値：行程作成は平均60分から30分に、伝達は翌日から15分以内に、手配漏れは月10件から2件以下にします。
- 比較条件：業務量や季節変動を考慮し、繁忙期だけでなく通常期も比べます。
よくある失敗と対策
失敗を防ぐには、機能を選ぶだけでなく、既存業務との調整や導入準備も進めることが大切です。
- 機能過多：機能を増やしすぎると現場で使われないことがあります。対象業務と利用者を絞り、実データに近いトライアルで操作を確かめます。
- 既存帳票の再現：帳票の目的を整理し、標準化する業務と残す独自性を分けます。
- 移行・教育・障害対応の不足：データ品質を確かめ、稼働前に教育し、障害時の手作業を決めます。
- 費用の判断：初期開発費に加えて、入力・手配担当や経理、添乗員、運行担当者にも早くから参加してもらいます。
行程管理システムに関するよくある質問
答えは、自社の業態や既存システム、個人情報の範囲、運行の有無によって変わります。その場合は、要件定義の段階で具体的な案件を示して確認します。
行程管理システムと旅程管理システムは同じですか？
両者は、同じ意味で使われるとは限りません。行程管理システムは、予定や手配、見積、顧客情報を中心に、当日運用まで管理します。旅程管理システムは、旅行者の安全や予定どおりの実施を支える業務を指すことがあります。
検索時には、旅行業向けか製造業の工程管理向けかを確認します。
行程管理システムの開発費はいくらですか？
既存クラウドの初期設定は0〜50万円程度、小規模な個別開発は150〜500万円程度、中規模システムは500〜1,500万円程度が初期検討の目安です。
複数拠点、会計・予約・運行連携、個人情報、複雑な帳票、移行まで含めると、2,000万円以上になる場合もあります。月額、保守、連携、教育費を含む総額で比較します。
AIで行程を自動作成できますか？
AIは、行程案の下書きや変更箇所の抽出、案内文の作成を支援できます。ただし、交通や施設の営業情報、料金、予約可否、安全条件を誤る可能性もあります。
確定を完全自動にはせず、正しい施設・料金マスタや更新日時、確認者、修正履歴を管理します。人が最終承認する流れを整えてから導入します。
小規模な旅行会社でも導入できますか？
導入は可能です。専任のIT担当者がいない場合は、行程や見積、手配状況など効果を出しやすい範囲から、クラウドや小規模なカスタムで始めます。
選ぶときは、移行や操作研修、問い合わせ、解約時のデータ返却、障害時の代替手順も含めて見ます。日常業務で使えるかは、トライアルで確かめます。
まとめ
行程管理システムは、行程表だけでなく、見積や手配、仕入れ、顧客、請求から当日運行、記録保存までをつなぐ業務基盤です。業態によって必要な機能は異なるため、自社の業務とデータの流れを洗い出します。
導入で優先すべき順番
優先順位は、まず行程・案件・手配の一元化です。次に安全性を固め、そのあとで見積・収支・請求や外部連携の拡張へ広げます。AIや高度な自動化は、マスタと現場運用が整ってから加えます。
先に基盤を整えておけば、誤った情報を素早く処理してしまうリスクを抑えられます。
次に行うこと
代表案件を三つ選び、作成時間や変更回数、手配漏れ、問い合わせ件数、利用帳票を記録します。
その情報をもとに、クラウドやパッケージ、部分カスタム、スクラッチを比べます。そのうえで、同じ質問票で提案と見積を確認します。小さく始めて効果を測り、連携は段階的に加えます。
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会社紹介
株式会社riplaでは、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを、構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルによる高い要件定義力・システム設計力を活かし、事業成果の最大化に伴走します。
また、当社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。事業会社でIT・DXを経験したプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、お客様の事業・ユーザー・業務に最適化したオーダーメイド型システムを構想策定・要件定義から開発・改善まで一気通貫で支援し、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の最大化に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。